Pornește de la modul în care lucrează echipa
Numără câți oameni vin zilnic la birou și câți vin ocazional, apoi stabilește ce activități se desfășoară acolo: întâlniri cu clienții, apeluri video frecvente, muncă în liniște sau lucru în echipă. De aici rezultă numărul de săli separate, criteriu care restrânge căutarea mai mult decât suprafața totală.
Tot de aici reiese și tipul de spațiu potrivit etapei în care se află firma:
- biroul clasic oferă spațiu propriu și libertate mare de amenajare;
- biroul echipat include de obicei mobilier și servicii de administrare;
- spațiul de coworking funcționează bine pentru echipe mici sau pentru colaboratori care lucrează hibrid;
- biroul virtual oferă o adresă pentru corespondență și, în anumite situații, pentru sediul firmei.
Spațiile de birou apar atât pe site-urile agențiilor, cât și în anunțurile puse direct de proprietari, deci merită căutate în mai multe locuri. Platformele de anunțuri le adună pe amândouă: în secțiunea de anunțuri imobiliare din România filtrezi după localitate, tip de spațiu și suprafață, iar descrierile detaliate și datele de contact verificate îți arată dinainte ce merită vizitat.
Verifică ce înseamnă suprafața din anunț
Întreabă dacă prețul se raportează la suprafața utilă sau la cea închiriabilă. Suprafața închiriabilă include o cotă din holuri, lifturi și alte zone comune ale clădirii, așa că fără această lămurire compari greu două oferte aparent identice.
Calculează apoi suprafața pe persoană și adaugă separat sălile de ședințe, recepția și zona de servire a mesei. Vezi și cât din spațiu poți mobila efectiv: într-un spațiu de 100 de metri pătrați cu stâlpi, nișe și un hol lung încape vizibil mai puțin decât într-unul deschis, de aceeași suprafață.
Lămurește din timp dacă proprietarul acceptă extinderea ulterioară a contractului cu un spațiu alăturat. Dacă estimezi că echipa va crește în următorii doi ani, afli de pe acum dacă poți rămâne în aceeași clădire sau te muți din nou.
Cere costul lunar complet, în scris
Chiria din anunț reprezintă doar o parte din cheltuiala lunară. Cere o situație care să includă:
- chiria de bază și formula de actualizare anuală;
- taxa de administrare și ce acoperă ea;
- utilitățile și modul în care se repartizează între chiriași;
- internetul, accesul după program și folosirea sălilor comune;
- parcarea și costul locurilor suplimentare.
Pune separat cheltuielile de început: garanția, comisionul agenției, mobilierul, cablarea și mutarea. Împarte apoi costul total lunar la numărul de posturi de lucru, pentru că astfel compari ofertele mai bine decât după prețul pe metru pătrat.
Cere-i proprietarului și un istoric al facturilor de utilități pe ultimele douăsprezece luni. Din consumul real afli mai mult decât din orice estimare, mai ales în clădirile construite înainte de normele actuale de izolare.
Vizitează spațiul la ore diferite
Programează cel puțin două vizite, în momente diferite ale zilei. Urmărește cât durează accesul în parcare, cât de aglomerate sunt străzile din jur la orele de vârf, cât de mult se aude traficul cu geamurile închise și câtă lumină naturală intră în zonele de lucru.
La fața locului, verifică poziția prizelor, numărul grupurilor sanitare, curățenia spațiilor comune și funcționarea lifturilor. Dacă firma folosește echipamente cu consum ridicat, cere ca un electrician autorizat să evalueze tabloul electric și numărul circuitelor înainte de semnare.
Uită-te și la accesibilitatea pentru persoane cu mobilitate redusă: rampele, lifturile, lățimea ușilor și grupurile sanitare adaptate. Ține cont de ele mai ales dacă primești clienți sau organizezi interviuri la sediu.
Clarifică ce poți modifica în spațiu
Puține spații se potrivesc din prima cu felul în care lucrează o echipă. Stabilește din timp ce intervenții sunt permise: compartimentări, modificări la instalația electrică, montarea unor panouri fonoabsorbante, schimbarea corpurilor de iluminat.
Află cine suportă costul acestor lucrări și dacă proprietarul acceptă o reducere de chirie în schimbul amenajării. Lucrările la instalații le execută o firmă autorizată, iar proprietarul cere de obicei acordul în scris înainte de începerea lor.
Discută și situația de la final de contract: ce rămâne pe loc și ce trebuie readus la starea inițială. În funcție de răspuns, poți ajunge la un buget de amenajare complet diferit.
Stabilește criteriile înainte de prima vizită: modul de lucru al echipei, suprafața reală, costul lunar pe post de lucru și marja de amenajare. Cu lista în față, compari două spații în câteva minute și le poți explica celorlalți pe ce bază ai ales.
