In secolul vitezei si al internetului, comunicarea se face, de cele mai multe ori, folosind email-ul si, in ciuda faptului ca este extrem de util si puternic, inspira adesea teama si neintelegere. Email-ul s-a transformat in ultimii ani in cel mai eficient si rapid mijloc de comunicare, pe care toti il folosim, fie in interes de serviciu sau in interes personal insa, stie toata lumea cum sa-l utilizeze corect?


Foto:
email, Shutterstock

In continuare va prezentam regulile oferite de Google pentru diminuarea sentimentului de teama si nestiinta care poate pune stapanire si pe cei mai increzatori si optimisti:

Raspunde rapid.

Exista persoane pe care te poti baza ca raspund prompt la email-uri si persoane carora le ia foarte mult timp sa raspunda. Incercati sa faceti parte din prima categorie. Cei mai de succes si, totodata, cei mai ocupati oameni raspund repede email-urilor pe care le primesc, fara a face o selectie. Raspunzand promt si cu acuratete stabilesti un feedback pozitiv in comunicarea cu echipa sau colegii, avand mai multe sanse sa fii inclus in discutiile importante si in luarea deciziilor. Raspunsurile trebuie sa fie scurte si la obiect, demonstrand ca ai inteles ce ai de facut. Un exemplu negativ de raspuns ar suna cam asa: “Sunt coplesit si nu stiu cand sau daca voi ajunge sa ma ocup de email-ul tau, asa ca, daca ai nevoie de feedback-ul meu va trebui sa astepti un timp, nu se stie exact cat. Plus eu nu te plac.”

Fiecare cuvant conteaza si nu este necesar sa exagerezi cu propozitii inutile.

In cazul in care doresti rezolvarea unei probleme, incearca sa o descrii clar si concis chiar daca, poate de multe ori sa necesite mai mult timp.

Incearca sa iti cureti inbox-ul in mod constant.

De cate ori s-a intamplat sa stai in fata calculatorului uitandu-te la inbox-ul tau plin de email-uri, incercand sa te decizi la care sa raspunzi mai intai? Fiecare moment petrecut gandindu-te la acest lucru este o pierdere de timp. La fel se intampla si cu mesajele deja citite asupra carora revii pentru ca nu le-ai rezolvat. Cand deschizi un mesaj nou ai cateva optiuni: citeste destul incat sa iti dai seama ca nu este necesar sa-l citesti pe tot, citeste-l si actioneaza pe loc, citeste-l si actioneaza mai tarziu sau citeste-l mai tarziu (in cazul acelor mesaje care merita citite dar, nu sunt urgente si ai pierde prea mult timp pe moment).

Ocupa-te de primele intrate.

Controleaza-ti inbox-ul in ordinea LIFO (Last In First Out). De cele mai multe ori, sarcinile mai vechi sunt preluate de altcineva.

Aminteste-ti ca esti un router.

Atunci cand primesti un email cu informatii utile ia in considerare si faptul ca mai sunt persoane care ar dori sa stie acele informatii.

Cand utilizezi functia Bcc, intreaba-te mai intai de ce.

Bcc este prescurtarea de la “blind copy”, mai exact copie de informare confidentiala. Destinatarii din Bcc sunt invizibili pentru ceilalti destinatari ai mesajului (inclusiv pentru restul destinatarilor din Bcc). Singura data cand se recomanda utilizarea functiei Bcc este atunci cand scoti pe cineva dintr-un sir de email-uri trimise. Intr-o cultura transparenta incercarea de a ascunde ceva este contraproductiva si o potentiala escrocherie.

Nu tipa.

Daca simti nevoia sa tipi, fa-o. Este MULT MAI USOR sa o faci pe cale electronica.

Faciliteaza posibilitatea de a urmari cerintele.

Cand trimiti un mesaj cuiva, cu anumite cerinte, copiaza-l ulterior cu eticheta “follow up”. In felul acesta devine mult mai usor sa gasesti si sa urmaresti lucrurile ce trebuiau facute, doar retrimiti mesajul original cu intro-ul “este gata cerinta?”

Ofera-ti ajutor in viitor.

Daca primesti ceva ce crezi ca ar putea avea o mare importanta sau ar putea sa iti fie de folos, trimite-ti mesajul si tie impreuna cu cateva cuvinte cheie care sa descrie continutul. Acest lucru nu este folositor doar pentru email-uri, ci si pentru documente importante pe care le-ai salvat si de care este posibil sa ai nevoie mai tarziu.

Citeste si:

Sursa articolului este 9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt

Foto main: email, Shutterstock