Continuitatea afacerii este privita ca un proces de gestiune a evenimentelor neprevazute, avand ca obiectiv reluarea operatiunilor in eventualitatea unui dezastru in cel mai scurt timp posibil si cu cele mai scazute costuri. „Romanii au o zicala: cumpara-ti vara sanie si iarna caruta”, afirma Mihai Rada, Senior Manager in cadrul KPMG.

„Interpretarea acestei zicale este simpla: inseamna sa fii pregatit. Desi primul lucru la care ne gandim atunci cand vorbim despre continuitatea unei afaceri este sa fim pregatiti pentru evenimente neasteptate, odata cu trecerea timpului acest concept a devenit din ce in ce mai complex” continua Rada.

Incepand de anul trecut ne confruntam cu o noua provocare, o plaga care fusese uitata in ultimii 80 de ani: o criza financiara aflata in plina desfasurare. Aceasta situatie evidentiaza si mai mult importanta unui management adecvat al continuitatii afacerii pentru organizatiile din toata lumea. Acele organizatii care efectueaza analize de evaluare a riscului si a impactului asupra afacerii in mod regulat, au o viziune mai buna si mai actualizata asupra importantei propriilor procese de business care a putut fi apoi utilizata pentru a oferi un raspuns prompt crizei mondiale.

„Continuitatea Afacerii furnizeaza managementului nu numai o lista de procese si resurse, dar si o aprofundare a interdependentelor intre procesele critice, intr-o maniera exacta si actualizata. Intr-o vreme in care intrebarea cea mai frecventa pe buzele fiecarui manager este “Ce va aduce ziua de maine?”, efectele unei amenintari generale (cum ar fi un incendiu in sediul central sau un atac informatic), ar putea fi dezastruoase pentru o institutie financiara nepregatita”, afirma Aurelia Costache (foto), KPMG IT Advisory Partner.

In a doua jumatate a anului 2008 departamentul IT Advisory din cadrul KPMG Romania a efectuat un studiu de piata legat de managementul continuitatii afacerii pe piata financiara din Romania.

Studiul s-a derulat prin organizarea de grupuri de lucru cu persoanele responsabile dintr-un numar de institutii financiar-bancare prezente in Romania administrand peste 70% din totalul activelor de pe piata bancara. Obiectivul studiului l-a constituit determinarea maturitatii proceselor implementate de catre organizatiile financiar-bancare din Romania in scopul asigurarii continuitatii operatiunilor in caz de necesitate.

„Cu toate ca acest studiu este primul de acest tip pe piata financiara romaneasca, rezultatele erau oarecum previzibile: numai o treime dintre organizatiile participante au planuri de continuitate a afacerii implementate, care sunt testate si actualizate in fiecare an” afirma Aurelia Costache, IT Advisory Partner.

Celelalte organizatii sunt in proces de dezvoltare si implementare a unui program de management a continuitatii afacerii. Cu toate acestea, primii pasi au fost facuti, avand in vedere ca in cele mai multe cazuri organizatiile financiar-bancare au implementat cel putin solutii de recuperare in caz de dezastru, si in special solutii de asigurare a functionarii infrastructurii IT.

Implementarea proceselor de continuitate a afacerii a fost facuta in cele mai multe cazuri ca urmare a cerintelor Bancii Nationale a Romaniei (BNR) si a Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor (CSA). Norma 17/2003 a BNR precum si Ordinul 113117/2006 al CSA specifica ca “In vederea evitarii pierderilor generate de intreruperea activitatii datorita unor factori externi ce nu pot fi controlati de catre institutiile de credit (sau de asigurari), acestea trebuie sa elaboreze planuri alternative (de rezerva), care sa le permita reluarea activitatii in cazul aparitiei unor situatii neprevazute. Functionarea planurilor alternative trebuie testata periodic prin simularea operatiunilor pe sistemele de rezerva, in scopul verificarii disponibilitatii acestora”.

Numai un mic procentaj dintre respondenti vad un avantaj competitiv in cazul dezvoltarii unui program de management al continuitatii afacerii (En: Business Continuity Management „BCM”).

