Legea nu stabilește o dată fixă până la care predai actele contabilului. Termenul se stabilește prin contract; în practică, documentele lunii precedente se predau în primele 5-10 zile ale lunii următoare, astfel încât să rămână timp până la termenele ANAF din ziua 25 a lunii. 

Desigur, există și date fixe pentru trimiterea anumitor documente către instituțiile statului, dar termenul concret până la care trimiți documentele contabilului trebuie stabilit în fluxul de lucru sau în contractul cu acesta (dacă ai externalizat serviciul de contabilitate), astfel încât contabilul să aibă suficient timp pentru verificări, înregistrări și declarațiile fiscale care se aplică firmei tale.

Pentru multe firme, o regulă practică bună este ca documentele lunii precedente să fie centralizate în primele zile ale lunii următoare. Acesta este însă un termen de organizare, nu un termen legal general.

Așadar, nu aștepta data la care trebuie depuse declarațiile fiscale pentru a trimite actele contabilului. Ideal este ca documentele să ajungă la contabil înainte, pentru ca eventualele lipsuri sau neclarități să poată fi rezolvate la timp.

Checklist de salvat: dosarul lunar pentru contabil

La finalul fiecărei luni, verifică această listă și păstrează doar punctele care se aplică firmei tale. Este important totuși să nu folosești checklistul mecanic. Dacă firma are operațiuni speciale, contabilul poate avea nevoie de documente suplimentare. De asemenea, unele puncte nu se aplică oricărei firme (de exemplu, pontajul), așa că păstrează-le doar pe cele valabile în cazul firmei tale. 

• ☐ facturi emise;
• ☐ facturi primite;
• ☐ documente aferente tranzacțiilor externe;
• ☐ bonuri și chitanțe relevante;
• ☐ extrase pentru toate conturile utilizate de firmă;
• ☐ documente privind numerarul și casieria, registrul de casă
• ☐ deconturi de cheltuieli;
• ☐ documente privind deplasările;
• ☐ contracte noi;
• ☐ documente pentru credite, leasinguri sau împrumuturi;
• ☐ documente privind achiziția sau vânzarea de active;
• ☐ pontaj, dacă firma are angajați;
• ☐ concedii și alte absențe;
• ☐ informații despre bonusuri și modificări salariale;
• ☐ documente sau informații solicitate suplimentar de contabil.

În continuare, vom detalia cele mai importante documente din listă.

Checklist lunar: ce documente îi trimiți contabilului

Nu toate firmele vor avea toate documentele de mai jos. Lista diferă în funcție de activitate, regimul de TVA, existența salariaților și alte particularități.

Principiul de bază este însă același: potrivit Legii contabilității, fiecare operațiune economico-financiară trebuie consemnată, la momentul efectuării, într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate și dobândește astfel calitatea de document justificativ.

1. Facturile emise către clienți

Contabilul trebuie să poată identifica vânzările și serviciile facturate în perioada respectivă.

În funcție de modul în care lucrați, pot fi necesare:

• facturile emise: vanzari obisnuite, avansuri, facturi storno sau de corecție
• informațiile despre facturile anulate;
• documentele care explică anumite operațiuni atipice.

Dacă firma și contabilul folosesc același program de facturare sau contabilul are acces la informațiile necesare prin sistemele electronice, nu este obligatoriu ca fluxul să presupună trimiterea manuală a fiecărui PDF. Important este să fie stabilit clar cine verifică documentele și cum ajung acestea în contabilitate.

Atenție la RO e-Factura: predarea actelor contabilului și transmiterea facturilor în RO e-Factura sunt două lucruri diferite.

Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul-limită pentru transmiterea facturilor pentru care există obligația utilizării sistemului RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută de Codul fiscal pentru emiterea facturii.

Dacă folosești SmartBill, fluxul RO e-Factura poate fi gestionat direct din aplicație. Contul SmartBill poate fi conectat la SPV pentru transmiterea facturilor către ANAF și pentru preluarea e-Facturilor primite de la furnizori, iar trimiterea facturilor poate fi configurată inclusiv automat. Este util mai ales pentru a nu transforma respectarea termenului e-Factura într-o operațiune manuală pe care trebuie să ți-o amintești pentru fiecare document. 

Prin urmare, facturile care trebuie raportate în RO e-Factura nu ar trebui lăsate pentru momentul în care pregătești „dosarul de contabilitate” al lunii.

2. Facturile primite de la furnizori

Centralizează documentele aferente achizițiilor firmei, după caz:

• facturi pentru mărfuri și materiale;
• utilități;
• chirii;
• abonamente;
• servicii profesionale;
• publicitate;
• software și servicii online;
• transport și curierat;
• facturi pentru echipamente;
• facturi de la furnizori externi.

