Intr-un mediu de afaceri in care forta de munca este din ce in ce mai greu de gasit, motivat si pastrat, tot mai multe companii se orienteaza catre diferite variante de automatizare a atributiilor zilnice. In esenta, orice initiativa de automatizare pleaca de la dorinta de imbunatatire din punct de vedere operational a activitatii la nivel de user inter si intra departamental, dar si intre entitati, de exemplu, managementul relatiei cu furnizorii si a datelor implicate in comunicare.

Exista solutii diverse care pot acoperi nevoile clientului, in functie de nivelul de maturitate al organizatiei client, de indicatorii de performanta a proceselor interne si de tehnologiile folosite in prezent. Trierea se face de obicei in functie de costurile si timpul de implementare in raport cu Return on Investment-ul estimat. Beneficiile implementarii unei solutii de automatizare sunt diverse si depind in mare parte de bugetul disponibil si de ce anume isi doreste organizatia client sa obtina ca si rezultat. Reducerea costurilor, cresterea productivitatii, eliminarea erorii umane sunt doar cateva exemple.

Din categoria tehnologiilor de automatizare, fac parte si solutiile de tip Robotic Process Automation (RPA). Indiferent de furnizor si produsul comercializat, solutiile de tip RPA se caracterizeaza in principal prin reproducerea interactiunii utilizatorului cu masina de lucru si sistemele IT ale companiei (key-stroke level). De exemplu, actiuni de tip copy/paste, interogari repetate ale site-urilor, mutarea fisierelor intre foldere, extragerea datelor din documente, completarea formularelor electronice, citirea si scrierea in baze de date, dar si altele.

Tehnologia RPA este minim invaziva pentru infrastructura clientului. Nu sunt necesare modificari ale setup-ului curent sau ale aplicatiilor folosite. Proiectele au un timp relativ scurt de dezvoltare si implementare - zile sau saptamani, in functie de complexitatea proceselor alese si o amortizare organica a investitiei, rapida si usor de evaluat. Tehnologiile de tip RPA se bazeaza pe configurarea unor “boti software” care reproduc interactiunile cu sistemele tinta. Acestia pot functiona de sine statatori sau asistati de un utilizator pentru exceptiile care nu sunt acoperite de reguli de business. Pentru nivele scazute de maturitate a proceselor de business dar cu volume mari de date sau munca repetitiva, botii pot fi configurati local pe contul utilizatorului in functie de specificatiile clientului si nivelul de automatizare posibil. O arhitectura la scara larga pentru organizatii cu un grad mare de standardizare a proceselor, cu reguli clare de business si cu indicatori de performanta care pot fi urmariti cu usurinta, presupune introducerea unui server de management al botilor numit orchestrator, tool-uri de log management si raportarea indicatorilor. Serverul orchestrator poate gestiona botii din punct de vedere al incarcarii si poate programa, urmari si raporta completarea cu succes a atributiilor. De exemplu, orchestratorul ajuta la crearea si mentinerea legaturii dintre robotii software, asigura livrarea corecta a pachetelor de cod catre acestia, gestioneaza cozile de asteptare in cazul actiunilor programate in intervale diferite de timp si semnaleaza erori de functionare a flotelor de roboti.

Traducerea libera a Robotic Process Automation face referire la automatizarea de procese, adica automatizarea unor succesiuni de sarcini care fac parte din activitatea companiei. Pentru cazurile in care un proces are un grad ridicat de maturitate, date clare de intrare, iesire si reguli de procesare a informatiei, cu ajutorul RPA se pot automatiza procesele end-to-end: order to cash, invoice to pay, record to report, dar si altele. Pentru o imagine cat mai clara a felului in care automatizarea impacheteaza modelul de business al clientului, se recomanda o abordare bazata pe evaluarea proceselor acestuia inaintea oricarei propuneri. Rezultatul analizei contine pe de o parte maparea vizuala a proceselor asa cum se desfasoara in momentul evaluarii iar pe de alta, propuneri pentru varianta cea mai eficienta a procesului. Tinand cont de constrangerile specifice fiecarui client se adauga potentialul individual de automatizare. Acest tip de analiza este specifica disciplinei Business Process Management (BPM) si are ca scop analiza activitatii resursei umane implicata, a succesiunii task-urilor care formeaza un proces si a tehnologiilor folosite in finalizarea cu succes a proceselor (conceptual vorbind, triunghiul PPT - People-Process-Technology).

