În timp ce unele companii și (puține) instituții publice au renunțat la folosirea hârtiei de un număr de ani, contextul actual are potențialul de a digitaliza în ritm accelerat segmente importante ale economiei și poate chiar activitatea unor autorități ale statului.

Doar ca exemplu, deși facturile sunt valabile fără semnătură și ștampilă, încă întâlnim practica tipăririi unei facturi numai pentru a fi semnată olograf și imediat scanată și transmisă în format electronic. Într-un astfel de climat, reticența în a folosi mijloace electronice de semnătură este explicabilă, chiar dacă nu este justificată.

Pe fondul răspândirii rapide a noului coronavirus, activitatea firmelor s-a mutat însă în mare măsură în mediul online și au apărut o serie de probleme practice. Dacă până acum părțile unui contract se întâlneau pentru a-l semna sau măcar îl trimiteau prin curier, acum întâlnirile nu sunt încurajate, iar mulți angajați lucrează de acasă. Documentele însă trebuie semnate.

Mulți clienți ne întreabă cum să procedeze și, mai ales dacă maniera în care procedează este corectă, în sensul obținerii efectului juridic dorit. Știm cu toții probabil că există reglementări la nivel european și național cu privire la înscrisurile în formă electronică, însă conceptele nu sunt dintre cele mai accesibile, iar terminologia nu este corelată.

Regulamentul UE aplicabil prevede 3 tipuri de semnătura electronică:

Citeste si:
Coronavirus: Google pune la bătaie 800 de mil. de dolari
Alphabet, compania-mamă a...
  • semnătura electronică simplă este orice formă de acceptare a unui document electronic, de exemplu introducerea unui PIN sau a unei parole, acceptarea unor termeni și condiții etc.;
  • semnătura electronică avansată este semnătura care satisface anumite cerințe de identificare a semnatarului și criptare a documentului, anume: (i) face trimitere exclusiv la semnatar; (ii) permite identificarea semnatarului; (iii) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (iv) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată; și
  • semnătura electronică calificată este o semnătura electronică avansată creată cu ajutorul unui dispozitiv securizat și care are la baza un certificat calificat.

Există un număr de furnizori de servicii de semnare electronică care permit generarea de semnături electronic simple sau avansate. În asociere cu un certificat calificat, emis de un furnizor acreditat, semnătura aplicată va avea valoarea unei semnături electronice calificate.

De principiu, semnătura electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe, iar înscrisul sub forma electronică care îndeplinește toate condițiile impuse de lege va fi asimilat unui înscris sub semnătura privată valabil încheiat. Este de avut în vedere însă faptul că pentru unele înscrisuri sunt necesare formalități speciale pentru încheierea lor în mod valabil, pentru care semnarea în formă electronică, chiar și folosind o semnătură electronică calificată, nu va fi suficientă (de exemplu, contractele de vânzare pentru bunuri imobile, contractele de donație etc.).

În același timp, Regulamentul UE stabilește că unei semnături electronice nu i se poate refuza efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptata ca probă în instanță doar pentru motivul că este în format electronic sau că nu îndeplinește cerințele unei semnături electronice calificate.

Corelând prevederile din legislația română cu cele europene rezulta că, în prezent, documentele semnate cu semnătură electronică simplă ar trebui sa fie admise ca probe în instanța. Un argument în acest sens este că înscrisul sub semnătura privată este definit de legiuitorul român ca fiind acela care poartă semnătura părților, indiferent de suportul său material, nefăcând astfel distincție după cum semnătura este olografă sau electronică.

Citeste si:
Parteneriatul cu autoritatile, posibil in alte orase, nu in Bucuresti
reConstruct 2019: De ce...

Totuși, forța probantă a înscrisului semnat cu semnătura electronică simplă nu este aceeași cu cea a înscrisului semnat cu semnătură electronică calificată, întrucât doar a doua categorie de înscrisuri este asimilată înscrisurilor sub semnătură privată. În lipsa unor prevederi legale exprese care să dispună altfel, considerăm că la nivelul actual al legislației, înscrisurile semnate cu semnătură electronică simplă sau avansată ar putea constitui început de dovadă scrisa, ce ar necesita completarea probatoriului cu alte mijloace de probă cu privire la consimțământul pentru încheierea contractului (e.g., corespondența părților).

Trebuie avut însă în vedere și efectul dispozițiilor aplicabile actelor încheiate între profesioniști – astfel, un înscrisul nesemnat dar utilizat în mod obișnuit în exercițiul activității unei întreprinderi face dovada cuprinsului său, cu excepția situației în care legea impune forma scrisă ad probationem.

Aceste dispoziții atenuează regimul probatoriu în relațiile B2B și, cumulate, fac posibilă continuarea activității într-o sferă de quasi-normalitate. Mai ales în contextul actual, recomandăm folosirea semnăturilor electronice, chiar și a celor simple sau avansate, în derularea activității curente a companiilor.

Citeste si:
Ce este semnătura electronică și de ce devine utilă mai mult ca...
Ce este semnătura electronică...
Sursa foto: Andrew Rybalko / Shutterstock

Te-ar putea interesa și:


Mai multe articole din secțiunea Legal Business »



Citește și
Prima solutie automatizata pentru colectarea facturilor neincasate
Setari Cookie-uri