De ce mai ai nevoie de birou, dacă poți lucra și de acasă? | Birourile flexibile, ce sunt și cum funcționează

Pandemia ne-a schimbat radical modul în care muncim. Cum măsurile de prevenire a răspândirii virusului SAR-CoV-2 ne-au forțat să ne refugiem în propriile locuințe, companiile din România au fost forțate la rândul lor să-și trimită angajații să muncească de acasă, iar cu această ocazie, foarte multe dintre ele au observat că productivitatea nu este condiționată de venitul angajaților la birou.

Același lucru a fost valabil și pentru cei cu firme mai mici sau care aveau închiriat un spațiu mic într-o clădire de birouri sau într-un apartament de bloc pentru a avea un sediu de firmă, care nu era, totuși, esențial pentru cea mai mare parte a activității de business.

Acum, companiile se gândesc dacă nu ar fi o idee bună să continue cu munca de acasă sau să adopte un stil de lucru hibrid, cu câteva zile de muncă de la birou și alte câteva zile de muncă de acasă, rotind angajații între ei, astfel încât să nu-i înghesuie, mai ales într-un context precum cel de acum, în care ni se cere respectarea distanței corespunzătoare pentru a preveni răspândirea noului coronavirus.

În aceste condiții, apar întrebări precum:

  • De ce mai am nevoie de birou, dacă pot lucra și de acasă?
  • Mai am nevoie să închiriez sute de metri pătrați într-o clădire de birouri, dacă pot roti angajații între ei?
  • Dacă sunt o firmă mică și oricum biroul nu era crucial pentru activitatea firmei, de ce aș mai închiria un spațiu de birou?

Nu se găsește o soluție mai flexibilă decât clădirile clasice? Ba da! Iar soluțiile se numesc chiar spații de birouri flexibile, care le permit chiriașilor săi să-și închirieze un spațiu al lor, care nu trebuie să fie neapărat foarte mare, având în același timp accesul la facilitățile oferite de o clădire întreagă, nu doar la un spațiu care-ți este rezervat în exclusivitate. Mai ales că, într-un context ca acesta, într-o clădire de birouri clasică s-ar putea ca marea parte a spațiului închiriat să nu fie utilizat la capacitate maximă sau chiar să fie gol în marea parte a timpului.

Citeste si:
Investiție de 45 mil. euro în extinderea unui complex de birouri...
Skanska investește 45...

Chiriașul închiriază pe cât timp vrea și plătește atât cât folosește

Pentru a înțelege mai bine cum funcționează astfel de spații de birouri flexibile am discutat cu Tudor Popp, fondator Hotspot Workhub și Managing partner în cadrul REC, companie care administrează Hotspot, spatiul de birouri flexibile din clădirile The Mark de pe Calea Griviței din Capitală. Tudor Popp are o experiență vastă în ceea ce privește spațiile de birouri, de 27 de ani, din care 11 petrecuți la Viena, perioadă a urmărit evoluția pieței de birouri din Europa, dar și din România.

(Clădirile The Mark - Sursa foto: Hotspot Workhub)

Potrivit Tudor Popp, clădirile de birouri flexibile oferă companiilor opțiuni pe care nu le găsesc în clădirile clasice, cele mai importante fiind acelea că pot închiria spațiul pe ce durată doresc, chiar și pentru o singură zi, că au avantajul de a ști de la bun început cât au de cheltuit lunar cu biroul și mai ales că nu trebuie să plătească nimic atunci când nu-l folosesc.

„Le recomandăm totuși membrilor să închirieze pe mai mult timp, pentru discountul mai mare. Acesta poate varia în funcție de ce își dorește în pachetul său, deoarece serviciile în astfel de clădiri sunt diferite față de clădirile de birouri clasice”, ne-a spus fondatorul Hotspot.

Citeste si:
Dezvoltatorul Portland Trust caută noi proiecte în sectorul de birouri
Dezvoltatorul Portland Trust...

Potrivit acestuia, practic, chiriașul plătește atât cât folosește spațiul închiriat.

Cum funcționează acest principiu? Simplu!

”Să spunem că avem o firmă care are 40 de angajați. Pentru acești angajați se vor emite 40 de cartele de acces, care le permit accesul in spațiul Hotspot și la facilitățile de aici. Este ca și cum ai avea un serviciu preplătit, ca la cartelele telefonice, și te folosești de serviciu pentru cât ai plătit”, ne-a explicat Tudor Popp.

