“Stiu, stiu…o multime de foi, asta este…”, se scuza, parca, contabila, de parca ar fi vina ei ca sistemul din Romania este vetust, dificil si destul de costisitor.

Florinel Ioan Chis este director executiv la Asociatia Romana a Magazinelor Online (ARMO) si, anterior, a fost antreprenor cu mai multe magazine online la activ. Totodata, are o experienta vasta de consultanta asupra magazinelor online in Marea Britanie, astfel incat este la curent atat cu ce se intampla in Romania, cat si cum ar trebui sa se intample.

"Pentru a simplifica procesul de infiintare al unei firme in domeniul eCommerce, consider ca e nevoie de simplificarea procesului de infiintare al unei firme in general. Daca ne uitam la modelul britanic, unde pot face toate operatiunile online, vedem infiitarea unei societati in cateva ore", puncteaza el.

"(acolo - n.r.) Am acces la template-uri (sabloane) care se potrivesc tipului meu de afacere, informatii pentru a alege tipul de entitate care se potriveste afacerii mele, pot avea un sediu unde primesc corespondenta si imi este trimisa pe email", continua Chis.

"In Romania, situatia se prezinta diferit. Desi avem capabilitatile tehnologice de a implementa un sistem similar, schimbarea unui sistem deja existent e un proces greoi, iar mecanismele existente sunt rezistente la schimbare. Mi-as dori sa putem adopta un model similar, unde antreprenoriatul este incurajat si facil, nu o corvoada, un sistem in care sa pot infiinta o companie noua in cateva ore, unde online am formulare usor de utilizat si usor de inteles, unde completarea datelor sa nu fie redundanta, un sistem in care sa pot achita online toate taxele necesare".

In practica insa, asa cum subliniaza si Chis, infiintarea unei firme este o inutila bataie de cap, urmata de plata si calculul greoi al taxelor, lucruri care pun pe ganduri multi potentiali antreprenori. Mai jos, pasii necesari infiintarii unei firme in Romania, pe scurt:

1. Primul pas – ideea, denumirea si rezervarea domeniului

Fara o idee buna de business are mai putin sens sa incepi aventura in mediul eCommerce. Gandeste bine nisa/nisele pe care vrei sa le ataci, afla concurenta, descopera daca exista studii de piata despre segmentul tau.

Ulterior, gandeste un nume de domeniu online – nu complicat, care sa atraga, usor de retinut (si de tastat); nu trebuie neaparat sa aiba legatura cu ce vei vinde sau domeniul de activitate – domeniile alese de gigantii online-ului in eCommerce nu au nicio legatura cu domeniul de activitate, de exemplu Alibaba sau Amazon. Evident, daca reusesti sa gasesti liber un domeniu care sa aiba legatura si sa intruneasca si factorii de mai sus, cu atat mai bine (exemplu – Bookdepository.com sau eMag.ro).

Odata gandit numele, inregistrarea se realizeaza la Rotld, pretul fiind de circa 60$. Ulterior, trebuie sa te gandesti la hosting – sfatul nostru, alege o companie cu traditie care ofera servicii complexe si complete de cloud, scalabile in functie de nevoile business-ului. Nu te baza pe servere “de casa”, anii ’90-’00 au trecut.

"In alegerea domeniului, recomandarea este de a se orienta spre numele unui brand pe care il doresc sa il promoveze, mai degraba in a folosi cuvinte care descriu tipul de produse din magazin. Este de tinut cont de la inceput de proprietatea intelectuala si verificarea daca denumirea nu va intra in conflict in viitor cu o marca cu acelasi nume din alt stat european sau din lume. Poate fi un risc major cand ajunge o afacere de succes. De asemenea, poate lua in calcul de la inceput si comertul cross-border si eventualitatea de a achizitiona domenii destinate si altor piete", puncteaza seful ARMO.

"Cei care sunt in primul pas al acestui proces, se confrunta cu mai multe alegeri si decizii. Planul de business il consider prioritar. Validarea conceptului, validarea produselor pe care doresc sa le comercializeze e un aspect important. Pentru a valida produsele, am varianta listarii produselor intr-un marketplace, unde pot vedea daca sunt vandabile, daca ideea pe care o am e una viabila. Daca am un concept diferit, daca am o propunere de vanzare unica, daca am un proiect mai complex. Ca principiu, sfatul ar fi de a lansa si valida cat mai repede ideea de afaceri, urmand apoi imbunatatiri incrementale", puncteaza Florinel Chis.

