În contextul actual al pieței muncii, marcat de transformări semnificative, companiile din România și din întreaga lume se confruntă cu provocări majore, precum atragerea angajaților la birou, creșterea productivității și optimizarea costurilor. Cu toate acestea, angajatorii pot anticipa și gestiona eficient aceste provocări apelând la servicii profesionale de workplace consultancy.
Am stat de vorbă cu Andrei Angelescu, Head of Architecture & Design COS, unul dintre cei mai mari furnizori de soluții de amenajare complete pentru spații interioare din România, despre modul în care companiile își pot optimiza și utiliza spațiile de birou pentru a îmbunătății starea de bine și de productivitate a angajaților.
Wall-Street: În ce constă serviciul de workplace consultancy și ce înseamnă mai exact?
Andrei Angelescu: Workplace consultancy este un serviciu dezvoltat pe piețele internaționale în urmă cu 30-40 de ani, odată cu evoluția culturii organizaționale și implicit a designului de birouri, însă a dobândit amploare mai ales în ultimii 10-15 ani.
În România, acesta a început să fie mai des solicitat după pandemie, odată cu nevoia de îmbunătățire și optimizare a mediului de lucru, de adaptare la modul de lucru hibrid și de integrare a principiilor de sustenabilitate (ESG).
Practic, în condițiile înstrăinării omului de spațiul de birou și a lipsei de experiență a întregului mediu de business în a gestiona o astfel de situație, având în vedere lipsa de precedent pentru acest tip de crize, serviciul de workplace consultancy a evoluat organic post pandemie: s-a resimțit nevoia consultanței specializate, pentru a repoziționa spațiul de lucru drept o destinație atractivă, care să contribuie la retenția și motivarea angajaților.
Este încă un tip de serviciu în curs de dezvoltare în România, însă avem încredere că din ce în ce mai multe companii vor înțelege valoarea adăugată a acestuia și îl vor accesa frecvent în anii următori.
(Andrei Angelescu, Head of Architecture & Design COS - sursa foto: Compania)
Pe scurt, workplace consultancy este serviciul care transformă biroul de la “space” la “place”. Acest tip de consultanță vine cu o abordare holistică asupra mediului de lucru și se referă la întregul mediu, cu tot ceea ce include el: dimensiunile fizice, cele organizatorice, culturale și strategice ale unei companii.
Workplace consultancy este prima etapă a unui proiect de (re)amenajare, rolul acesteia fiind de analiza modul de lucru, de a înțelege obiectivele strategice și procesele companiei, comportamentele și nevoile angajaților, cu scopul de a crea un mediu de lucru optimizat și aliniat cu evoluțiile micro și macro socio-economice previzionate.
Este un proces esențial în strategia de change management a companiilor – pentru că mediul de lucru influențează major mindset-ul angajaților. Iar atunci când vrei să faci o schimbare, trebuie să ai o abordare holistică.
Mai mult decât atât, mediul de lucru este ca un organism viu, care se adaptează la schimbările ecosistemului de business, iar activitatea de workplace consultancy continuă și după finalizarea unui proiect de amenajare sau reamenajare a birourilor, prin măsuri pentru a valida soluțiile alese, a încuraja noi moduri de lucru, prin observarea comportamentelor noi legate de spațiul (re)amenajat, măsurarea performanței spațiului și iterarea acestuia.
Astfel, prin workplace consultancy, clienții obțin o dinamică vie și pot ajusta în timp real acele elemente legate de spațiu care influențeaza performanța în business.
(Sursa foto: COS)
WS: Care este valoarea adăugată a componentei de workplace consultancy într-un proiect de amenajare interioară pentru birouri?
A.A.: Workplace consultancy aduce numeroase avantaje beneficiarilor. Pe de o parte, contribuie la optimizarea întregului proiect de (re)amenajare, prin alinierea în prealabil a perspectivelor managementului, angajaților, cerințelor legate de procese, instrumente de lucru și spațiu.
Personalizarea este un alt element de valoare adăugată în cadrul acestei etape. Fiecare companie este unică, iar de aceea este critic ca dezvoltarea unui nou mediu de lucru să înceapă cu o diagnoză în care să se ancoreze personalizarea dezvoltării conceptului de design, a proiectului tehnic de arhitectură și instalații (MEP) precum și a soluțiilor execuționale.
Rentabilitatea crescută pe termen mediu și lung a investiției în spatiul de lucru, prin optimizarea costurilor de utilizare și reducerea nevoilor de reamenajare în această etapă de consultanță este un alt avantaj.
De asemenea, prin workplace consultancy se poate obține îmbunătațirea productivității, prin optimizarea fluxurilor de lucru, odată cu facilitarea punctelor forte și ameliorarea obstacolelor din spațiu. Creșterea gradului de satifacție a angajaților, prin implicarea acestora în dezvoltarea mediului de lucru din etapa inițială de diagnoză și crearea unui mediu de lucru cu o capacitate mare de adaptare la schimbările din ecoosistemul de business sunt, de asemenea, elemente cu valoare adăugată semnificativă.
Nu în ultimul rând, așa cum subliniam mai sus, workplace consultancy este un element strategic de suport pentru companii, pe parcursul unui proces de transformare organizațională.
.jpg)
(Sursa foto: COS)
WS: Cum poate răspunde componenta de workplace consultancy celor mai stringente provocări ale companiilor?
A.A.: Etapa de workplace consultancy are beneficii semnificative atât în optimizarea proiectului de (re)amenajare, cât mai ales la nivel financiar și al resurselor umane pe termen lung.