"Pentru organizatiile care au un program BCM implementat, persoanele responsabile ar trebui sa se intrebe: Acum cand avem un program implementat, putem obtine beneficii de pe urma lui? Raspunsul ar trebui sa fie afirmativ: capacitatea de continuitate a afacerii in cadrul unei organizatii da incredere clientilor atunci cand isi aleg furnizorul de servicii (in cazurile noastre, ca si banca sau companie de asigurari preferata)", spun specialistii KPMG.

Citeste si:

Studiul de piata a dezvaluit caracterul imatur al pietei in acest context, avand in vedere ca acele organizatii care au un plan de continuitate implementat nu se folosesc de acest lucru in scopuri strategice de marketing.

Programul de administrare a continuitatii afacerii nu este doar un proiect derulat la un moment dat, ci o noua functie in cadrul oricarei organizatii ce va avea nevoie de imbunatatire continua pentru a beneficia de intreaga lui valoare. O cale prin care se poate obtine acest lucru este de a masura continuu si efectiv performanta programului.

„Studiul nostru de piata a relevat drept cele mai comune metode prin care organizatiile isi evalueaza programul de administrare a continuitatii afacerii, testarile periodice ale planului si observatiile de audit. Un mic numar de respondenti a admis ca nu isi evalueaza planul BCM prin nici o metoda. Ne asteptam ca acest aspect sa fie adresat in urmatorii ani, prin folosirea unor standarde recunoscute la nivel international cum ar fi COBIT si care devin din ce in ce mai cunoscute printre profesionisti”, afirma Costache.

Pentru a fi capabile sa deruleze eficient procesele de continuitate a afacerii, organizatiile nu trebuie sa priveasca doar intern, ci trebuie sa inteleaga de asemenea legaturile si interdependentele cu furnizorii externi si, oricat de straniu ar suna, cu competitorii. Dezastrele la scara mare impun organizatiilor sa colaboreze intre ele si cu autoritatile de reglementare de pe piata. Acestia ar trebui sa acorde aceeasi atentie aspectelor legate de continuitatea pietei de profil la fel ca oricarei alte prioritati de pe agenda lor.

La nivel mondial, o serie de organisme de reglementare precum Autoritatea Serviciilor Financiare din Marea Britanie sau Autoritatea Monetara din Singapore au lansat un numar de initiative menite sa imbunatateasca programele de continuitate, cu o cooperare stransa intre jucatorii de pe piata respectiva.

Revenind la studiul citat, specialistii KPMG au constatat o integrare redusa a planurilor de continuitate a afacerii ale organizatiilor cu cele ale furnizorilor externi (cum ar fi furnizorii de utilitati, tehnologia informatiei sau furnizori de servicii pentru procese de afaceri).

Mai exact, aproape doua treimi dintre organizatiile financiare participante la studiul de piata nu si-au integrat planurile de continuitate a afacerii cu cele ale furnizorilor iar cei care sustin ca au integrat aceste planuri, au preferat de fapt sa colaboreze cu 2 furnizori pentru serviciile critice.

Unul dintre aspectele principale ale managementului continuitatii afacerii este faza de testare. Atat initial cat si ulterior, testele periodice dau organizatiilor siguranta ca planurile lor functioneaza efectiv si ofera informatii valoroase pentru imbunatatirea ulterioara a acestora.

Studiul a aratat ca testele pentru planurile de continuitate a afacerii sunt organizate rar de catre institutiile financiare din Romania. Aceia care isi testeaza planurile lor de actiune sunt mai concentrati pe aspectele legate de tehnologia informatiei (ex.: recuperarea aplicatiilor, recuperarea infrastructurii, etc.) si mai putin interesate de testarea aspectelor umane si proceselor de afaceri ale planurilor de continuitate.

Situatia este asemanatoare si in ceea ce priveste pregatirea angajatilor si constientizarea acestora: cei mai multi dintre respondenti au afirmat ca angajatii nu sunt suficient pregatiti in ceea ce priveste managementul dezastrelor si al continuitatii afacerii (aproape jumatate dintre respondenti au afirmat ca angajatii lor nu au beneficiat de nici un fel de cursuri).

Pe de alta parte, aproape un sfert dintre participanti sustin ca angajatii lor primesc suficiente cursuri in ceea ce priveste programul BCM restul sustinand ca, desi organizeaza cursuri regulate pentru angajati, programul de instruire necesita unele imbunatatiri.