Finalul anului școlar este una dintre cele mai solicitante perioade pentru orice echipă de conducere. Încheierea mediilor, verificarea situațiilor școlare, raportările și pregătirea documentelor oficiale presupun un volum uriaș de muncă administrativă, o problemă apăsătoare în educația din România.
La Colegiul Național „Dragoș Vodă” din Câmpulung Moldovenesc, multe dintre aceste procese sunt gestionate prin intermediul platformei Adservio. Am discutat cu doamna Gabriela Dorina Carp, director al instituției, despre modul în care digitalizarea contribuie la gestionarea mai eficientă a finalului de an școlar.
Cum arată, în mod obișnuit, finalul de an școlar pentru echipa de conducere a unei școli?
Director Gabriela Dorina Carp:
Finalul de an este întotdeauna o perioadă foarte intensă. Vorbim despre verificarea situațiilor școlare pentru toate clasele, încheierea mediilor, analiza absențelor, pregătirea raportărilor și validarea unui volum mare de informații. Sunt multe persoane implicate și foarte multe date care trebuie să fie corecte.
În trecut, mare parte din acest proces presupunea centralizări succesive și verificări repetate. Astăzi, datorită Adservio, putem spune că am uitat de stres. Avem o imagine mult mai clară și mai rapidă asupra întregii școli.
Care este primul avantaj pe care îl observați în această perioadă?
Director Gabriela Dorina Carp:
Vizibilitatea. Putem vedea în timp real dacă există clase cu situații nefinalizate, discipline cu medii neîncheiate sau elevi care necesită atenție suplimentară.
Nu mai depindem de tabele transmise periodic sau de verificări succesive. Informațiile sunt deja disponibile în platformă și putem interveni imediat atunci când este nevoie.
Un alt avantaj important este relația permanentă dintre școală și părinți. Prin Adservio, părinții au acces pe tot parcursul anului școlar la informații actualizate despre situația școlară a copiilor lor, ceea ce contribuie la o comunicare mai bună și la implicarea activă în procesul educațional. La finalul anului, părinții cunosc deja evoluția elevilor și nu mai există surprize legate de rezultate, absențe sau situații care necesită atenție.
Cum vă ajută Adservio în gestionarea elevilor aflați în situații speciale?
Director Gabriela Dorina Carp:
Este una dintre cele mai importante funcționalități pentru această perioadă. Putem identifica rapid elevii aflați în risc de corigență, cei cu un număr mare de absențe sau situațiile care necesită clarificări înainte de încheierea anului școlar.
Acest lucru ne permite să intervenim din timp și să colaborăm mai eficient cu diriginții și profesorii. Practic, avem acces la informațiile relevante înainte ca problemele să devină urgente.
Ce impact are platforma asupra activității secretariatului?
Director Gabriela Dorina Carp:
Un impact foarte mare. Secretariatul lucrează cu aceleași informații pe care le vede conducerea și cadrele didactice. Nu mai există situații în care aceeași informație trebuie verificată de mai multe ori sau solicitată din mai multe locuri.
Acest lucru reduce foarte mult timpul consumat pentru verificări și scade riscul apariției unor erori administrative.
Raportările și analizele ne copleșeau în această perioadă. Prin Adservio însă, datele sunt deja centralizate și disponibile. Putem genera mult mai rapid statistici, rapoarte și analize privind rezultatele școlare.
În loc să investim timp în colectarea informațiilor, ne putem concentra pe interpretarea lor și pe deciziile pe care trebuie să le luăm pentru anul următor.
În același timp, accesul rapid la datele istorice reprezintă un beneficiu important pentru managementul școlii. Platforma permite consultarea informațiilor din anii școlari anteriori și realizarea unor analize comparative relevante. Putem urmări prin statistici evoluția unui elev sau a unei clase pe parcursul mai multor ani, inclusiv pe durata întregului ciclu liceal, ceea ce oferă o bază solidă pentru evaluare și pentru luarea unor decizii educaționale fundamentate.
Colegiul Național „Dragoș Vodă” este unul dintre partenerii vechi ai Adservio. Cum a evoluat această colaborare?
Director Gabriela Dorina Carp:
Da, așa este. Colaborăm încă din 2017. Simt că parteneriatul nostru a fost o construit în timp și bazată pe dialog permanent. De-a lungul anilor am transmis multe sugestii și observații rezultate din activitatea noastră de zi cu zi. Pentru o școală cu peste 500 de elevi, orice eficientizare de procese înseamnă ore de muncă salvate.
Multe dintre aceste idei au fost preluate și transformate în funcționalități care sunt utilizate astăzi de școli din întreaga țară. Cred că acesta este unul dintre motivele pentru care platforma răspunde atât de bine nevoilor reale din sistemul educațional.
Colegul nostru Gabriel Anastasiu, administrator și responsabil IT&C, a avut o contribuție importantă în această colaborare. El a fost implicat activ în relația cu echipa Adservio și a contribuit semnificativ la dezvoltarea unor funcționalități care sunt acum folositoare tuturor școlilor care folosesc platforma.
O parte dintre îmbunătățirile care țin de administrarea și automatizarea bazelor de date școlare au fost dezvoltate pornind de la observațiile și propunerile venite din activitatea noastră curentă. Experiența sa tehnică a fost foarte valoroasă în identificarea proceselor care puteau fi simplificate și automatizate.
Dacă ar fi să rezumați principalul beneficiu al acestei platforme digitale pentru echipa managerială, care ar fi acesta?
Director Gabriela Dorina Carp:
Timpul câștigat și accesul rapid la informații corecte. Digitalizarea ne ajută să eliminăm activitățile repetitive, verificările inutile și să putem lua decizii pe baza unor date actualizate. La final de an școlar, când volumul de muncă este foarte mare, aceste lucruri fac o diferență reală pentru întreaga echipă.
Contactați echipa Adservio
Pentru școlile și grădinițele care doresc să simplifice procesele administrative, să reducă timpul petrecut cu raportările și să aibă acces în timp real la informațiile relevante pentru management, Adservio oferă o platformă completă de management școlar utilizată de peste 1.500 de instituții de învățământ din România.
Solicitați acum un demo și descoperiți cum poate funcționa o școală mai eficientă, mai bine organizată și mai conectată la nevoile elevilor, profesorilor și părinților.
