Stop pierderii banilor: Combaterea pierderilor in companiile energetice si de utilitati

In vremuri de criza economica, valoarea banilor creste. Pentru majoritatea companiilor, acest lucru se traduce prin reducerea costurilor, dar si prin mentinerea unor controale stricte asupra veniturilor pentru a se asigura ca acestea sunt contabilizate in totalitate si colectate intr-un timp rezonabil. Companiile energetice si de utilitati nu fac exceptie. Mai mult chiar, se poate spune ca in perioade de criza, acestea se confrunta cu un risc crescut de pierdere a unei parti semnificative din venituri si a capitalului acumulat.

Companiile energetice si de utilitati detin retele prin care aprovizioneaza consumatorii cu electricitate, apa sau gaz, toate fiind expuse riscului pierderilor ce apar in timpul distributiei prin retelele respective. O parte dintre aceste pierderi pot fi atribuite consumului intern al companiei sau unor cauze expicabile stiintific (vechimea retelei sau a infrastructurii de transport, tehnologia de transmitere, distanta acoperita, etc.).

Asemenea pierderi sunt tehnologice si pot fi calculate cu o precizie rezonabila folosind modele matematice specifice fiecarei retele de distributie. Imbunatatirea conditiilor tehnice a retelelor de distributie si a infrastructurii tinde de obicei sa reduca pierderile tehnologice. Aceasta este o metoda directa de reducere a pierderilor.

Exista, totusi, si alte tipuri de pierderi care nu pot fi atribuite motivelor tehnice, nefiind generate in timpul transmiterii sau distributiei, pierderi care includ mai degraba electricitatea, apa sau gazul pe care compania trebuie sa le plateasca furnizorilor dar pe care nu le pot factura consumatorilor intrucat nu se stie unde si cum au aparut pierderile respective. Acestea sunt denumite pierderi non-tehnologice.

Calcularea acestor pierderi (vezi exemplul “balanta energiei” din stanga, principiile sunt similare pentru consumul de gaz si apa) este facuta prin eliminarea pierderilor cunoscute, rezultatul reprezentand venitul pierdut, a carui recuperare devine si mai importanta in contextul crizei economice globale care diminueaza resursele economiilor nationale, transformand lichiditatile intr-un produs extrem de valoros valoare pentru companiile energetice si de utilitati.

Pentru a intelege impactul economic al pierderilor non-tehnologice, sa luam ca si exempu industria distributiei de electricitate. Cifrele EUROSTAT pentru anul 2006, care includ cele 27 state membre UE dar si Croatia, Islanda, Norvegia si Turcia, prezinta totalul pierderilor tehnologice ca fiind 7,49% (252,849 GWH) in cele 31 de tari in timp ce pierderile non-tehnologice reprezinta 1,05% (35,379 GWH).

Putem folosi media ratelor spot practicate pe unele piete nationale europene de energie; de ex. APX in Marea Britanie si Olanda, EXAA in Austria, Powemext in Franta, NordPoll in tarile scandinave, EEX in Germania, OMEL in Spania, GME in Italia, precum si ai unora de pe pietele Europei Centrale si de Est cum ar fi BORZEN in Slovenia si OPCOM in Romania, pentru a cuantifica din punct de vedere monetar aceste pierderi; rezulta un impact economic negativ (la o rata medie de 55 Eur pe MWH) de aproape 14 miliarde Euro datorit motivelor tehnologice si aproape 2 miliarde Euro ca urmare a pierderilor non-tehnologice neexplicabile.

Avand in vedere ca aceste rate spot difera de la tara la tara si companiile de distributie vand electricitate clientilor la preturi ce depasesc uneori de 3-4 ori aceste rate, pierderile reale ale companiilor europene de distributie ca rezultat al pierderilor non-tehnologice reprezinta 6-8 miliarde Euro pe an. Trebuie subliniat ca acesti bani nu sunt pierduti de producatori, autoritatea de reglementare sau sistemul national de transport, ci de catre companiile de distributie.