Un proiect ancorat într-o etapă preliminară riguroasă de workplace consultancy poate genera o reducere semnificativă a costurilor anuale de operare a spațiului, iar economiile pe termen lung sunt considerabile, deoarece mediul este gândit suficient de flexibil pentru a se adapta schimbărilor fără investiții suplimentare majore. Totodată, obiectele de mobilier și arhitecturale gândite în această etapă sunt de o calitate ridicată, ceea ce le asigură un ciclu lung de viață și reduce costurile de înlocuire.
În perioada post-pandemică, un birou dezvoltat pe un concept tradițional are un grad de ocupare de aproximativ 25%. O temă nouă de proiectare, care pornește de la cerințe de bază precum aceea ca spațiul de lucru să fie amenajat superior celui de acasă și să includă o zonă de wellbeing reușește să îmbunătățească marginal rata de ocupare cu aproximativ +5% puncte procentuale.
O abordare holistică de trasformare a biroului într-un mediu de lucru dezvoltat pe baza înțelegerii nevoilor angajaților și comunității de la birou conduce însă la o rată de ocupare de aproximativ 90% a spațiului.
Maniera în care mediul de lucru satisface nevoile angajaților pentru lucru individual cu un grad mare de concentrare, colaborare (inclusiv săli de întâlniri cu dotările tehnologice adaptate întâlnirilor hibrid), socializare și învățare a devenit un diferențiator important în loializarea și atragerea talentelor.
Când etapa de workplace consultancy este riguros abordată, mediul de lucru rezultat aduce o contribuție semnificativă în indicatori precum gradul de ocupare a spațiului, workplace ROI, nivelul de satisfacție a angajaților, rata de retenție a acestora. Pe scurt, eficiența utilizării spațiului este determinată de impactul pe care acesta îl are asupra angajaților și al activităților întregii companii.
(Sursa foto: COS)
WS: Care sunt diferențiatorii COS în ceea ce privește acest tip de consultanță?
A.A.: COS este una dintre primele companii înființate în România pe acest segment de piață, în anii `90, care a contribuit activ la dezvoltarea sectorului de fit-out – soluții complete de design și amenajare a spațiilor de birouri dar și a altor tipuri de spații interioare (pentru segmentele ospitalitate, sănătate, educațional, industrial).
Totodată, COS a realizat primele birouri emblematice pentru companii globale de top, iar activitatea noastră a ajuns astăzi la un volum total de peste 2.850 de clienți și peste 20.000 de proiecte, în sectoare precum IT, industria farmaceutică, servicii profesionale, sectorul financiar – bancar, telecom, energie, automotive și multe altele.
De aceea, această experiență îndelungată și complexă de peste 26 de ani pe piața locală ne-a permis un număr relevant de interacțiuni cu beneficiarii și o foarte bună cunoaștere a dinamicii și nevoilor acestora, pentru a perfecționa modul de abordare a (re)amenajării spațiilor de lucru.
Am construit un know-how solid în toată această perioadă, atât pe baza înțelegerii a celor peste 2.850 de clienți, dar și a colaborării de peste 26 de ani cu liderii mondiali Steelcase si Interface – producători de top reprezentați exclusiv în Romania de COS.
COS este de asemenea o companie cu o echipă completă de experți cu portofoliu solid pe toate ariile de activitate (Business Development, Project Management, Architecture & Design s.a.), cu un focus puternic pe componentele de inovație, research & development și sustenabilitate – toate acestea fiind diferențiatori majori pentru companiile care accesează serviciul de workplace consultancy.
(Sursa foto: COS)
WS: Care sunt recomandările pe care le faceți cel mai frecvent în această perioadă clientilor COS?
A.A.: Principalul aspect pe care îl subliniem în orice proiect de (re)amenajare a spațiului de birou este acela că biroul este un diferențiator major în business – pentru reputația și imaginea companiilor pe piață dar și pentru performanța angajaților, pentru că un birou bine gândit contribuie la starea de bine, retenția și productivitatea acestora.
De aceea, recomandăm clienților să investească la începutul proiectului în înțelegerea nevoilor tuturor beneficiarilor spațiului și în alinierea cerintelor/așteptărilor.
Este totodată nevoie de o dezvoltare iterativă a planului spațiului – practic, cu fiecare iterație se definesc și se rafinează ideile, iar acestea încep să prindă formă, dimensiune și localizare. Este o oportunitate excelentă pentru a înțelege atât la nivel de ansamblu cât și de detaliu ce anume este necesar să primească și să ofere spațiul.
Testarea la biroul clientului a principalelor obiecte de mobilier înainte de a le comanda efectiv este o altă recomandare pe care o facem consecvent clienților. Aceste obiecte au impact asupra sănătății și productivității angajaților (de exemplu scaunele ergonomice sau birourile ajustabile pe înălțime), iar etapa de testare este esențială, pentru a putea face alegerile adecvate.
Totodată, încurajăm clienții să testeze viitoarele configurații de spații de lucru, înainte de a le aplica în propriul spațiu de birou, în sediul nostru MASIA din nordul Bucureștiului, care are și funcțiune de R&D.
Nu în ultimul rând, integrarea principiilor de sustenabilitate (ESG) încă din etapa de workplace consultancy contribuie la alinierea cu standardele solicitate de sediile centrale ale marilor multinaționale.
Astfel sunt luate în considerare încă de la început premisele pentru optimizarea designului, produse carbon neutral, măsuri de reducere a consumului de energie, zone specific gândite pentru obiectivele de diversitate și incluziune (D&I) și wellbeing al angajaților, posturi de lucru performante pentru a sprijini productivitatea și sănătatea angajaților.
