Firma fara hartie A4 exista…

… ea se afla pe o straduta linistita dintre Statuia Aviatorilor si Piata Dorobantilor, are 9 angajati si de 18 ani face head hunting. Niciunul dintre angajati nu are vreo hartie pe birou sau in jur, in afara de ziare si de reviste, sau de vreo factura sau alt act contabil care nu raman acolo mai mult de cateva minute, ele ajungand rapid la firma de contabilitate care e in alta parte a orasului; acolo sunt, de altfel, si toate celelalte documente financiare si contabile ale firmei.

Pe server, insa, sunt peste 150,000 de documente active (adica se lucreaza in mod curent cu ele) - din care cea mai mare parte sunt CV-uri - iar in arhiva electronica mai sunt inca vreo jumatate de milion, puse la pastrat, in caz ca… cine stie cand am putea avea nevoie de vreunul din ele. Stiu cifrele astea pentru ca e o firma pe care o cunosc foarte bine, e firma mea de executive search. Ca sa nu aruncam dulapurile, care pana acum cativa ani erau pline cu bibliorafturi si cu tavite pentru hartii, am pus carti si bibelouri in ele, iar rafturile mai de jos, care nu prea se vad, au ramas pur si simplu goale.

Cand am inceput, la putin timp dupa Revolutie, primeam CV-urile si imi notam numele si cateva informatii esentiale intr-un fisier Excel. Dupa un timp, mi-am facut singur o banca de date destul de sofisticata, la vremea aceea, in Access, in care puteam sa-mi notez mult mai multe informatii despre cei pe care ii aveam in vedere, chiar daca nu aveam CV-urile lor.

Fiecare avea o “fisa” in care scriam tot ce auzeam despre el, fie ca era o informatie verificata sau nu: despre unul ca s-a scris in ziar ca l-au prins furand, despre altul ca se spune ca e foarte bun specialist, despre altul ca a fost data afara din firma cu scandal, si tot asa… Nu am sters niciodata pe nimeni din acea banca de date; cineva odata pus va ramane acolo “pe vecie” si toate informatiile si documentele care au legatura cu el se aduna in permanenta. Mi-am dat seama ca, de fapt, eu fac un “cazier” pentru fiecare dintre cei mai cunoscuti manageri de pe scena businessului romanesc. Cate unii dispar cu totul din spatiul public, la un moment dat (insa ei tot raman in calculatorul meu), despre altii notez incontinuu, de 18 ani incoace.

Evident, in tot acest timp numarul de CV-uri crestea si trebuia sa cumpar periodic bibliorafturi si dulapuri in care sa le pun. Incet-incet, numarul de CV-uri venite prin email a inceput sa-l depaseasca serios pe al celor venite prin posta sau prin fax, asa ca ne-am pus serios problema unui nou software, care sa gestioneze mai eficient un volum din ce in ce mai mare de documente. Am fost cat pe ce sa cumparam un sistem clasic de document management (DMS), insa un IT-ist istet ne-a explicat ca putem face acelasi lucru mai bine cu un sistem de business process management (BPM), pe care a si inceput sa-l construiasca in VB, pe SQL. Am angajat o mica echipa de studenti care, in cateva luni, ne-a introdus continutul esential al CV-urilor de pe hartie in noul sistem si, din acel moment, le-am avut pe toate in dublu format, si electronic si pe hartie. De fiecare data cand primeam un CV nou, acesta intra automat in sistem, apoi il tipaream ca sa-l punem si in biblioraftul corespunzator unui cod care arata domeniul de activitate, nivelul managerial etc. Bibliorafturile se adunau cu sutele, asa ca a trebuit sa eliberam o camera, destul de mare, de altfel, ca sa incapa toate. Am cumparat si o scarita, pentru ca unele angajate nu ajungeau la rafturile de sus.

Acest sistem dublu de stocare a CV-urilor ne-a creat destule probleme; una dintre ele era ca, daca un candidat era potrivit pentru mai multe joburi, trebuia sa-i facem copii ale CV-ului ca sa le punem in fiecare dintre bibliorafturile corespunzatoare domeniilor respective. Cand voia cineva sa se intalneasca cu el, trebuia mai intai sa-i scoata toate CV-urile, din toate bibliorafturile, ca sa vada notele de pe fiecare sau sa-i schimbe codificarea. Bineinteles ca foarte des se intampla sa nu geaseasca ceva si auzeam mereu prin firma: “Baaai, la cine e CV-ul lui cutare?” Cu timpul, am reusit sa scapam de aproape toate celelalte hartii din firma si sa avem totul in format electronic, insa de CV-urile de pe hartie nu imi inchipuiam ca voi scapa vreodata.

Adevarata “revolutie” a venit, insa, acum vreo 5 ani, cand am aflat si eu de existenta tablet PC-urilor. Pentru cei care nu stiu (si nu sunt putini, imi dau seama dupa mirarea cu care multi se uita la el cand il vad la mine pe birou), un tablet PC e un calculator pe care il tii in mana ca pe un clipboard si pe care scrii cu pixul exact cum scrii pe o foaie de hartie. Fiind un calculator, poti face, evident, infinit mai multe operatii cu acele “hartie” si “creion” decat poti face cu “echivalentele” lor mai raspandite (inca), din celuloza si lemn. Incepand cu acel moment, lucrurile au inceput sa se schimbe dramatic in firma: in primul rand, cand ne intalnim cu un candidat ii deschidem CV-ul electronic si scriem direct pe el, reducand semnificativ timpul de procesare pentru ca nu mai e nevoie ca, dupa intalnire, sa mergem repede la calculator sa notam tot ce inainte am fi scris pe CV-ul de hartie cu pixul de lemn si tot ce am mai discutat, ca sa nu uitam.

Apoi a venit una din cele mai mari satisfactii din cariera mea de aproape 20 de ani in recrutare: am aruncat sutele de bibliorafturi, cu zecile de mii de CV-uri, ramanand, in plus, si cu o gramada de dulapuri pe care le puteam vinde sau da cadou si cu un spatiu excedentar. Pana la urma ne-am mutat intr-un spatiu mai mic, pentru ca nu mai aveam nevoie de atatea birouri si de atatia angajati. Tot de atunci nu s-a mai pierdut vreodata un CV sau alt document si nu au mai fost candidati care sa nu primeasca raspuns - le trmite calculatorul automat sau ne “trage pe noi de maneca” daca uitam.

Multe alte schimbari (aparent) marunte ne-au facut, in final, sa putem proceduriza complet toata activitatea firmei si sa avem o productivitate greu de imaginat in urma cu cativa ani. Intre timp, aplicatia noastra de BPM devenind din ce in ce mai puternica si mai sofisticata, am reusit sa scoatem din birouri si ultima bucatica de hartie, ceea ce ii face pe multi sa ridice mirati din sprancene cand ajung la noi, spunandu-si, probabil, ca poate au gresit adresa. Ba, odata, un client m-a intrebat foarte candid daca nu cumva asta e casa mea, unde locuiesc…





Comenteaza articolul

Opinia cititorilor nostri este importanta pentru noi, Wall-Street incurajand publicarea comentariilor voastre. Pe site urmeaza sa isi gaseasca locul numai comentariile pertinente, on-topic, prezentate intr-un limbaj civilizat, fara atacuri la persoane / institutii. Ne rezervam dreptul de a elimina orice comentariu care nu corespunde acestor principii, precum si de a restrictiona accesul la comentarii utilizatorilor care comit abuzuri grave sau repetate.