Regulile de etica si eticheta, caci despre acestea este vorba, reprezinta de fapt fundatia pe care se cladesc relatii puternice si profitabile intre partenerii de afaceri, intre colegi si intre organizatii si clienti.

Comparatie intre conceptele de etica si eticheta

Eticheta in business consta intr-un set de reguli care guverneaza interactiunile dintre doua sau mai multe persoane. Etica, in schimb, reprezinta totalitatea drepturilor si responsabilitatilor pe care oamenii de afaceri le au in raport unii cu ceilalti, cu clientii lor si cu firmele pe care le reprezinta in cadrul acestor relatii.

O alta distinctie importanta este cea aferenta impactului pe care il are nerespectarea regulilor ce guverneaza fiecare dintre aceste concepte. Astfel, daca sunt incalcate reguli de eticheta ce privesc igiena personala sau respectul datorat oricarui colaborator (cum ar fi, de exemplu, utilizarea telefonului mobil in timpul interactiunii cu clienti sau colegi), consecintele vor fi mai putin insemnate, acestea facandu-se cu adevarat simtite in timp, daca nerespectarea acestor reguli persista. Daca, in schimb, sunt incalcate reguli de etica, asa cum ar fi de exemplu divulgarea de informatii confidentiale despre firma sau colegi, acceptarea/oferirea mitei sau hartuirea sexuala, consecintele pot fi dezastruoase atat pentru persoana responsabila (e.g. pierderea unui client important, concedierea sau chiar inchisoarea), cat si pentru reputatia firmei.

Exista, desigur, exceptii si nuante care trebuie luate in calcul in cadrul acestei comparatii.

In primul rand, diferentele culturale pot transforma nerespectarea unor simple reguli de eticheta intr-o problema grava. Astfel, o anumita conduita poate fi considerata normala intr-o anumita cultura si ofensiva in alta. De exemplu, felul in care te adresezi unui colaborator este mai degraba formal in tarile asiatice, pe cand in SUA mai degraba informal, folosindu-se prenumele. Punctualitatea este un alt concept care poate fi inteles foarte diferit in functie de locul in care are loc intalnirea: ceea ce pentru un spaniol inseamna a ajunge la timp, pentru un olandez poate reprezenta o intarziere neprofesionala si aproape jignitoare. Acest infografic prezinta cateva dintre cele mai populare diferente culturale la nivel global.

De asemenea, si asa cum mentionam mai sus, o incalcare repetata a unor norme de eticheta care nu ar avea un caracter grav daca s-ar produce o singura data sau extrem de rar, poate avea consecinte dezastruoase asupra unui business sau a persoanei in cauza. Astfel, igiena personala riguroasa si aspectul exterior ingrijit si placut ar trebui sa fie norme sociale dupa care sa ne ghidam cu totii, cu atat mai mult intr-un cadru organizat sau exercitand anumite functii – o persoana care lucreaza in vanzari si are un aspect neingrijit risca sa rateze oportunitati de colaborare valoroase, ceea ce ii poate atrage concedierea. Vedem deci ca nerespectarea unei reguli de eticheta care nu ar avea consecinte grave daca s-ar produce o singura data sau foarte rar, poate dauna iremediabil unor relatii de afaceri, daca este repetata.

Nu in ultimul rand, diferentele dintre eticheta si etica in afaceri pot fi vagi sau ce este etic intr-o industrie sa tina de eticheta in alta. In general, cultura unei companii, precum si cea a regiunii sau/si tarii in care este localizata vor fi principalele elemente care vor determina regulile de etica si eticheta.
Sa luam pe rand aceste doua concepte pentru a vedea despre ce este vorba.

Eticheta

Regulile de eticheta in afaceri urmaresc construirea unor relatii puternice prin consolidarea comunicarii dintre partenerii de business. Acest lucru se poate intampla doar atunci cand cei cu care colaborezi se simt confortabil si in siguranta. Asa cum am vazut mai sus, chiar daca aceste reguli variaza de la o tara la alta, in general este bine sa tii cont de ele.

