Pentru Robert Șerbănescu, Chief Operating Officer al Coral Companies, acesta este punctul în care Facility Management-ul își schimbă fundamental rolul. După experiența acumulată în property și facility management, budgeting și strategie, inclusiv în cadrul Globalworth, Robert vorbește despre o industrie care trece de la simpla administrare a clădirilor la managementul performanței lor.
În această ecuație intră tehnologii care transformă datele clădirii în instrumente de decizie, mentenanța predictivă, eficiența energetică, planificarea CAPEX pe întreg ciclul de viață al activului și, tot mai important, capacitatea unei organizații de a anticipa riscurile înainte ca acestea să devină incidente.
La Coral Companies, această schimbare se traduce deja în decizii concrete: dezvoltarea unei capabilități HVAC proprii, extinderea competențelor de Energy Efficiency și Sustainability, trecerea către Integrated Facility Management și dezvoltarea unei soluții SaaS care să lege datele generate de clădiri de deciziile operaționale.
Într-un moment în care schimbările climatice pun presiune suplimentară pe infrastructura tehnică, iar proprietarii și chiriașii sunt tot mai atenți la costul total de ocupare, discuția despre Facility Management devine, de fapt, o discuție despre valoarea unui activ. Robert Șerbănescu explică de ce viitorul nu mai aparține operatorului care intervine cel mai repede, ci celui care poate anticipa mai bine, integra mai inteligent și transforma datele în performanță.
Din perspectiva dumneavoastră, care sunt principalele provocări tehnice cu care se confruntă administrarea unei clădiri de birouri moderne, în contextul schimbărilor climatice tot mai accentuate?
Schimbările climatice modifică fundamental modul în care trebuie să privim operarea unei clădiri. Infrastructura tehnică este solicitată în condiții diferite față de cele pentru care a fost proiectată inițial, iar perioadele prelungite de temperaturi extreme sau fenomenele meteorologice severe testează atât capacitatea sistemelor, cât și reziliența operațională a proprietății.
HVAC-ul este una dintre zonele critice, atât prin impactul direct asupra confortului și continuității operaționale, cât și prin ponderea sa în consumul energetic al unei clădiri.
Din acest motiv, una dintre deciziile noastre importante din acest an a fost dezvoltarea unei capabilități HVAC proprii. Am construit o echipă specializată, atrăgând profesioniști cu experiență relevantă din piață, pentru a avea expertiza critică în interiorul organizației și pentru a putea oferi clienților un răspuns mai rapid, un control tehnic mai bun și o structură de cost optimizată.
În aceeași logică, dezvoltăm competențe proprii în zona de Energy Efficiency și Sustainability, integrate în divizia noastră de Workplaces.
Cred însă că provocarea reală depășește fiecare dintre aceste specializări. O clădire modernă trebuie administrată ca un ecosistem, nu ca o sumă de contracte și instalații independente.
De aceea, vedem o evoluție clară către Integrated Facility Management. Integrarea serviciilor tehnice cu serviciile soft ne permite să avem o imagine completă asupra proprietății, să eliminăm fragmentarea operațională și să găsim acel echilibru între reziliență, experiența ocupanților și costul total de operare.
Fenomenele meteo extreme, precum furtunile puternice sau valurile de căldură, au devenit mai frecvente în ultimii ani. Ce măsuri concrete a luat compania pentru a proteja clădirile de birouri și pe cei care le folosesc?
Am mutat accentul tot mai mult dinspre reacție către anticipare. Pentru fiecare proprietate, reziliența trebuie privită prin prisma continuității operaționale: care sunt sistemele critice, unde există vulnerabilități, care este nivelul de redundanță și cât de repede putem reveni la parametrii normali de funcționare în cazul unui eveniment major.
În consecință, planurile de mentenanță și procedurile operaționale sunt adaptate inclusiv sezonier și în funcție de profilul de risc al fiecărei proprietăți. Înaintea perioadelor cu risc crescut, intensificăm verificările sistemelor critice și pregătirea echipelor, astfel încât intervenția să fie una planificată și coordonată.
Aici se vede foarte clar valoarea unui model operațional integrat. Într-o situație critică nu mai discutăm separat despre servicii tehnice, securitate, curățenie sau celelalte servicii soft. Discutăm despre capacitatea întregii organizații operaționale de a menține clădirea funcțională și de a proteja siguranța și experiența utilizatorilor.
În situații de criză, valoarea integrării se vede în viteza deciziei, claritatea responsabilității și capacitatea de mobilizare.
