Și totuși, realitatea din spitale ramâne dificilă: timpii de așteptare se prelungesc, personalul medical funcționează sub presiune constantă, iar costurile operaționale devin tot mai greu de controlat.
Problema nu este lipsa tehnologiei, ci lipsa rezultatelor vizibile în funcționarea zilnică a spitalelor. Iar cauza nu ține de medicină și nici de insuficiența AI-ului, ci de ceva mai fundamental și mai puțin discutat: leadershipul operațional.
Una dintre cele mai profunde presiuni cu care se confruntă astăzi spitalele este de natură operațională
Spitalele sunt unele dintre cele mai complexe organizații care există. Ele gestionează simultan fluxuri de pacienți, programări, paturi, săli de chirurgie, echipamente medicale critice, logistică, mentenanță, energie, securitate și resurse umane. Toate aceste componente influențează direct actul medical, chiar dacă nu sunt vizibile pentru pacient.
Din perspectiva liderilor de spitale, problemele dominante nu sunt clinice, ci legate de capacitate, utilizarea resurselor și funcționarea zilnică a organizației. Actul medical rămâne esențial, dar performanța sa rămâne condiționată de modul în care aceste sisteme “din spate” sunt coordonate.
În cele mai multe spitale, inclusiv în România, aceste procese sunt gestionate fragmentat, pe silozuri digitale, cu sisteme care nu comunică între ele și cu decizii luate reactiv. Lipsa unei imagini de ansamblu face ca problemele sa fie tratate punctual, nu sistemic. Rezultatul este o acumulare de ineficiențe “invizibile”, care nu apar imediat în raportare, dar care generează costuri, intarzieri si presiune uriasa asupra personalului.
Datele internaționale confirmă amploarea acestei probleme. Un raport recent Veradigm arata ca pana la 25% din cheltuielile unui sistem de sanatate sunt generate de fragmentare operațională și administrativă, nu de actul medical propriu-zis. În 2024, doar în SUA, costurile administrative ale spitalelor au ajuns la 166 de miliarde de dolari, generate în mare parte de verificarea și alinierea manuală a datelor nealiniate între sisteme diferite – verificări duplicate de facturare, corecții de dosare, procese repetitive care nu adaugă nicio valoare clinică.
Dincolo de costuri, fragmentarea operațională are un efect mai profund: creează pierderi “invizibile” în activitatea zilnică a spitalelor. Procese redundante, coordonare manuală, fluxuri paralele și soluții de tip workaround devin parte din mecanismele de supraviețuire zilnice. În acest context, o parte din efortul organizațional este consumată pentru a menține funcționarea de bază a spitalului, nu pentru a îmbunătăți performanța.
Romania nu are costuri de aceeași magnitudine, dar se confruntă cu aceeași problemă structurală, amplificată de resurse mai limitate: fragmentare, muncă manuală excesivă și lipsa unui control operațional integrat.
De ce digitalizarea nu este suficientă
În ultimul deceniu, multe spitale au facut pași importanți spre digitalizare. Au fost implementate sisteme informatice medicale, solutii administartive si platforme de raportare. Problema este ca, de cele mai multe ori, aceste sisteme au fost introduse ca proiecte separate, fara o arhitectura unitara si fara o viziune operațională clară.
Digitalizarea, în sine, nu creează automat control. Din contră, poate amplifica haosul dacă datele sunt dispersate, necorelate și folosite aproape exclusiv pentru raportare retrospectivă. Un spital poate fi “digitalizat” și totusi incapabil să raspundă rapid la o criza operațională sau să anticipeze un blocaj major.
Aici se conturează problema-cheie: digitalizarea fără control operațional. Un exemplu relevant vine dintr-un studiu recent realizat de FTI Consulting. Desi 81% dintre spitalele din SUA folosesc astăzi o strategie de “digital front door” – tehnologii menite să faciliteze accesul pacienților la servicii medicale, rezultatele operaționale nu au evoluat în direcția așteptată. 68% dintre managerii de spitale raportează creșteri semnificative ale timpilor de așteptare, ajungând în unele cazuri până la trei ore.
Acest paradox este extrem de relevant și pentru România: digitalizarea punctelor de acces și a interacțiunii cu pacientul nu rezolvă automat blocajele din “spatele scenei”. Fără procese operaționale bine coordonate, fără vizibilitate în timp real asupra capacității și resurselor și fără decizii integrate, soluțiile digitale pot îmbunătăți experiența pacientului la primul contact cu spitalul, dar pot accentua frustrările pe parcursul îngrijirii.
