In ultimii ani au crescut riscurile care decurg din obligatiile fiscale legate de mobilitatea personalului. Autoritatile fiscale inspecteaza cu mai multa severitate detasarile angajatilor la nivel international. Controlul autoritatilor asupra detasarilor internationale a devenit mult mai raspandit si mai amanuntit in contextul in care atat numarul cat si complexitatea controalelor privind riscurile au cunoscut o crestere importanta. Autoritatile fiscale fac mai mult schimb de informatii si se raporteaza la angajatii care participa la programele de mobilitate globala ca la o sursa suplimentara de venituri in aceasta perioada de crestere a deficitului fiscal.

Prin urmare incidenta penalitatilor a crescut alarmant. Anul trecut o societate europeana a fost sanctionata cu o amenda de aproape un milion de euro pentru ca a retinut o suma mai mica a impozitului pe veniturile realizate in strainatate in cazul unui singur angajat detasat in alta tara. Nu credem ca in Romania se vor aplica amenzi de acest nivel insa, din experienta noastra, controalele s-au intensificat si aici.
Concluziile studiului privind eficacitatea procesului de mobilitate globala a fortei de munca in 2010 efectuat de Ernst & Young arata ca multe societati sunt la curent cu aceste riscuri de ordin fiscal si ca adopta masurile necesare. La intrebarea care sunt principalele zone de risc din procesul de mobilitate globala, 59% dintre respondenti au raspuns „declararea si retinerea impozitului pe venit”, acesta obtinand cel mai mare procent dintre toate.

Cum pot companiile sa diminueze la maxim riscurile aferente obligatiilor fiscale?
Un raspuns ar putea fi prin externalizarea procesului de respectare a obligatiilor fiscale si juridice. Dat fiind ca mobilitatea fortei de munca este un proces complex, chiar si companiile multinationale mari vor intampina dificultati in a urmari toate schimbarile petrecute in toate tarile in care au obligatii fiscale. Din cauza gradului ridicat de complexitate, este foarte riscant ca sarcina de a gestiona problemele referitoare la impozitul pe venit sa ii revina angajatului, mai ales in vremuri in care, mai mult ca oricand, este importanta reputatia corporativa.

Cu toate acestea, externalizarea unor servicii catre specialisti reprezinta doar o parte a solutiei. In cadrul companiei mediul actual privind riscurile necesita o cooperare stransa intre echipele care se ocupa de aspectele fiscale, juridice si de resurse umane. Doar o stransa colaborare intre persoanele din interiorul si din exteriorul companiei va face posibila definirea si implementarea unor procese solide in cadrul strategiei privind mobilitatea globala a angajatilor, procese care iau in calcul toate aspectele relevante de natura fiscala, juridica si de resurse umane. O astfel de abordare integrata din partea companiei constituie conditia necesara pentru existenta unei relatii eficiente de colaborare cu specialistii externi.

Din nefericire, putine companii au o abordare integrata in acest sens. In cele mai multe cazuri se produce o fractura intre departamentele fiscal, juridic si de resurse umane. In cazul unor companii, fiecare departament seamana cu o unitate separata bucurandu-se de o „izolare superba”. In consecinta, cunostintele si experienta privind mobilitatea globala sunt disparate, partiale si incomplete.

De exemplu, conform aceluiasi studiu privind eficacitatea procesului de mobilitate globala a fortei de munca in 2010 realizat de Ernst & Young, 57% au obtinut reducerea costurilor cu mobilitatea globala in ultimul an, 56% au declarat ca ar putea doar sa estimeze economisirea si alte 35% au spus ca nu stiu care au fost reducerile.

Citeste si:

Mult prea frecvent departamente diferite ignora problemele celorlalte departamente pana cand e prea tarziu. Deoarece departamentul de resurse umane inca se ocupa de regula de programul de mobilitate globala, gasim nenumarate exemple in care acesta intocmeste si semneaza contracte de mobilitate internationala care prezinta riscuri mari din punct de vedere fiscal. Cunoastem insa si cazuri in care departamentul fiscal si cel juridic isi reduc riscurile legate de respectarea obligatiilor cu posibilitatea cresterii altor riscuri. De exemplu, daca departamentul fiscal si cel juridic „dicteaza” ca toate contractele angajatilor detasati in strainatate sa fie incheiate exclusiv cu societatea din tara gazda, atunci exista posibilitatea aparitiei riscurilor privind cursul de schimb, aspecte legate de asigurarile sociale, precum si a unor disensiuni intre angajatii locali si cei straini din tarile gazda.

Singura modalitate de a face lucrurile sa mearga inainte este munca in echipa: colaborarea intre departamentul fiscal, juridic si de resurse umane si societatea catre care se externalizeaza anumite servicii. Avand in vedere ca axarea doar pe interesele propriului departament poate fi deja parte din cultura organizationala, se recomanda implicarea conducerii superioare a companiei. Aceasta trebuie sa insiste pe formarea de echipe interdisciplinare care sa se ocupe de mobilitatea globala a fortei de munca de o maniera integrata si completa.

Unele companii au inceput deja sa adopte aceasta abordare. Acestea demonstreaza in practica avantajele colaborarii intre departamentul fiscal, juridic si cel de resurse umane. Alte companii ar trebui sa urmeze acest exemplu cat mai curand, indeosebi acum cand se observa o intensificare a riscurilor de ordin fiscal si juridic privind mobilitatea fortei de munca.

Claudia Sofianu este Manager Coordonator, Departamentul Human Capital Ernst & Young Romania