Ce înseamnă asta? Ei bine, o firmă poate închiria un spațiu mai mic, care să nu acopere necesarul pentru 40 de angajați care să fie prezenți în același timp la birou, ci pentru mai puțini, pe care să-i trimită la birou pe principiul rotației, în funcție de necesități, de cât au nevoie angajații să fie prezenți la birou.

Citeste si:
7 gadgeturi care sa te ajute sa transformi masina intr-un birou mobil
7 gadgeturi care sa te ajute...

Totodată, înseamnă că o companie poate stabili de la bun început cât vrea să aloce pentru operarea unui spațiu de birou. Dacă o firmă vrea să aloce o anumită sumă într-o lună pentru cheltuielile logistice, poate să o facă, optimizând programul de lucru al angajaților, astfel încât toți angajații să aibă acces la facilitățile pe care le pot găsi într-o clădire de birouri, la acele resurse comune, care nu pot fi luate de angajați cu ei acasă, cum ar fi unele documente care trebuie să fie la biroul firmei.

Ce costuri presupun operarea unui spațiu de birou flexibil

Ca exemplu de costuri, Hotspot Workhub oferă chiriașilor săi cinci variante pe care le propune clienților săi.

  • Day Pass. Primești acces la un birou din spațiul Hotspot, la un locker, la imprimantă și reteaua Wifi, la toate spațiile comune, cu apa, cafea și ceai la discreție, pentru o zi întreagă. Prețul este 29 de euro, pe postul de lucru.
  • Nomad. Primești aceleași facilități ca la Day Pass, dar ai un contract pentru o lună, cu acces timp de 40 de ore când vrei tu în orele de program. Prețul este de 100 de euro pe lună.
  • Regular. Ai aceleași facilități și primești acces pentru 100 de ore. Prețul este de 200 de euro pe lună.
  • Dwell. Este alternativa care-ți permite acces non-stop în spațiu și posibilitatea de a-ți înregistra sediul social la adresa spațiului. Costul este de 350 de euro pe lună.
  • Cel mai complex pachet este Privilege, care vine cu un spațiu dedicat echipei tale, în variante de capacitate de 4 până la 40 de persoane, plus toate facilitățile menționate mai sus.

În prețul pachetului, poți folosi, fără alte costuri, acces la internet, servicii de recepție, acces la toate utilitățile, la bucătărie, locuri de parcare pentru biciclete, cabine de duș, servicii de curățenie, apă și cafea gratuite, serviciu de pază și acces la sălile de conferințe modulare, care pot fi ajustate după necesitățile fiecăruia. Există inclusiv varianta de a organiza conferințe cu 100 de persoane în condiții normale de operare.

Membrii Hotspot vor avea acces și la unele evenimente speciale organizate de către administratorul hub-ului. Potrivit Tudor Popp, atunci când se va putea, vor fi organizate inclusiv evenimente de relaxare, cum ar fi sesiuni de yoga sau, de ce nu, petreceri cu anumite ocazii speciale. Membrii se pot folosi de mobilierul din clădire, de lobby-ul central unde se află și cafeneaua cu băuturi, mâncare și deserturi, astfel încât să nu fie nevoiți să iasă din clădire, dacă nu vor asta.

(Sursa foto: Hotspot Workhub)

De ce aș avea nevoie de un spațiu de birou pentru o zi? Sau pentru o lună?

În discuția cu Tudor Popp, nu avea cum să nu apară astfel de întrebări. Cine ar putea avea nevoie de un spațiu de birouri flexibil?

Variantele de răspuns s-au născut din necesitățile unor membri.

Un prim exemplu sunt cei care au nevoie spațiu în care să-și stabilească o întâlnire de afaceri.

„Dacă ai o întâlnire de afaceri importantă și ai nevoie de un spațiu care să inspire încredere și profesionalism, poți închiria pentru o zi un spațiu într-o clădire de birouri flexibile și-ți poți primi acolo partenerii de afaceri”, ne-a explicat Tudor Popp.

Companiile din afară care au nevoie de un sediu

Pot apela la aceste servicii companiile din afară, care au activități în România, dar care nu au nevoie să închirieze sute de metri pătrați pentru angajații lor sau care nu necesită un spațiu de lucru permanent.

Expiații care se află în călătorii de afaceri.

Din discuția cu managing partner-ul de la Hotspot, în această categorie intră oamenii de afaceri sau angajații unor firme din străinătate, care vin în București și au nevoie de un spațiu de lucru sau un loc în care să-și stabilească întâlnirile de afaceri, iar într-o clădire de birouri clasică nu-ți închiriază nimeni un spațiu pentru câteva zile.

Angajații firmelor din afara orașului.