Mai mult decat atat, autoritatile nationale de reglementare permit companiilor de distributie sa creasca tarifele pentru a acoperi pierderile tehnologice, nu exista o posibilitate similara de a contracara impactul pierderilor non-tehnologice. Desi nu am inclus aici analize similare pentru companiile de distributie de gaz si apa, imaginea este mai mult sau mai putin aceeasi.

Pierderile non-tehnologice pot rezulta ca urmare a unor echipamente de masurare defecte, dar pot aparea si ca rezultat al unei fraudei sau furt organizat. In ultimul dintre cazuri, pierderile apar datorita fraudarii echipamentului de masurare sau a conexiunilor ilegale la retelele de distributie (valabil de obicei in cazul energiei electrice). Acest lucru are un impact important asupra organizatiei, efortul de recuperare a pierderilor putand duce la masuri interne disciplinare sau chiar la implicarea fortelor de combatere a criminalitatii sau autoritatilor judiciare, in functie de circumstante.

Pentru a combate eficient asemenea pierderi, un model operational (incluzand proceduri pentru indentificare, cuantificare, strangerea si analiza dovezilor, precum si activitati de recuperare) trebuie implementat. Acesta ar trebui sa includa si implementarea unor structuri organizationale adecvate dedicate recuperarii pierderilor.

Experienta practica de pe teren recomanda formarea unei echipe de prevenire a pierderilor. Aceasta echipa ar trebui sa detina instrumentele necesare pentru analiza datelor cat si mijloacele de interventie pe teren. Analiza informatiilor poate fi folosita pentru a identifica modele sau tendinte de consum anormale, bazate pe masurarea consumului curent si istoric. Astfel de tendinte anormale pot fi:

• Diferenta brusca intre consumul actual vis-à-vis de consumul istoric reprezentand consumul “normal” sau estimat;
• Compararea consumului intr-o locatie cu media altor locatii cu caracateristici demografice similare deservite de companie (comuna vs. oras, regiuni de campie vs. regiuni muntoase, regiuni limitrofe lacurilor/raurilor vs. regiuni uscate, regiuni la malul marii vs. regiuni continentale, etc.);
• Compararea sezoniera (vara vs. iarna) a locatiilor cu caracteristici demografice similare;
• Corelarea anomaliilor cu schimbarea contoarelor sau a persoanei care citeste consumul;
• Corelarea anomaliilor cu reparatia sau inlocuirea contoarelor sau cu fisa interventiei tehnice; si
• Corelarea anomaliilor cu schimbarea tariful sau schemei de consum alese de client.

Concluziile analizei acestor informatii pot fi utilizate pentru a identifica locatiile “suspecte” si pentru a ghida cu precizie echipele de teren catre acele locatii unde exista o probabilitate foarte mare de existenta a furtului sau fraudei pentru a interveni.

Odata ajunsa pe teren, echipa va inregistra si documenta interventia, va deconecta conexiunile ilegale, va aduna si indexa probele, va calcula si factura pagubele, iar dupa parasirea locatiei clientului va intocmi un raport. Prin urmare, aceste echipe vor trebui instruite in legatura cu aspectele operationale, si poate chiar in tehnici de auto-aparare care ar putea fi necesare in cazul in care o situatie conflictuala escaladeaza. Personalul va trebui echipat cu aparatura specifica interventiei, echipament de auto-aparare permis de lege, echipament de inregistrare si de colectare a dovezilor si sa detina mijloacele tehnice necesare pentru a realiza rapoarte, facturi si alte documente.

Analiza datelor poate fi utila pentru identificarea fraudelor asupra contorului si a furtului organizat; insa in ceea ce priveste detectarea conexiunilor ilegale, simpla analiza a datelor din sistem nu este suficienta. Insa combinata cu o informatie de calitate referitoare la sctructura completa a retelei si conexiunile clientilor la puncte si linii ale retelei de distributie, analiza datelor poate duce la identificarea zonelor unde exista pierderi si poate ghida echipei de teren. Rezultatul va fi o harta a “zonelor fierbinti” bazata pe balantele de energie analizate individual pentru fiecare punct al retelei de distributie, harta care ar putea ghida echipele de teren catre locatiile unde este posibil sa existe conexiuni ilegale (vezi exemplul ilustrat de mai jos).