De aceea, este esențial de înțeles că tehnologia, inclusiv AI-ul, nu poate înlocui organizarea operațională. Ea poate susține și accelera deciziile, dar numai acolo unde procesele sunt clare, datele sunt integrate, iar responsabilitățile sunt bine definite.
Luate împreună, aceste realități indică o problemă de fond: spitalele nu mai suferă din lipsă de date sau tehnologie, ci din lipsă de coerență operațională. Activele, fluxurile și oamenii sunt gestionați prin sisteme separate, optimizate local, dar deconectate de contextul operațional global. Deciziile se iau cu vizibilitate parțială, coordonarea rămâne în mare parte manuală, iar reacțiile sunt mai degrabă reactive decât anticipative.
În majoritatea industriilor critice - precum energie, aviație, transport, producție - performanța nu este lăsată la voia întâmplării. Ea este susținută de platforme de management operațional care conectează activele, procesele și oamenii, într-o singură interfată operațională, cu vizibilitate în timp real.
Sănătatea nu este fundamental diferită. Este la fel de complexă, la fel de critică și la fel de dependentă de coordonare operațională.
Ce înseamnă, de fapt, un spital smart
Un spital smart nu este cel cu cele mai multe aplicații sau cu cei mai avansați algoritmi de AI. Este un spital care își cunoaște în timp real propriile operațiuni, își înțelege resursele și poate lua decizii informate, coordonate și rapide, înainte ca problemele să devină crize.
Un astfel de spital funcționează pe câteva principii-cheie:
- Vizibilitate end-to-end asupra activelor, a infrastructurii și a proceselor, astfel încât echipamentele medicale, spațiile și resursele să fie disponibile atunci când sunt necesare - nu căutate în momente de presiune.
- Date operaționale integrate și corelate, provenite din sisteme diferite, dar reunite într-o singură sursă de adevăr, care permite înțelegerea relațiilor dintre evenimente, nu doar raportarea lor.
- Management activ al proceselor operaționale, prin definirea clară a fluxurilor critice (de la pacient și personal, până la logistică și mentenanță), monitorizarea lor în timp real și identificarea punctelor de blocaj și variație.
- Capacitatea de a trece de la reacție la predicție, prin monitorizarea continuă a performanței operaționale și anticiparea blocajelor, a defecțiunilor și a supraîncărcării resurselor.
- Procese clare de decizie și responsabilitate, în care informația ajunge la oamenii potriviți, la momentul potrivit, iar deciziile pot fi executate rapid și coerent, nu doar aprobate pe hârtie.
În practică, aceste principii sunt susținute de o platformă operațională integrată, care completează sistemele clinice, conectează infrastructura, activele și procesele non-clinice la fluxurile zilnice și oferă managementului un control unificat asupra spitalului.
Această platformă funcționează ca un “creier digital” al spitalului pe zona non-clinică: nu înlocuiește actul medical, dar îl susține prin coordonare, vizibilitate și decizie operațională în timp real.
Concluzie
Spitalele nu eșueaza din cauza medicinei. Medicii iși fac treaba, adesea în condiții dificile și cu resurse limitate. Spitalele eșuează atunci când lipsesc structurile și procesele operaționale necesare pentru a susține actul medical la scară mare.
Transformarea reală a spitalelor începe cu vizibilitatea operațională, date integrate, management activ al proceselor și cu o conducere capabilă să poată lua decizii informate, bazate pe date, în timp real. Abia pe această fundație, AI-ul și Big Data pot produce impact operațional și rezultate măsurabile.
Despre autoare
Dr. Elena Ovreiu este expert în HealthTech și transformare operațională a spitalelor, autor al volumului “Spital Smart: Ghid Practic de Transformare Digitala a Spitalelor” și CEO & Founder HealthTech Forum, platformă internațională de dialog între spitale, industrie și decidenți.
Despre Asociația 360
Fondată în 2019, Asociația 360 (Think Tank 360) urmărește o viziune holistică asupra educației, cercetării, inovării și digitalizării din România. Misiunea sa este de a facilita colaborarea între educație, guvern și mediul de afaceri pentru a stimula progresul și investițiile în cercetare și prognoză economică. Este singurul ONG din România aflat sub auspiciile Universității Stanford și susține activ comunitatea Data Science locală, promovând diversitatea, echitatea și incluziunea. Think Tank 360 are un rol activ în implementarea Legii UE privind Inteligența Artificială, oferind claritate privind transparența, etica și prejudecățile legate de AI și creând punți între guvern, sectorul privat și societatea civilă. Din iunie 2023, organizația oferă servicii în domeniul inteligenței artificiale fiabile, managementului riscurilor, conformității, inovației și protecției drepturilor fundamentale, consolidând România în centrul digitalizării și inovării societale.