Dacă există o tranzacție mai puțin obișnuită, este util să îi explici contabilului și ce reprezintă achiziția și în ce scop a fost făcută, asta deoarece o plată care apare în extrasul bancar nu oferă întotdeauna, singură, toate informațiile necesare pentru stabilirea tratamentului contabil și fiscal al operațiunii.

În SmartBill, preluarea facturilor primite de la furnizorii care au obligația de a transmite facturile în e-Factura se face automat. Astfel, de regulă este necesară transmiterea către contabil doar a facturilor externe.

3. Bonuri fiscale, chitanțe și documentele pentru cheltuieli

Nu lăsa bonurile într-un sertar până la finalul anului.

În funcție de activitatea firmei, aici pot intra documente pentru:

• combustibil;
• parcare;
• transport;
• consumabile;
• protocol;
• cazare;
• achiziții plătite cu cardul firmei;
• alte cheltuieli efectuate pentru activitatea firmei.

Păstrează documentele aferente tranzacției și transmite-le contabilului în forma convenită cu acesta.

Nu orice plată efectuată cu cardul societății devine automat o cheltuială deductibilă doar pentru că apare în extrasul de cont. Natura operațiunii și documentele justificative contează.

4. Extrasele de cont

Contabilitatea trebuie să reflecte operațiunile efectuate prin conturile firmei, motiv pentru care contabilul trebuie să aibă acces la informațiile bancare necesare.

În practică, verifică dacă ai transmis sau pus la dispoziție:

• extrasele conturilor în lei;
• extrasele conturilor în valută;
• informațiile aferente conturilor de plată folosite de societate;
• documentele aferente creditelor și împrumuturilor, dacă există;
• informații pentru tranzacțiile pe care contabilul nu le poate identifica doar din descrierea bancară.

Dacă firma folosește mai multe bănci sau servicii de plată, asigură-te că niciun cont folosit în activitatea societății nu este omis din fluxul contabil.

Și aici, o parte din munca manuală poate fi redusă prin instrumentele potrivite. De exemplu, în SmartBill poți importa extrase bancare de la mai multe bănci, iar tranzacțiile pot fi asociate cu documentele deja înregistrate în aplicație. Astfel, încasările și plățile sunt mai ușor de urmărit, iar facturile pot fi marcate ca încasate sau plătite pe baza operațiunilor bancare.

5. Documentele privind numerarul și casieria

Dacă firma efectuează operațiuni în numerar, contabilul poate avea nevoie, după caz, de:

• documentele privind încasările și plățile;
• chitanțe;
• documentele de casă;
• documente privind avansurile acordate;
• documentele prin care sunt justificate sumele primite spre decontare.

Lista exactă depinde de tipul operațiunilor și de modul în care este organizată evidența firmei.

6. Deconturi de cheltuieli și deplasări

Ai plătit personal o cheltuială pentru firmă sau un angajat a primit bani pentru o deplasare? Nu transmite contabilului doar suma finală.

După caz, pot fi necesare documentele care justifică:

• transportul;
• cazarea;
• taxele de drum sau parcare;
• cheltuielile efectuate în deplasare;
• avansurile primite;
• restituirea diferențelor.

Cel mai sigur este ca deconturile să fie închise regulat, nu după câteva luni.

7. Contractele și documentele pentru operațiuni noi

Nu toate documentele utile contabilului sunt „facturi”.

Trimite contabilului și documentele care pot modifica modul în care o operațiune trebuie înregistrată, de exemplu:

• un contract de chirie;
• un contract de leasing;
• un credit;
• un contract de împrumut;
• documentele pentru achiziția sau vânzarea unui activ;
• documentele pentru o finanțare;
• un contract cu un partener extern;
• documente privind o tranzacție neobișnuită.

Regula practică este simplă: dacă operațiunea este nouă, importantă sau diferită de ceea ce face firma în mod obișnuit, anunță contabilul înainte sau imediat după efectuarea ei.

Ce trebuie să trimiți dacă firma are angajați

Pentru firmele cu salariați, documentele financiar-contabile sunt doar o parte a fluxului lunar. Persoana care întocmește salariile trebuie să primească și informațiile care influențează calculul acestora.

Pontajul

Pontajul trebuie transmis în timp util pentru calculul salarial, în forma stabilită în procedura internă a firmei.

Contabilul sau persoana responsabilă cu salarizarea trebuie să cunoască, după caz:

• timpul lucrat;
• absențele;
• orele suplimentare;
• concediile;
• alte situații care influențează salariul.