2. SRL sau PFA?

Dupa modificarile care au avut loc in ianuarie 2016, este mai rentabil/ieftin sa alegi SRL/SRL-D, intrucat a crescut povara taxarii pentru persoanele fizice cu activitati independente.

Citeste insa cu atentie ce presupune fiecare entitate si, in functie de planurile de viitor, alege in consecinta. Da, se va putea face trecerea ulterior, insa va fi anevoios si necesita noi cheltuieli.

De asemenea, trebuie sa decizi daca vei fi singurul proprietar sau va fi un complex de asociati. In exemplele de mai jos vom presupune ca vorbim de doi asociati.

3. Codurile CAEN

Nu esti limitat la un numar fix de coduri CAEN, asa ca recomandam sa treceti cat mai multe.

Codul 461 si 4791 se refera la comert (inclusiv electronic si anticariat). 4791 este “Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet. Acest cod nu acopera decat exclusiv online-ul, fiind necesar adaugarea altuia daca doresti sa vinzi si prin magazin fizic/spatiu special pentru desfasurare.

Puteti adauga si ulterior coduri CAEN, in functie de nevoi dar, la fel, este un proces care in Romania dureaza si necesita cheltuieli suplimentare.

4. Alegerea sediului social

Multe firme aleg sediul social chiar in incinta locuintelor proprii. In acest sens, vei avea nevoie de actul de la casa care va deveni sediul firmei.

5. Rezervare de denumire

La acest pas, trebuie sa rezervi denumirea companiei la Registrul Comertului. Taxa este in prezent de 500 lei + TVA (600 de lei, net). Denumirea firmei trebuie sa fie unica si va aparea in facturile ulterioare pe care le vei da clientilor/partenerilor.

6. Legalizare acte si specimene de semnaturi

Vor fi patru declaratii pe proprie raspundere (ca nu ai datorii la stat – n.r.), cate doua pentru fiecare asociat, doua specimene de semnatura si doua declaratii de acceptare mandat administrator.

Legalizarea acestora si copiile necesare dupa ele se vor ridica la cateva sute de lei, de asemenea.

7. Acordul vecinilor

O gaselnita romaneasca (nu exista in Polonia, de exemplu, pentru a da exemplu un stat apropiat) este cererea acordului vecinilor pentru alegerea sediului social. Aici vorbim de vecinul de deasupra, de dedesubt, stanga si dreapta, dar si al asociatiei de proprietari. Imaginati-va ca este vara si vecinii mai sunt plecati in concedii – acest lucru poate duce la amanarea realizarii firmei cu cateva saptamani si, atentie, rezervarea denumirii firmei nu este infinita!

8. Depunere hartii la Registrul Comertului

Actele de la notar trebuie, apoi, depuse (in format fizic) la Registrul Comertului – se depun originalele.

9. Semnarea in triplu exemplar si deschiderea contului de capital social

Un lucru tipic romanilor este “triplul”. Astfel, actul constitutiv al companiei care va rezulta din aceste proceduri va trebui printat si semnat de trei ori. Deci veti putea merge la banca cu un exemplar din actul constitutiv si rezervarea de denumire pentru depunerea capitalului social.

Pentru deschiderea contului de capital social si depunerea acestuia la banca, sunt necesare actul constitutiv si dovada rezervarii de denumire de la ONRC.

10. Infiintarea firmei

Toate acestea, inclusiv dovada deschiderii contului de capital social, sunt introduse in stufosul dosar care trebuie dus al ONRC pentru infiintarea firmei.

Ulterior, mai este necesar un drum la banca pentru activarea contului si achizitionarea unei case de marcat. Casa de marcat costa circa 600 de lei si, cu ea, trebuie sa te duci la ANAF pentru a fi inregistrata si sigilata.

11. Alegerea furnizorului de servicii

Evident, fara un abonament la un operator telecom nu poate fi vorba sa vinzi online – abonamente la telefonie fixa, mobila, Internet fix si mobil, minim.

