Cum îți optimizezi ziua de muncă la birou?

Implementează tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro este una dintre cele mai populare modalități prin care poți crește productivitatea, eficientiza timpul și atenua stresul cotidian. Implică „spargerea” timpului de lucru în intervale de 25 de minute (numite „pomodoro”), urmate de pauze de 5 minute. La fiecare patru pomodoro încheiate, iei o pauză de 15-30 de minute. O astfel de tehnică îți permite să te concentrezi la ceea ce faci și să previi oboseala psihică. Pauzele pot include:

• O ceașcă de cafea - te va ajuta să îți menții energia și concentrarea întreaga zi. În plus, dacă folosești un espressor cafea boabe, vei obține o băutură pe gustul tău, așa cum se pregătește în cafenele și restaurante;

• Câteva exerciții de stretching ale mâinilor și picioarelor;

• Ascultarea a 2-3 piese preferate;

• O plimbare scurtă la bucătărie, pentru un pahar cu apă minerală.

Elimină lucrurile care îți distrag atenția

Atenția este una dintre cele mai importante resurse în secolul al XXI-lea și un element vital pentru optimizarea timpului de la birou.

Distracțiile pot veni din surse variate (interne și externe) și îți pot afecta munca și productivitatea. Vezi care sunt aceste elemente și redu-le prezența, pentru a crea un cadru optim pentru performanță. Iată câteva sfaturi utile în acest sens:

• Pune pe modul „silent” notificările, cel puțin atunci când te ocupi de proiecte care îți consumă multe resurse;

• Stabilește intervale orare pentru a-ți verifica e-mailul;

• Lucrează într-un mediu liniștit, în care să nu fii întrerupt;

• Blochează anumite site-uri și aplicații.

Eliminând acele lucruri care îți distrag atenția, vei putea profita la maximum de timpul la birou și productivitatea va crește.

Stabilește-ți obiective clare

Stabilirea de obiective și scopuri precise este vitală pentru a menține atenția și motivația la locul de muncă. În momentul în care stabilești obiective SMART (Specifice, Măsurabile, de Atins, Relevante, încadrate în Timp), îți creionezi calea spre succes și creezi o hartă pentru eforturile zilnice. Cu toate acestea, stabilirea de obiective nu este suficientă. Este necesar să le împarți în sarcini mai mici, să stabilești deadline-uri realiste și să le bifezi.

Această descompunere a obiectivelor tale are mai multe beneficii. În primul rând, îți permite să dedici atenție fiecărui pas. Având în față o listă clară a sarcinilor de îndeplinit, poți aloca timpul și resursele necesare fiecăreia. Astfel, vei preveni sentimentul de încărcare, pe care îl poți avea când ai de rezolvat un proiect de mare amploare.

În plus, divizarea în sarcini mai mici îți permite să monitorizezi progresul și să te automotivezi după realizarea fiecărei componente. Prin măsurarea progresului pe termen lung, poți identifica eventualele obstacole și provocări și poți ajusta modul de lucru.

Evită multitasking-ul

Din păcate, deși pare că faci mai multe lucruri în același timp și că ești productiv, în fapt, nicio activitate nu este încheiată cu succes și există un risc mai mare de greșeli, deoarece ai nevoie de mai multă energie mintală, pentru a face față lucrului în paralel.

Un exemplu tipic este participarea la o întâlnire online, timp în care răspunzi la e-mailuri. În acest context, fie nu ești atent la ședință, fie concentrarea la e-mail are de suferit, deci nu le poți face pe amândouă la un nivel profesionist.

Menține biroul curat și bine organizat

Un mediu de lucru organizat și curat te ajută să fii mai productiv și eficient. De cealaltă parte, un birou încărcat de lucruri îți distrage atenția, scade puterea de concentrare și te face să pierzi timpul, căutând documente sau alte obiecte care ar trebui să fie la îndemână.

Iată câteva recomandări pentru a avea un birou organizat:

• Dedică 3-5 minute la finalul zilei pentru a face ordine pe birou - ia ceștile de cafea, păstrează documentele necesare și aruncă lucrurile inutile;

• Depozitează aproape lucrurile de care ai nevoie - ține alături accesoriile de papetărie, etichetează sertarele, cutiile și mapele. Astfel, vei petrece mai puțin timp căutând pixuri, agrafe de birou sau acea mapă de care ai nevoie;

• Folosește organizatoare pentru birou, soluții de management al cablurilor și alte unelte care te ajută să fii mai eficient.

Optimizarea zilei de muncă la birou trebuie personalizată pe modul tău de lucru. În general, planificarea, prioritizarea și obiceiurile sănătoase de muncă, marcate de pauze regulate, te ajută să transformi agitația cotidiană într-o experiență productivă și valoroasă pentru tine și pentru compania unde lucrezi.