• Punctualitatea

In lumea afacerilor, incearca sa aplici principiul conform caruia daca ajungi cu 5 minute mai devreme, esti in intarziere. Acorda-ti timpul necesar pentru a ajunge la timp si a te relaxa inainte de intalnire, altfel ai putea parea agitat si nesigur pe tine. Si nu uita: timpul este un bun pretios – respectand timpul partenerilor tai de afaceri, ii respecti pe ei insisi.

• Imbraca-te corespunzator

A se imbraca intr-un anumit fel pentru o intalnire de afaceri poate diferi de la o regiune la alta, dar anumite lucruri sunt aceleasi: hainele trebuie sa fie curate, calcate si pe masura ta, iar pantofii clasici si desigur, curati. Inspira-te de la cei din jurul tau, daca nu ai tu idei in ceea ce priveste o tinuta potrivita unei intalniri de afaceri. Zicala potrivit careia este bine sa te imbraci pentru jobul pe care ti-l doresti reprezinta o regula buna in materie de imbracaminte.

• Exprima-te corect si elegant

Felul in care porti o conversatie cu partenerii tai de afaceri spune foarte mult despre cine esti sau, mai bine spus, despre felul in care esti perceput. „Multumesc” si „Va rog” pot face o diferenta foarte mare in ceea ce priveste relatiile pe care le construiesti cu acestia. Manierele reprezinta o modalitate de a demonstra celor din jur respectul. Este de preferat sa eviti subiecte care pot duce la controverse, cum ar fi politica sau religia, pentru ca interlocutorii tai sa se poata simti in largul lor. Aceasta diplomatie este fundamentul insusi al etichetei in afaceri.

• Evita barfa sau sa tragi cu urechea

Acestea sunt comportamente neprofesionale si nu-si au locul la locul de munca. Daca auzi o rumoare despre cineva, nu transmite acest lucru mai departe. Oamenii nu isi amintesc intotdeauna cine a pornit o barfa, dar cu siguranta isi amintesc cine a raspandit-o. De asemenea, daca ajungi intr-un spatiu unde sunt prezenti mai multi colegi, asigura-te ca ii saluti politicos, pentru a elimina orice posibilitate de a auzi ceva ce nu iti era destinat si a fi banuit ulterior ca esti genul de persoana care trage cu urechea.

• Arata-te interesat

A se arata interesat in timpul unei conversatii trece dincolo de eticheta, fiind una din regulile de baza de politete. Atunci cand esti angajat intr-o conversatie cu cineva, evita sa iti verifici telefonul sau laptopul, iar daca trebuie neaparat sa raspunzi, scuza-te inainte de a o face, pastrand un contact vizual prietenos. Asculta atunci cand cineva iti vorbeste. Oamenii isi amintesc de felul in care cineva i-a facut sa se simta si nimanui nu ii place sa se simta ignorat.

• Fii constient de limbajul corpului

In general, o strangere de mana este modul clasic de a saluta un colaborator. Strangerea de mana trebuie sa fie ferma si rapida. Spatele trebuie sa fie drept, priveste-ti colaboratorii in ochi. Aceasta atitudine denota siguranta si transparenta. Imbratisarile sau alte manifestari de afectiune nu isi au in mod firesc locul intr-un mediu profesional.

• Prezinta-te pe tine si pe cei din jur

Daca nu iti amintesti numele sau functia unui partener de afaceri, nu ezita sa intrebi. Prezinta-te inainte de a o face, chiar daca te-ai mai prezentat si inainte. Daca ai un nou colaborator, intotdeauna prezinta-l celorlalti. Il va face sa se simta apreciat si in siguranta, iar pe ceilalti sa te perceapa ca fiind atent si politicos.

• Nu intrerupe

Daca iti vine dintr-o data o idee foarte buna sau iti amintesti ceva important, ar putea fi tentant sa comunici imdiat acest lucru. Nu face asta. Atunci cand intrerupi pe cineva care vorbeste, mesajul pe care il transmiti este ca ceea ce are de spus este mai putin important decat ce ai tu de spus. A fi un ascultator atent este coloana vertebrala a diplomatiei.

