"In general, piata locala este polarizata in doua extreme in ceea ce priveste relocarea intr-o alta cladire de birouri. Prima tine de un pragmatism rece, financiar si functional: vrem sa facem economie de costuri sau ne-am redimensionat echipa – avem nevoie de mai mult sau mai putin spatiu. A doua extrema tine de eticheta: schimbam zona cu una care sa fie pe masura anvergurii companiei sau ne mutam intr-o cladire mai “proaspata”, cu mai multe locuri de parcare si asa mai departe. Intre cele doua se strecoara nevoi functional calitative – angajatii merita un acces mai facil (cazuri reale - angajatii din IT au suficienta flexibilitate pe piata incat sa paraseasca o companie doar pentru ca ajung greu/dificil la birou). Sau, “rara avis”, vrem sa imbunatatim calitatea spatiului (mai mult aer, mai putin zgomot, lumina naturala adecvata). Ultima varianta e mai frecventa in cazul unor multinationale, care exporta subsidiarelor locale, printre multe altele, si conditii standard pentru spatiile de birouri", a declarat Tudor Popp.

Angajatii din IT au suficienta flexibilitate pe piata incat sa paraseasca o companie doar pentru ca ajung greu/dificil la birou

Partenerul Immpuls Real Estate Solutions spune insa ca este nevoie de ceva timp pana cand vom avea in lista scurta a nevoilor companiilor criterii care tin de calitatea spatiului. "Insa competitia cladiri noi-cladiri vechi, in care primele integreaza imbunatatiri reale, iar cele vechi investesc in refurbishment (in cel mai bun caz) functional si tehnic sau “lasa la pret”, vor scoate inevitabil la iveala si argumentele calitative. Deci este o chestiune de timp", a adaugat Popp.

De ce trebuie sa tina cont o companie pentru a alege sediul potrivit? Structura organizatiei, scenariile de business pe termen mediu si modul in care angajatii interactioneaza sunt aspecte de care trebuie sa se tina cont atunci cand alege un nou spatiu de birouri.

Analizeaza structura organizatiei inainte de a alege spatiul de birouri in care te muti

"Pentru nevoia de spatiu (mai mare/mai mic), primul pas tine de analiza structurii organizatiei, de departamente, ierarhie si modul de interactiune si relationare intre angajati (intra si inter departamental). Lay-out-ul spatiului si suprafata trebuie sa fie adecvate modelului de business si suficient de flexibile pentru cresteri sau restrangeri de personal. Deci analiza trebuie sa includa si aspecte de strategie, planuri/scenarii de business pe termen mediu si lung", a explicat Tudor Popp.

Cum calculezi de cat spatiu de birouri ai nevoie

Standardele pentru nevoia de spatiu specifica:

  • 8-20 mp pentru single office
  • 6-10 mp / persoana pentru group office
  • 4-8 mp/ persoana pentru open space

"La acestea se adauga circa 20 – 30% din spatiu care va fi dedicat spatiilor comune (sali de sedinta, receptive bucatarie, bai, circulatii). In total, avem un total de total de 10 – 20 mp inchiriabili / persoana, care trebuie sa fie valorificati la maximum. O forma simpla a cladirii si a lay-out-ului spatiului este mai usor de amenajat. Colturi alambicate, curburile fac spatiul mai greu de impartit si rezulta mai multe zone “moarte”, neutilizate, deci platite inutil", a mai explicat Tudor Popp.

Pe langa lay-out-ul spatiului din cladirile de birouri, alte aspecte importante care ar trebui sa fie urmarite tin te calitatea aerului si a luminii naturale. Aceste elemente pot spori productivitatea muncii si diminua rata absenteismului si ar trebui sa fie pe lista de criterii a companiilor atunci cand isi muta biroul.

Lumina naturala si calitatea aerului, de urmarit in spatiile de birouri pe care le analizezi

Calitatea luminii are un efect direct asupra productivitatii. "Cu cat cladirea este mai adanca, cu atat exista zone mai mari fara lumina naturala. Un aport optim de lumina naturala poate creste productivitatea cu 5-15% si este asociata cu o scadere de 15% a ratei de absenteism. In functie de cladire, dar si de amenajare, distanta dintre “centrul cladirii” si fatada nu ar trebui sa depaseasca 7-8 m. De asemenea, arhitectura generala a iluminatului poate contribui la reducerea cu 27% a incidentei durerilor de cap", a spus Tudor Popp. Compania Immpuls Real Estate Solutions a realizat anul trecut si un studiu impreuna cu GfK Romania, care arata ca 71% din angajatii multinationalelor considera ca productivitatea muncii este afectata de calitatea spatiului de birouri.

Birourile orientate spre nord sunt cele mai eficiente energetic

Si calitatea aerului influenteaza productivitatea, cu un plus pana la 20%, potrivit datelor Immpuls Real Estate. "Incidenta afectiunilor acute respiratorii scade intre 23 si 73% in cladirile care isi imbunatatesc ventilatia. Necesarul de aer proaspat, pentru concentrare si in general pentru conditii adecvate de lucru, este de minimum 30 mc/h/persoana, cu o cantitate ideala de 40 mc. Insa calitatea este dependenta si de gradul de intretinere a infrastructurii de ventilare – daca filtrele sunt schimbate la timp, daca tubulaturile sunt verificate si racordate corect. Si capacitatea de racire face parte din mixul calitatii aerului si este determinata de configurarea tehnica corecta a sistemului. Iar solutiile de arhitectura contribuie la mixul eficientizarii costurilor prin reducerea efortului energetic necesar racirii - orientarea cladirii (birourile orientate catre nord sunt cele mai eficiente energetic), calitatea fatadei (suprafata vitrata mare si de calitate slaba duce la un necesar de racire foarte mare) si solutia de umbrire (jaluzele interioare nu aduc economii decat de 5-10%)", a spus managerul companiei de consultanta, proiectare si project management Immpuls Real Estate Solutions.

Costurile: Nu te uita doar la chirie, analizeaza bine si celelalte componente ale costului total al spatiului de birouri

In ceea ce priveste costurile, motiv predilect al relocarilor, trebuie tinut cont de faptul ca pretul este compus din chirie, intretinere, utilitati si costurile cu personalul in legatura cu biroul. "Deci chiria este doar o componenta. Celelalte costuri pot fi cel putin la fel de mari si este important sa fie cunoscute inainte de semnarea contractului", a declarat Popp.

Spre exemplu, costurile de intretinere a spatiilor comune depind de:

  • dimensiunea lor (spre exemplu, un lobby generos prespune un cost ridicat de intretinere)
  • calitatea cladirii –racire eficienta si iluminat economic
  • calitatea mentenantei – costuri inutile sau exagerate in ciuda unui contract de tip “open book” sunt foarte frecvente

"Valoarea utilitatilor este direct si influentata cel mai mult de necesarul, calitatea si dimensionarea adecvata a echipamentelor de racire. Racirea reprezinta, in lunile de vara, 40% din costurile de utilitati. Cu cat cladirea e mai ineficienta, cu atat costul lunar creste dureros in aceasta perioada", a spus Tudor Popp, care a completat ca "piata locala are nevoie de mai multa transparenta si de o abordare real pragmatica - de a cere si de a pune la vedere costurile nevazute ale contractelor si ale celor legate de absenteism si ineficienta a personalului din cauza proastei calitati a spatiului".