O conditie prealabila, esentiala pentru functionarea acestei harti, este maparea completa atat a retelei cat si a clientilor, la nivelul celui mai detaliat punct de consum si linie electrica, si integrarea acestei informatii cu sistemul de facturare si management al clientilor, precum si cu diversele instrumente de analiza a datelor. O alta preconditie esentiala este capacitatea de a masura energia electrica (sau gazul/apa) care intra si iese in fiecare punct al retelei pentru a putea stabili o „balanta a energiei”.

In completarea datelor analizate la nivel central, echipele de pe teren pot primi informatii prin intermediul serviciilor de suport clienti (call-centers), de la alti angajati sau prin intermediul departamentelor de asistenta tehnica. Acest tip de informatie trebuie tratat cu un grad ridicat de confidentialitate iar identitatea sursei (“whistle-blower”) trebuie protejata in orice moment.

Intrucat toate departamentele sunt impactate, intr-un fel sau altul, de rezultatele departamentului de reducere a pierderilor, eforturile acestuia vor trebui integrate si cu alte departamente relevante din cadrul companiei, cum ar fi departamentul tehnic si de management al retelei, departamentul comercial si de relatii cu clientii, de facturare si colectare, cat si departamentul juridic. Actiunile specifice intreprinse de aceste departamente legat de orice initiativa de prevenire a pierderilor trebuie documentate corespunzator in cadrul procedurilor operationale si repetate de un numar suficient de ori, cu participarea tuturor celor implicati, inainte de a fi implementate.

Experienta arata ca cea mai rapida cale de implementare a procedurilor de prevenire a pierderilor intr-o companie implica folosirea unei strategii in patru pasi, dupa cum urmeaza:

• Stabilirea obiectivelor de reducere a pierderilor non-tehnologice: Acest lucru implica un calcul cat mai exact al nivelului curent al pierderilor si stabilirea unui obiectiv pe 5 ani de reducere a acestora. Punctul esential aici este un nivel realist al asteptarilor. Spre exemplu, reducerea pierderilor non-tehnologice cu 50% (ex.: de la 7% la 3.5%) in decurs a 5 ani ar fi considerata o realizare semnificativa;

• Realizarea unei analize de senzitivitate legata de initiativa de prevenire a pierderilor: Aceasta implica compararea economiile potentiale (luand in calcul tintele stabilite) cu investitia initiala (ex.: modificari in sistemul ERP si de facturare, instrumente de analiza a datelor, echipamente, autovehicule, tehnologii aditionale de masurare, costuri cu consultanta, etc), cat si costurile de functionare pe 5 ani. O simpla analiza a valorii actualizate nete (NPV) sau a ratei interne de rentabilitate (IRR) poate fi folosita, rezultatele fiind apoi comparate cu costul mediu ponderat al capitalului si nivelul cerut al ratei interne de rentabilitate pentru luarea deciziei de a initia sau nu proiectul, pe baza proiectiilor financiare;

• Planificarea si realizarea unui proiect-pilot, care implica o simulare generala a intregului concept de prevenire a pierderilor in cadrul unei zone sau regiuni, pe o anumita perioada. Rezultatele si concluziile desprinse vor trebui analizate in profunzime inainte de a extinde conceptul la nivelul intretii entitati. Punctul esential aici este faptul ca, desi proiectul-pilot e posibil sa nu genereze rezultatele asteptate, totusi efectul curbei de invatare nu trebuie subestimat, echipele se vor imbunatati pe masura ce vor capata experienta; si
• Extinderea efectiva a proiectului. Personalul care a participat deja in proiectul-pilot poate servi ca facilitator pentru un transfer mai rapid de experienta si pentru a creste efectul curbei de invatare.