Concediile și certificatele medicale

Nu aștepta închiderea lunii dacă apare o situație care influențează salarizarea și transmite în timp util informațiile și documentele privind:

• concediile de odihnă;
• concediile medicale;
• concediile fără plată;
• absențele;
• alte suspendări sau situații relevante.

Prime, bonusuri și alte modificări salariale

Dacă vrei să acorzi o primă, un bonus sau un beneficiu care trebuie inclus în calculul salarial, informează persoana care se ocupă de salarizare înainte de întocmirea statelor de plată, nu după.

Angajările nu trebuie lăsate pentru „dosarul de final de lună”

Unele informații de personal au termene proprii. De exemplu, contractul individual de muncă trebuie înregistrat și transmis în Registrul general de evidență a salariaților cel târziu în ziua anterioară începerii activității, indiferent dacă aceasta este zi lucrătoare sau nelucrătoare.

Așadar, dacă un nou angajat începe lucrul miercuri, nu aștepta până la începutul lunii următoare pentru a informa contabilul sau persoana responsabilă cu salarizarea.

Calendar fiscal: date pe care antreprenorul trebuie să le aibă în vedere

Nu toate firmele depun aceleași declarații, iar din acest motiv calendarul de mai jos trebuie privit ca un reper pentru organizarea documentelor, nu ca o listă de obligații pe care orice firmă le are automat. 

De asemenea, verifică și Calendarul Obligațiilor Fiscale pe care ANAF îl actualizează periodic, pentru a te asigura că ești la curent cu cele mai recente cerințe de raportare și datele limită impuse de Fisc. 

Data de 25 a fiecărei luni

Data de 25 este un reper frecvent în calendarul fiscal. În funcție de situația contribuabilului, până la 25 a lunii următoare pot exista obligații precum:

• Declarația 100 (D100), pentru obligațiile pentru care formularul și periodicitatea se aplică;
• Declarația 112 (D112), pentru angajatori și alte categorii prevăzute de lege;
• Decontul de TVA  (formularul 300), pentru persoanele înregistrate în scopuri de TVA, conform perioadei fiscale aplicabile;
• Declarația 390 VIES, pentru operațiunile intracomunitare pentru care există obligația declarării.

Acest lucru nu înseamnă că fiecare firmă depune toate aceste declarații. De asemenea, „25” nu înseamnă întotdeauna că termenul efectiv din calendar va fi chiar data de 25. Codul de procedură fiscală trimite, pentru calcularea termenelor, la regulile Codului de procedură civilă, iar atunci când ultima zi cade într-o zi nelucrătoare termenul se poate prelungi până în prima zi lucrătoare următoare. Calendarul ANAF pentru octombrie 2026, de exemplu, indică luni, 26 octombrie, pentru mai multe obligații al căror termen obișnuit este 25, deoarece 25 octombrie 2026 este duminică.

Așadar, nu trimite actele contabilului în ziua scadențe, ci mai devreme. Asta pentru că atunci contabilitatea ar trebui deja să fie suficient de clarificată pentru pregătirea obligațiilor aplicabile.

De menționat că tot pana la data de 25, contabilul trebuie sa comunice clientilor săi care sunt taxele și impozitele datorate bugetului de stat, în vederea achitării lor. 

D394 trebuie depus până la data de 30 a lunii

Dacă societatea este înregistrată în scopuri de TVA conform regulilor aplicabile formularului 394, trebuie avut în vedere și termenul acestei declarații.

D394 se depune, în regula generală, până în data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare. Perioada de raportare este cea aferentă decontului de TVA (lună, trimestru etc). Pentru raportarea aferentă lunii ianuarie, termenul este 28 februarie sau 29 februarie într-un an bisect.

D406 SAF-T: ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare

Pentru contribuabilii care au obligația depunerii D406, adică Fișierul Standard de Control Fiscal (SAF-T), termenul general pentru informațiile raportate periodic este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. 

Raportarea D406 poate fi lunară sau trimestrială, după regulile aplicabile contribuabilului.Și aici, important pentru antreprenor este să nu aștepte ultima zi pentru a furniza contabilului informațiile necesare.

Ce documente nu trebuie să aștepte sfârșitul lunii

Unele situații trebuie comunicate contabilului sau specialistului responsabil imediat ce apar.

Printre acestea se pot număra:

• o angajare;
• o încetare sau modificare în relația de muncă;
• un concediu medical;
• o solicitare venită de la o autoritate;
• un control;
• o tranzacție externă pe care firma nu a mai făcut-o;
• o achiziție importantă;
• un credit sau leasing;
• vânzarea unui activ;
• o modificare semnificativă în activitatea societății.

În plus, facturile pentru care există obligația transmiterii prin RO e-Factura trebuie gestionate în termenul propriu al sistemului, care din 2026 este exprimat în 5 zile lucrătoare, nu la data convenită pentru predarea dosarului lunar contabilului.