• Fii politicos

Vulgaritatea nu iti poate aduce niciun beneficiu. Injuriile sau limbajul acuzator iti pot construi foarte usor o imagine defavorabila in ochii celorlalti si greu de schimbat. Adreseaza-te intotdeauna politicos colaboratorilor de afaceri, fie ca acestia sunt colegi sau parteneri. Comentariile tendentioase si arogante, indiferent de pozitia pe care o ocupi, te vor transforma intr-o persoana antipatica pe care cei mai multi o vor evita.

• Fii moderat in societate

Daca iei parte la un eveniment social organizat intr-un cadru de afaceri, nu consuma prea mult alcool. Fii constient de regulile de eticheta ce se aplica unei cine formale, iar daca nu le cunosti, citeste despre ele.
La baza acestor principii de eticheta stau diplomatia si moderatia. Atunci cand ii tratezi pe toti cei din jurul tau cu atentie, respect si consideratie, acest lucru spune multe despre cine esti.

Etica

In principiu, o conduita etica inseamna a sti diferenta dintre bine si rau si a lua decizia corecta atunci cand este nevoie. Cultura unei organizatii, adica ansamblul de valori, convingeri, idei, comportamente sau proceduri dintr-o firma, reprezinta factorul esential in determinarea regulilor de etica aplicabile. Este util de mentionat ca aceasta cultura pre-exista angajatilor, nu rezulta din comportamentul acestora, ci este definita de viziunea si spiritul fondatorilor. Respectarea normelor etice duce la stabilirea si mentinerea increderii pe piata, intre consumatori si organizatie pe de o parte si intre diversi parteneri de afaceri si organizatie pe de alta parte.

Prima limita ce se impune automat este legea. Astfel, sunt reglementate practici aferente disciminarii, luarii si darii de mita, incalcarii normelor de responsabilitate sociala, divulgarii de informatii confidentiale, concurenta neloiala etc.

In plus, un cod de etica ar trebui sa fie redactat, care sa cuprinda o serie de norme reflectand cultura acelei organizatii, dar si practicile ce caracterizeaza industria din care face parte. Printre normele pe care ar trebui sa le includa un astfel de cod se numara:

- Transparenta si onestitatea angajatilor: modalitatile de a lua concediu, de a pleca mai devreme sau ajunge mai tarziu trebuie sa fie clar indicate. Astfel, angajatii vor sti de la bun inceput care sunt regulile pe care sa le respecte, indiferent de flexibilitatea oferita.

- Relatiile cu clientii: felul in care sunt tratati clientii este esential in cladirea unor relatii de incredere si de durata. Nu ar trebui facute promisiuni care nu pot fi respectate. Clientii nu trebuie mintiti, indiferent de ce inseamna acest lucru. Transparenta si sinceritatea definesc servicii de calitate care vor fi ulterior apreciate de consumatori si rasplatite prin loialitate.

- Comportament abuziv: orice forma de hartuire, fie ea morala sau sexuala, trebuie rapid identificata si reprimata. Un cod etic va interzice in mod formal acele comportamente care sunt susceptibile de a fi asimilate unei forme de hartuire. Desigur, aceste norme sunt sub umbrela legii.

Normele mentionate mai sus reprezinta o fractiune din ce ar trebui mentionat intr-un astfel de cod. Etica, asa cum spuneam la inceput, are impact asupra relatiilor cu partenerii de afaceri, clientii sau proprii angajati. Fiecare dintre aceste categorii de relatii trebuie analizate si identificate, in cadrul lor, acele comportamente care incalca normele etice.

Cei mai buni angajati, manageri si antreprenori sunt aceia care iau foarte in serios regulile ce guverneaza atat eticheta de business, cat si etica. Respectul este o componenta esentiala a activitatilor de lider in orice organizatie, iar politetea si respectarea normelor etice demonstreaza acest respect fata de colegi, colaboratori, clienti si, nu in ultimul rand, fata de noi insine.

Sursa foto: ASDF_MEDIA/Shutterstock