Este important, pentru o functionare eficienta, sa te asiguri ca gasesti un pachet de servicii integrate, care sa iti ofere acces la toate formele de comunicare. Este posibil, de exemplu, ca la prima vedere sa consideri ca telefonia mobila este suficienta dar, in realitate, vei avea cu siguranta nevoie si de cea fixa. Nu te speria de complexitate, poti alege un singur furnizor, astfel incat lucrurile sa fie cat mai simple pentru tine, din punct de vedere al facturilor sau relatiei cu operatorul. De asemenea, un mare avantaj al evolutiei rapide a tehnologiilor este ca ai la dispozitie servicii de tip plug&play, pe care le poti muta foarte usor intr-un sediu nou, de exemplu, fara sa fie nevoie de interventie specializata.

Acestia sunt, foarte pe scurt, pasii pe care trebuie sa ii urmezi pentru a realiza o firma in domeniul eCommerce, in tara - inutil alambicati, cu multe hartii pentru ca ne place sa distrugem natura, cu multe drumuri la diferite institutii si firme, cu cheltuieli care se apropie de 1.500 de lei.

Ce spune specialistul?

Alte state incurajeaza comertul, inclusiv online, prin beneficii (de exemplu hainele si incaltamintea pentru copii, in Marea Britanie, au TVA 0%).

"Noi, ca stat, prin proiectele de lege curente, parem sa ignoram complet comertul online, o data prin reintroducerea obligativitatii introducerii CNP-ului pentru orice comanda online indiferent de valoare de la 1 ianuarie 2017, prin proiectul de lege de restructurare a ANPC-ului si posibilitatea de a da amenzi de pana la 10% din cifra de afaceri, prin introducerea unor noi taxe de reciclare pentru comercianti de 0.5% din cifra de afaceri. Toate aceste masuri, avantajeaza companiile din afara Romaniei si pun piedici in dezvoltarea companiilor romanesti.

UPDATE - In declaratia D394 vor trebui incluse toate facturile emise catre persoane fizice de la 1 ianuarie, indiferent de valoare, cu numele clientului si adresa sau nume si CNP. CNP-ul a devenit optional, ulterior publicarii articolului.

Asta in contextul in care Romania face comert cross-border folosind comertul online si poate contribui si mai mult la dezvoltarea economiei, la dezvoltarea logisticii si infrastructurii si ofera consumatorilor o gama larga de produse accesibile oriunde in tara, ofera o modalitate facila de a cumpara, ofera conditii mai bune", spune Florinel Chis, de la ARMO.

Sfaturi pentru antreprenorii la inceput de drum in eCommerce

E important ca magazinul sa aiba obiective realiste si raportate la consumator si la experienta acestuia in procesul de achizitie online. Ca prim pas, pentru un incepator, mai repede isi adapteaza procesele de business la o solutie de comert pe care o considera potrivita, decat la a merge pe calea unei solutii realizate special pentru acest proiect si a avea in fata un proces mai lung, mai complicat, mai costisitor si mai riscant. E util in a pastra lucrurile simple pentru inceput. Evident, exista si exceptii de la aceasta directie, in cazul proiectelor care au un concept unicat sau un anumit specific.

In alegerea furnizorului, abordarea mai potrivita ar fi in a privi relatia ca parteneriat mai degraba decat o relatie de client-furnizor. Ambii au acelasi obiectiv, de a lansa magazinul online si e necesar "sa traga" in aceeasi directie. In cazul unei solutii SaaS, evaluarea se poate face prin perioada de "trial", unde se poate valida daca solutia indeplineste cerintele de business, spune Florinel.

Apoi, performanta magazinului online va conta in construirea experientei pentru consumator in procesul de achizitie online. De luat in calcum cum se va comporta intr-o perioada de varf, precum "Black Friday".

Apoi, o abordare "data-driven", folosind instrumente de masurare, poate constitui un avantaj. Consider important sa masoare ce se intampla cu magazinul online si sa ia deciziile potrivite pentru dezvoltare si crestere. Pentru a lua decizii cat mai bune, sunt necesare date. Orientarea catre client si urmarirea clientilor pe intreg procesul de vanzare, inclusiv post-vanzare/retur, urmarirea experientiei pe care o ofera clientilor e un aspect important si prin masuri potrivite pot contribui la cresterea increderii in comertul online.