Ce se poate întâmpla dacă trimiți actele prea târziu

Faptul că ai întârziat termenul intern stabilit cu contabilul nu înseamnă automat că primești o amendă la o anumită dată. Consecința juridică depinde de obligația concretă care nu a fost respectată.

Practic însă, trimiterea documentelor în ultimul moment poate crea mai multe probleme:

• contabilul nu mai are timp suficient să identifice documentele lipsă;
• anumite tranzacții necesită explicații suplimentare;
• pot apărea neconcordanțe între documente și evidențele disponibile;
• calculele fiscale pot trebui refăcute;
• o declarație poate necesita ulterior corectare, dacă situația concretă o impune;
• antreprenorul află foarte târziu cât are de plată;
• crește riscul ca anumite operațiuni să fie omise sau tratate fără toate informațiile necesare.

De aceea, un termen intern bine stabilit valorează mai mult decât obiceiul de a trimite contabilului „tot ce găsesc” cu o zi înainte de scadență.

Cine răspunde: antreprenorul sau contabilul?

Externalizarea contabilității nu înseamnă că administratorul poate ignora complet documentele firmei.

Legea contabilității prevede că răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului sau persoanei care are obligația gestionării entității. Contabilitatea poate fi însă organizată și condusă pe baza unui contract de servicii cu persoane fizice sau juridice autorizate, membre CECCAR, iar răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora potrivit legii și prevederilor contractuale.

În același timp, documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Cu alte cuvinte, relația nu ar trebui privită ca „eu îi dau o sacoșă de hârtii contabilului și din acel moment nu mai este problema mea”. Firma trebuie să aibă un flux clar prin care documentele corecte și complete ajung la persoana care ține contabilitatea.

Un astfel de flux este mai ușor de organizat atunci când antreprenorul și contabilul lucrează cu aplicații conectate între ele. De exemplu, dacă firma folosește SmartBill Facturare sau Gestiune, iar contabilul lucrează în SmartBill Conta, acesta poate prelua prin sincronizare o serie de informații și documente deja operate de client, precum facturi, încasări, plăți, recepții sau cheltuieli. În felul acesta, se reduce nevoia de a muta manual aceleași informații dintr-un sistem în altul. 

FAQ: Întrebări și răspunsuri despre actele trimise contabilului

Până pe ce dată trebuie să dau actele contabilului?

Nu există o dată legală generală, identică pentru toate firmele.. Respectă termenul stabilit prin contract sau prin procedura de lucru cu contabilul și transmite documentele suficient de devreme pentru ca acesta să poată respecta obligațiile firmei.

Dacă termenul unei declarații este 25, pot să dau actele pe 25?

Nu este recomandat. Data de 25 este, pentru anumite obligații, termenul fiscal de depunere sau plată, nu termenul la care contabilul ar trebui să primească pentru prima dată documentele.

Mai trebuie să îi trimit contabilului facturile dacă există în RO e-Factura?

Depinde de fluxul stabilit cu contabilul și de accesul pe care acesta îl are la sistemele firmei. Existența unei facturi într-un sistem electronic nu elimină necesitatea ca firma și contabilul să stabilească cine verifică documentele, cum sunt preluate și ce alte informații sunt necesare pentru înregistrarea corectă a tranzacției.

Trebuie să trimit și extrasele bancare?

Contabilitatea trebuie să poată reflecta operațiunile efectuate prin conturile firmei. Modalitatea concretă poate însemna transmiterea extraselor sau accesul/preluarea lor printr-un sistem stabilit cu contabilul.

Ce fac cu un bon fiscal?

Nu îl arunca doar pentru că plata apare pe card. Păstrează documentul și discută cu contabilul dacă poate și trebuie înregistrat, în funcție de natura achiziției și de documentele disponibile.

Dacă firma nu a avut activitate în luna respectivă, nu mai trebuie să vorbesc cu contabilul?

Nu presupune acest lucru. Faptul că nu ai emis facturi sau nu ai avut încasări nu înseamnă automat că nu există nicio obligație contabilă ori declarativă. Informează contabilul că nu au existat operațiuni și lasă-l să confirme ce obligații rămân aplicabile firmei.

Toate firmele depun D300, D390, D394 și D406?

Nu. Obligațiile diferă în funcție de situația fiscală și activitatea firmei. De exemplu, D300 privește contribuabilii pentru care se aplică obligația decontului de TVA, D390 anumite operațiuni intracomunitare, D394 anumite persoane înregistrate în scopuri de TVA, iar D406 se depune de categoriile de contribuabili care intră în sfera SAF-T, cu periodicitatea aplicabilă fiecăruia.