Soluțiile digitale vin în ajutorul angajaților din departamentele de HR și eficientizează munca legată de gestionarea echipelor. Aceste mecanisme digitale de lucru reduc, de asemenea timpii de așteptare pentru procesarea documentelor interne și țin o evidență clară a activităților, de la procese de onboarding, procesarea cererilor de concediu și până la semnarea electronică a documentelor. Există companii care reușesc să-și reducă timpii de onboarding de la câteva zile la câteva minute, iar despre un astfel de caz ne-a vorbit și Adrian Dinculescu, Managing Director Namirial, prezent la conferința HR 2.0 – Innovation & Inspiration în HR, realizată de Wall-Street.ro.
Un exemplu concret al eficienței soluțiilor digitale care ajută departamentele de HR este și cazul unei companii de leasing de personal care a reușit să îmbunătățească semnificativ procesul de onboarding al angajaților. Datorită semnăturii electronice și identificării la distanță, procesul de onboarding s-a redus „de la câteva zile la doar câteva minute”, ne-a povestit Adrian Dinculescu.
„Angajatul doar intră într-o sesiune de self-onboarding, durează sub un minut și e identificat. Trimitem datele către sistemele existente în cadrul companiei (indiferent că discutăm de o platformă de HR, de un CRM sau de alte soluții), se generează documentele de angajare, contractul de muncă, oferta și orice alte documente și apoi sunt semnate. Dacă angajatul nu are întrebări, se face totul pe loc. Și atunci, și aici am redus din timpi, mai ales dacă discutăm de un scenariu în care angajatul era la distanță. Să zicem că angajatorul avea sediul în București și angaja pe cineva din Iași. Trebuiau, în prima fază, scanate documentele, apoi trimise prin curier să le contrasemneze. Acum totul se întâmplă în câteva minute”, a declarat liderul Namirial.
Namirial deține o paletă largă de soluții digitale, care include fluxuri de lucru pentru semnături electronice, procese de onboarding și orchestrare a identității digitale, arhivare electronică calificată pentru companii, IMM-uri, dar și pentru profesioniști. În contextul digitalizării documentelor de muncă, Adrian Dinculescu spune că a observat o creștere semnificativă a utilizării semnăturii electronice, în special după schimbările legislative care au permis semnarea electronică a documentelor din domeniul relațiilor de muncă.
Avem diverse soluții care ajută în procesul de digitalizare, pe diverse fluxuri, inclusiv cele de HR și documentele asociate fluxului de HR, cum sunt SSM-urile și situațiile de urgență (...) Una dintre tendințele pe care le-am observat în ultima vreme a fost aceea de digitalizare a documentelor de muncă. A ajutat foarte mult schimbarea legii și, odată ce legea a permis ca documentele care au în vedere relațiile de muncă să fie semnate în format electronic, a existat deja o adopție tot mai mare a semnăturii electronice. După acest prim pas, a fost ce tip de semnătură folosim. Apoi s-a schimbat și legea semnăturii electronice și acum avem posibilitatea și de a folosi semnătura avansată.
Adrian Dinculescu, Managing Director Namirial
Pentru liderii de HR care doresc să își eficientizeze procesele interne, digitalizarea devine un imperativ. Adrian Dinculescu, Managing Director Namirial atrage atenția asupra faptului că legea este într-o continuă schimbare, iar adaptarea la noile reglementări și integrarea soluțiilor digitale este esențială pentru a rămâne competitiv.
„Legea este într-o continuă schimbare și ce am observat noi este că se dorește digitalizarea fluxurilor existente, deci există dorința și există o tendință din partea companiilor să facă acest lucru. De multe ori nu au toate informațiile la dispoziție. Și am ajuns, spre exemplu, în discuții în care o companie cerea semnătura electronică. Dar pe lângă semnătura electronică, e bine să știi că poate ai nevoie și de identificare la distanță pentru că poate faci angajări la distanță. În mod sigur ai nevoie și de arhivare electronică cu valoare legală (...) Legea te obligă ca orice document semnat în format electronic să fie arhivat conform legii. Deci e important ca în momentul în care vrei să digitalizezi un flux, să îl pui în format electronic, să știi care sunt componentele de care ai nevoie, în așa fel încât să știi ce să ceri, să ai toate datele la îndemână”, a mai spus Adrian Dinculescu.
Executivul a subliniat că începutul de an pentru Namirial a fost unul pozitiv, marcat de o creștere semnificativă a cifrei de afaceri și de extindere a portofoliului de soluții, în special în contextul lansării unui portofel digital. Acesta din urmă oferă posibilitatea de a stoca și gestiona toate datele legate de angajarea unei noi persoane într-o companie, de la diplome, copii de la actul de identitate, adeverințe medicale și până la certificate obținute în urma unor cursuri. Instrumentul facilitează procesul de recrutare și integrare a unui angajat și îl face mai rapid și transparent.
„Cred că este cel mai bun început din ultimii ani. Namirial dintotdeauna a avut o creștere, am crescut cu două cifre în ultimii 10 ani. Doar că anul acesta a început sub anumite cerințe legislative și am reușit să lansăm un portofel digital, în context de regulament european. Lansarea portofelului a fost făcută în toate țările în care suntem prezenți, doar că România a fost una dintre țările în care vom testa acest portofel, ca serviciu, cu beneficii mari atât pentru companii, cât și pentru instituții financiare”, a spus Adrian Dinculescu.
Prezentă de 13 ani în România, Namirial este unul dintre principalii furnizori de soluții de identificare video la distanță, servicii de încredere, soluții de arhivare electronică și soluții de management digital al fluxurilor de semnare și de comunicare notarizat. Namirial a fost recent preluată de Bain Capital, una dintre cele mai importante firme globale de investiții private.
„România a fost întotdeauna o piață de testare pentru soluțiile noastre. Aici am introdus pentru prima dată multe dintre inovațiile noastre, iar acum testăm cu succes portofelul digital, care va aduce beneficii mari atât pentru companii, cât și pentru instituțiile financiare”, a explicat Dinculescu.
HR 2.0 - Innovation & Inspiration in HR este un eveniment organizat de wall-street.ro cu sprijinul:
- Gold Partners: SIGNAL IDUNA, Up România, Vastint, Lugera The People Republic, Up România
- Silver Partners: Evrotrust, International Work Finder, REGINA MARIA, Dragne & Asociații, Sphera Group, Edenred, Colorful.hr, Bestjobs, Namirial
- Sponsors: Creasoft, Complice
- Media partners: Smark