„Să spunem că un angajat sau un reprezentant al unei firme din provincie vine la București și are nevoie pentru o zi sau chiar mai multe de un spațiu în care să-și desfășoare activitatea sau pentru a-și stabili întâlnirile de afaceri, iar într-o clădire de birouri beneficiezi de servicii pe care nu le găsești într-un hotel sau o cafenea”, a fost explicația lui Tudor Popp.

În plus, suntem chiar lângă Gara de Nord, unde sosește linia directă de la aeroport.

Cei care au nevoie de liniște, iar acasă nu pot lucra la proiectele importante.

„Pot veni și cei care nu au liniștea necesară acasă. Dacă au nevoie să lucreze liniștiți la un proiect important, iar acasă sunt distrași de familie, de copii, pot veni la birou să-și facă treaba, având la dispoziție și resursele oferite de un spațiu destinat birourilor. Poate au nevoie și de o imprimantă, de o rețea de internet bună și așa mai departe”, ne-a mai spus fondatorul Hotspot.

N-ai bătăi de cap cu semnarea contractului, nici griji legate de celelalte servicii

Închirierea unui astfel de spațiu poate fi făcută complet de la distanță, online sau contactând telefonic operatorii spațiului. Un lucru util pentru potențialii membri din afara țării sau din afara orașului, care pot rezolva problema închirierii spațiilor de oriunde se află, ca apoi nu mai aibă nicio grijă.

Vii în București, vii în spațiul Hotspot, ești întâmpinat de personalul Hotspot la recepție, ti se face turul spațiului, îți iei apă și cafea, te așezi la birou, te conectezi la net, te poți retrage în phone booth pentru convorbiri private, poți lua masa în lobby la cafeneaua spațiului, poți închiria sala de ședințe cu ecrane interactive și camera specială de zoom sau pe cea de workshop sau Studioul de live streaming, cu green screen, fără să-ți faci griji cu paza, curățenia, internetul, printul etc, acestea fiind oferite la pachet de Hotspot.

Concluzia

Dacă vrei un spațiu de birou, dar nu vrei să te legi de proprietarul clădirii pe perioade foarte lungi, dacă vrei, în același timp, să-ți faci singur bugetul, dacă nu vrei să-ți bați capul cu încheierea de contracte la internet sau telefonie fixă, să-ți angajezi oameni pentru pază sau curățenie și dacă ai nevoie de un spațiu profesional de lucru, dotat cu tot ce-ți trebuie pentru activitatea ta, varianta de a închiria într-un spațiu de birouri flexibile pare să fie o soluție mai mult decât optimă.

Dacă ai nevoie de un birou pe care să-l folosești din când în când pentru întâlniri de afaceri, pentru ședințe cu angajații sau pentru workshop-uri, ori pentru conferințe sau pur și simplu pentru a avea un loc în care să-ți faci treaba în liniște, acest tip de birou poate fi varianta cea mai bună.

În plus, fiind un spațiu de coworking, Tudor Popp ne mai spune că este ocazia perfectă pentru mulți angajați sau chiar pentru liber-profesioniști să vadă cum funcționează alte business-uri și să învețe din cultura altor companii. De ce nu, firmele pot găsi oportunități de afaceri într-un asemenea context. Le permite să vadă cum operează alte business-uri și să cunoască oameni cu care pot colabora, componenta socială fiind prezentă.

„Oamenii nu sunt făcuți să fie solitari, avem nevoie de socializare și multă lume-i simte lipsa acum. Simțim nevoia de a veni la birou”, ne-a mai spus Tudor Popp (foto jos).

Așadar, în condițiile actuale, dar și ținând cont de previziunile de viitor, spațiile de birouri flexibile pot deveni foarte atractive pe piață, tot mai multe firme, dar și liber-profesioniști îndreptându-se către această soluție.

(Tudor Popp - Managing Founder - Hotspot Workhub)

Sursa foto: Hotspot Workhub
Despre autor

Adrian Ungureanu
Venit în Capitală în 2007, ca orice copil de provincie cu tolba plină de vise, primul fiind acela de a deveni comentator sportiv - următorul Cristian Țopescu - Adrian a ales să-și înceapă cariera de jurnalist scriind în presă. Deși era abia în al doilea an la Facultatea de Jurnalism , Adrian și-a găsit un loc de muncă la ziarul ” Curierul Național ”. A realizat abia la interviul de angajare că nu mai există departament de sport la ziar, dar asta...

Te-ar putea interesa și:


Mai multe articole din secțiunea Imobiliare și construcții »



Setari Cookie-uri