Orice persoana fizica sau juridica ce intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare electronica trebuie sa notifice ANRCTI cu cel putin 30 de zile inainte de inceperea activitatii, solicitantul urmand sa devina administrator acreditat nu mai devreme de 30 de zile de la data realizarii notificarii in conditiile acestei decizii, se arata in proiectul de decizie privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, supus consultarii publice.

Pot deveni administratori de arhive electronice numai persoanele care au absolvit studii superioare in domeniul tehnologiei informatiei si care detin calificari in domeniul administrarii bazelor de date si sistemelor de operare si in domeniul arhivistic, sau societatile comerciale care au angajati cu aceste calificari. Administratorul arhivei electronice va realiza si opera un registru in forma electronica ce va permite crearea, conservarea, consultarea si utilizarea documentelor in forma electronica arhivate.

Aceste calificari sunt necesare pentru ca furnizorul de servicii de arhivare electronica trebuie sa asigure mijloacele de control si de securitate a documentelor si a bazei de date, sa mentina integritatea interna, functionarea si coerenta sistemului si a bazei de date, sa asigure pastrarea cu caracter permanent a documentelor si eliminarea celor cu termen de pastrare expirat, sa asigure procesele de introducere a documentelor in sistemul de administrare si sa asigure accesul la documentele stocate in arhiva, cu respectarea regimului de acces stabilit.

Citeste si:

Arhivarea electronica permite crearea, conservarea, consultarea si utilizarea documentelor electronice arhivate, prin intermediul unui sistem electronic. Acest serviciu este util tuturor celor care produc cantitati mari de documente si pot astfel sa elimine arhivarea pe hartie si costurile de imprimare si stocare. Documentele arhivate in conditiile legii, folosindu-se semnatura electronica, vor avea aceeasi valoare juridica cu cele pastrate in format hartie.

Decizia supusa consultarii se alatura reglementarilor privind acreditarea voluntara a furnizorilor de semnatura electronica si proiectelor de decizii referitoare la marca temporala si omologarea sistemelor de facturare electronica, pentru a crea cadrul necesar „dematerializarii” documentelor.

Potrivit ANRCTI, Trecerea de la documentele pe suport de hartie la cele emise, transmise si stocate in format electronic va duce la scaderea costurilor si eficientizarea proceselor, precum si la cresterea nivelului de securitate si de confidentialitate a documentelor.