Pentru noi, reziliența unei clădiri nu înseamnă doar infrastructură. Înseamnă infrastructură, oameni, procese și capacitatea acestora de a funcționa ca un singur sistem.
Ce investiții în infrastructura tehnică (sisteme HVAC, izolare termică, sisteme de drenaj, protecție anti-inundații) au fost prioritizate în ultima perioadă?
Cred că discuția despre investiții trebuie mutată de la proiecte individuale către lifecycle management.
Într-un portofoliu matur, investițiile tehnice nu ar trebui să fie rezultatul unei succesiuni de urgențe. Este necesar un plan multianual de CAPEX, construit coerent pe baza stării activelor, performanței acestora, consumurilor, riscurilor operaționale și strategiei proprietarului pentru clădire.
Rolul Facility Managerului devine foarte important în această ecuație. Avem acces direct la istoricul operațional al activului și putem transforma aceste informații într-o strategie de investiții: ce trebuie modernizat, unde este necesară redundanță, ce investiții pot fi amânate în siguranță și unde un CAPEX realizat astăzi poate genera economii operaționale pe termen lung.
În ultima perioadă vedem un interes crescut pentru modernizarea HVAC, eficiență energetică, automatizarea clădirilor, infrastructura critică și creșterea rezilienței în fața evenimentelor climatice.
Dar, din perspectiva mea, mai important decât lista investițiilor este modul în care acestea sunt prioritizate.
CAPEX-ul, OPEX-ul, consumul energetic și mentenanța trebuie analizate ca părți ale aceleiași ecuații economice.
În momentul în care faci acest lucru, nu mai administrezi doar bugetul tehnic al unei clădiri. Începi să administrezi costul ei pe întreg ciclul de viață.
Cum arată strategia de mentenanță preventivă a companiei și cât de mult a evoluat aceasta odată cu creșterea riscurilor climatice?
Mentenanța preventivă rămâne fundamentul unei operări corecte, dar industria intră într-o etapă mult mai interesantă: tranziția reală către mentenanța predictivă.
Mult timp am discutat despre acest concept mai degrabă teoretic. Astăzi, evoluția BMS-urilor, creșterea volumului de date disponibile din clădiri și maturizarea platformelor software ne permit să trecem gradual de la intervale fixe de mentenanță către intervenții fundamentate pe comportamentul real al activelor.
Următorul pas este utilizarea acestor date pentru identificarea deviațiilor și anticiparea comportamentului activelor. Aici, modelele bazate pe machine learning încep să aibă aplicații reale în Facility Management, pentru că pot identifica tendințe și potențiale probleme înainte ca acestea să genereze un incident. Nu vorbim despre înlocuirea expertizei tehnice, ci despre crearea unor instrumente care îi permit specialistului să ia decizii mai rapid și pe baza unui volum mult mai mare de informații.
În paralel, lucrăm la dezvoltarea propriei soluții SaaS, pe care ne propunem să o lansăm anul viitor. Ambiția noastră este ca aceasta să completeze serviciile de Facility Management și să creeze o legătură mult mai puternică între datele generate de clădire și deciziile operaționale.
Direcția este, în esență, foarte simplă: de la reacție, la prevenție și, mai departe, la predicție.
Cred că aici se va produce una dintre transformările importante ale industriei. Facility Managerul viitorului nu va administra doar intervenții și planuri de mentenanță. Va administra performanța activelor pe baza datelor.
Ce rol joacă eficiența energetică și sustenabilitatea în planurile operaționale pe termen mediu și lung ale companiei?
Eficiența energetică și sustenabilitatea au devenit componente centrale ale strategiei noastre operaționale. Nu le mai tratăm ca proiecte punctuale sau exclusiv ca obiective ESG, ci ca parte din modul în care trebuie administrată o clădire performantă pe termen lung.
Din acest motiv, dezvoltăm intern competențe dedicate de Energy Efficiency și Sustainability, integrate în divizia noastră de Workplaces. Obiectivul este să putem evalua permanent performanța energetică a proprietăților pe care le administrăm și să identificăm atât optimizările care pot fi implementate operațional, cât și investițiile care trebuie incluse într-un plan multianual de CAPEX.
În practică, strategia pornește de la măsurare și de la înțelegerea modului în care funcționează efectiv clădirea. Urmărim evoluția consumurilor, performanța sistemelor, modul de utilizare a spațiilor și diferențele dintre performanța proiectată și cea reală. De aici putem construi măsuri de optimizare și putem fundamenta investițiile cu impact relevant asupra consumului și costurilor de operare.