Ca pentru orice proiect de implementare, este nevoie de o evaluare post-implementare ce va consta in compararea stadiului actual cu obiectivele initiale, revizuirea analizei initiale de senzitivitate, explicarea deviatiilor si mentinerea unui mecanism care sa ofere informatii despre rezultate si sa dea posibilitatea unei imbunatatiri continue. Cateva lectii importante au fost invatate in urma experientei acumulate prin asistarea clientilor in a rezolva acest tip de probleme:

• Nu incepeti cu asteptarea falsa ca pierderile non-tehnologice vor fi eliminate complet imediat ce procedurile de prevenire a pierderilor vor fi implementate; problema nu va disparea prin magie;

• Asigurati-va ca masurile tehnice si organizationale cerute de modelul de prevenire a pierderilor sunt implementate cu succes. A incepe fara a avea toate aceste masuri implementate nu va duce prea departe;

• Calitatea datelor din sistemul de facturare si urmarire a clientilor este foarte importanta. Daca departamentul de prevenire a pierderilor se poate baza pe aceste informatii pentru a trage concluzii relevante va deveni evident dupa primele vizite pe teren. Daca nu se poate pune baza pe informatia existenta in sistem, acest lucru va necesita o actiune de “curatare” a datelor care va necesita timp si va creste costurile. In acest caz, este de preferat reevaluarea ipotezelor si intrunirea comitetului decizional pentru a lua o hotarare in privinta pasilor de urmat;

• Sursele de obtinere a informatiilor de care se vor folosi echipele de pe teren sunt numeroase; nu numai datele din sistem vor fi folosite, ci toate sursele de informatii trebuie mentinute. Cu toate acestea, analiza datelor (daca este facuta temeinic si folosind informatii de calitate) va genera rezultate consecvente si va ajuta echipele de prevenire a pierderilor sa nu mearga pe ghicite;

• Interventiile de pe teren trebuie sa fie in concordanta in totalitate cu legile nationale legate de proprietatea privata. Acest aspect este foarte important pentru a obtine aprobarile necesare pentru interventiile de pe teren, in caz contrar putand aparea consecinte legale, civile sau penale;

• Odata identificata frauda sau furtul pe teren, problema trebuie rezolvata in cel mai scurt timp posibil, de preferat chiar in momentul finalizarii interventiei de catre echipa de pe teren, in cadrul limitelor impuse de legile nationale specifice. Cea mai mica intarziere poate avea consecinte importante;

• Legislatia europeana care faciliteaza separarea activitatilor intr-o entitate poate face ca diferitele departamente ale companiei care sunt implicate in procesul de prevenire a pierderilor sa existe ca persoane juridice distincte. In acest caz, o atentie speciala trebuie acordata procedurilor privind tranzactiile intre companiile din acelasi grup si contractelor cadru de servicii; si
• Este esential ca periodic sa se compare rezultatele cu obiectivele stabilite si proiectiile financiare, astfel incat managementul sa ia deciziile potrivite, la momentele optime si sa aiba asteptari rezonabile.

In concluzie, pierderile non-tehnologice au un impact economic semnificativ asupra oricarei companii de distributie, dar pot de asemenea sa devina un colac de salvare daca entitatea reuseste sa le recupereze, crescandu-si astfel veniturile. O asemenea recuperare insa poate fi facuta numai prin planificarea si implementarea unor proceduri inter-disciplinare de prevenire a pierderilor, combinate cu un set de informatii, superiore calitativ, legate de clienti si consumul acestora.


Comenteaza articolul

Opinia cititorilor nostri este importanta pentru noi, Wall-Street incurajand publicarea comentariilor voastre. Pe site urmeaza sa isi gaseasca locul numai comentariile pertinente, on-topic, prezentate intr-un limbaj civilizat, fara atacuri la persoane / institutii. Ne rezervam dreptul de a elimina orice comentariu care nu corespunde acestor principii, precum si de a restrictiona accesul la comentarii utilizatorilor care comit abuzuri grave sau repetate.

Wall StreetUltimele stiri online din economie si afaceri

Cauti inspiratie in business sau vrei sa fii la curent cu cele mai importante stiri care influenteaza mediul de afaceri? Activeaza notificarile