Din perspectivă operațională, sustenabilitatea trebuie să fie și sustenabilă economic. Fiecare investiție trebuie analizată prin prisma impactului, perioadei de recuperare și contribuției sale la performanța activului pe întreg ciclul de viață. Trebuie să existe permanent un echilibru între eficiență energetică, sustenabilitate, confortul ocupanților și viabilitatea economică.
Aici se leagă foarte bine și strategia noastră de Integrated Facility Management. Atunci când ai într-un singur model operațional serviciile tehnice, energia, Sustainability, curățenia și celelalte servicii soft, poți analiza clădirea în ansamblu și poți identifica optimizări care sunt dificil de observat într-un model fragmentat.
Iar acest lucru este cu atât mai relevant astăzi, când service charge-ul a devenit o provocare importantă pentru piața din România. Proprietarii și chiriașii sunt mult mai atenți la costul total de ocupare, iar rolul nostru este să găsim eficiență fără să diminuăm calitatea serviciilor sau performanța activului.
Pe termen lung, obiectivul nostru este ca eficiența energetică și sustenabilitatea să nu mai reprezinte un proiect separat de Facility Management, ci un indicator firesc al performanței operaționale a fiecărei clădiri pe care o administrăm.
Din punct de vedere al operațiunilor, care considerați că vor fi principalele direcții de dezvoltare tehnică pentru portofoliul de clădiri în următorii ani?
Văd o convergență foarte clară între specializare, integrare și tehnologie.
Prima direcție este dezvoltarea competențelor proprii în zonele critice pentru performanța clădirii. Internalizarea HVAC-ului și dezvoltarea capabilităților de Energy Efficiency și Sustainability fac parte din această strategie.
A doua este Integrated Facility Management. Cred că piața va continua să evolueze de la achiziția individuală a serviciilor către modele în care un partener își asumă responsabilitatea pentru performanța operațională a proprietății în ansamblu.
A treia direcție este integrarea tehnologiei în modelul de operare.
BMS-urile devin mai performante, clădirile generează cantități tot mai mari de date, iar sistemele software încep să transforme aceste informații din simple rapoarte în instrumente de decizie.
Soluția SaaS pe care o dezvoltăm se înscrie exact în această strategie. Nu vedem tehnologia ca pe un produs separat de Facility Management, ci ca pe un layer suplimentar de inteligență operațională. Obiectivul este să conectăm datele disponibile în clădire cu activitatea echipelor de Facility Management și să transformăm informația tehnică în decizii privind mentenanța, consumurile, costurile și performanța activelor.
Pe termen mediu, cred că diferența nu va mai fi făcută exclusiv de capacitatea unui operator de a furniza servicii, ci de capacitatea lui de a integra oameni, procese, tehnologie și date într-un singur model de performanță pentru clădire.
Ce recomandări ați da altor administratori de clădiri de birouri, în baza experienței acumulate în gestionarea riscurilor climatice și tehnice?
În primul rând, cred că trebuie să încetăm să tratăm fenomenele climatice extreme ca pe niște excepții. Ele trebuie incluse în scenariile normale de risc și în strategia de operare a proprietății.
Asta începe cu o înțelegere foarte bună a vulnerabilităților activului și trebuie să se traducă ulterior într-un plan multianual de CAPEX tehnic. Riscurile trebuie prioritizate în funcție de probabilitate, impact și cost, iar investițiile trebuie programate înainte ca vulnerabilitățile să se transforme în incidente. Din experiența noastră, abordarea planificată este aproape întotdeauna mai eficientă decât CAPEX-ul făcut sub presiunea unei situații de urgență.
În paralel, trebuie să evolueze și mentenanța. Datele furnizate de clădire, BMS-urile și noile platforme software ne permit să trecem gradual de la mentenanța preventivă către modele condition-based și, ulterior, predictive maintenance.
La fel de importantă este pregătirea organizației. Reziliența nu este doar o caracteristică a infrastructurii, ci și a operatorului. Procesele, responsabilitățile, capacitatea de mobilizare și coordonarea dintre serviciile tehnice și cele soft trebuie să funcționeze ca un singur sistem.
Iar toate aceste decizii trebuie evaluate din perspectiva costului total pe ciclul de viață al proprietății. Uneori, cea mai ieftină soluție pe termen scurt generează cel mai mare cost pe termen lung.
Într-un context climatic tot mai dificil, rolul nostru este foarte clar: să anticipăm riscul, să construim reziliență și să asigurăm continuitatea operațională a clădirii la un cost sustenabil pe termen lung.