Un alt tip de solutii de automatizare care deriva din abordarea bazata pe evaluarea proceselor, sunt platformele de BPMS (Business Process Management Suite) care ofera un mod de lucru segmentat si usor de urmarit. De la un setup imatur in care angajatii au nevoie sa acceseze sisteme si aplicatii variate pentru completarea sarcinilor, se ajunge la un setup in care platforma dicteaza care sunt pasii urmatori si durata estimativa a acestora. Solutiile de genul BPMS sunt in esenta complementare solutiilor de tip RPA, dar pot fi cu siguranta implementate si separat. BPMS dicteaza cine, ce si cand iar RPA dicteaza cum, adica este unealta care executa efectiv task-urile. In aceste conditii, singurele task-uri care raman in sarcina resursei umane sunt deviatiile de la proces si exceptiile. Cateva exemple de activitati care astazi pot fi automatizate cu succes si intr-un timp relativ scurt, daca inainte de a ne apuca de automatizare efectuam analiza performantei procesului (ASIS-ul): procesul de angajare / dezangajare (on-boarding / off-boarding), alocare plati pentru polite de asigurare, tratare reclamatii, creare si management contracte parteneri, prelucrari facturi, managementul utilizatorilor, raportari catre regulatorii pietei respective, procesarea datoriilor de la clienti, prelucrarea comenzilor de plata, crearea automata a cererilor de achizitii, etc. Bineinteles, toate exemplele de mai sus pot fi adaptate diverselor industrii si departamente responsabile de procesele respective. Un exemplu concret si destul de des intalnit astazi ca si solutie viabila de automatizare, este cel al prelucrarii facturilor de la furnizori. Dupa cum stim, cea mai mare provocare in ceea ce priveste automatizarea controlului facturilor de la furnizori este procesarea datelor: informatiile din factura trebuie extrase si apoi introduse intr-un software ERP sau contabil. Dificultatea este cauzata de formatele de facturare nestandardizate – hartie, pdf, facturi electronice, xls etc. precum si de cantitatea de informatie prezenta in anumite facturi, ceea ce face aproape imposibil ca un cumparator sa aiba toate canalele de intrare necesare pentru gestionarea unei astfel de varietati de formate. Deci, in mod normal, procesarea facturilor este efectuata manual de catre angajatii departamentului contabil sau externalizata catre un BPO, care de asemenea, gestioneaza acest flux manual, in cele mai multe cazuri. Pasii de proces care definesc acest flux sunt: scanare, OCR-izare (Object Component Recognition pentru extragere date), verificare cu sistemele cumparatorului (in baza numarului comenzilor de achizitie, coduri furnizori sau orice alta regula de business), aprobarea (poate fi automatizata, de asemenea, in functie de regulile stabilite), initiere plati, executare plati si raportare finala a acestora. Alte exemple care astazi constituie povesti de success, pot veni din resurse umane (pontaj, salarizare, preluari din baze de date), sau productie, logistica si distributie (inventar, procesare comenzi, etc).

Centrul de competenta BPM si RPA al NTT DATA Romania are o abordare similara, dar mandatoriu bazata pe evaluarea proceselor companiei, inainte de orice propunere tehnica si comerciala. In scopul reducerii timpului de analiza si a evidentierii potentialului de automatizare prin tehnologii BPMS sau RPA, am eficientizat pasii urmati si am transformat evaluarea proceselor intr-o analiza rapida intitulata Fast Track Analysis. Spre exemplu, dedicat proiectelor care au ca scop automatizari utilizand RPA, un proces de complexitate medie (min. 20 max. 30 de pasi de proces), o analiza specifica BPM ar dura intre 11 si 15 zile lucratoare. Acest concept de Fast Track Analysis, pentru automatizarea unui astfel de proces dureaza maximum 4 zile lucratoare, iar documentul livrat la final (PDD: process discription document) contine elementele cheie pentru a decide daca automatizarea merita efortul sau nu: arhitectura recomandata a robotilor, tehnologia recomandata, numar si tip de licente, parametrii existenti ai procesului (metricii de proces: timpi, numar de item-uri procesate, numar de instante de proces etc.) dar si proiectii ale acestor indicatori post-automatizare. Toate tool-urile folosite in evaluarea procesului, inclusiv livrabilele corespunzatoare sunt conforme standardului BPMN, incercand astfel o reorientare a clientilor catre analiza activitatilor din punct de vedere functional si valoarea adaugata pe care o aduc aceste tipuri de automatizari, cel putin din punct de vedere al gestionarii activitatii interne.

Pe langa serviciile de analiza de proces, dezvoltare si implementare solutii BPM si RPA, Centrul de Competenta al NTT DATA Romania ofera si o gama completa de servicii de suport, in functie de nevoile clientului. Acestea sunt compuse dintr-o perioada de hypercare dupa data de GoLive, in care optimizam botii, urmarim desfasurarea cu succes a proceselor, acordam suport post implementare, iar la cererea clientului oferim asistenta in infiintarea unui Centru de Excelenta RPA si in tranzitia catre un Robotic Operations Center propriu. Perioada imediat urmatoare dupa implementarea unei solutii RPA este foarte importanta pentru succesul proiectelor de acest tip. Rationamentul este strans legat atat de disponibilitatea resurselor calificate cat si de evaluarea diferentelor dintre mediile de dezvoltare si testare, comparate cu mediul de productie.

Aminteam mai devreme de exceptiile si deviatiile de proces unde resursa umana nu poate fi inlocuita complet. Aceasta zona incepe sa fie acoperita prin integrarea cu module de Inteligenta Artificiala, iar astfel ajunge la un potential foarte ridicat de automatizare completa a proceselor. NTT DATA Romania a inceput deja sa investeasca intr-o platforma consolidata pe baza unui tool de tip iBPMS, agnostica din punct de vedere al tehnologiei RPA si integrata cu AI pentru tratarea exceptiilor. Odata cu dezvoltarea platformei, aici vor fi intergrate si vor face parte din portofoliul de servicii, ca si proprietate intelectuala a NTT DATA, si tehnologii proprii RPA si BPM, deja comercializate in zona APAC: WinActor RPA si IntraMart – iBMPS.

Expertiza NTTDATA in dezvoltarea si implementarea de solutii software de business ne ajuta sa livram clientilor nostri proiectele de automatizare, in care solutiile RPA si iBPMS sunt complementare si conduc realmente la automatizarea unui proces END2END. Castigurile aduse de utilizarea robotilor software sunt usor de intuit. Sarcinile gestionate cu ajutorul tehnologiei RPA sunt lipsite de erori si executate rapid: practic - secunde in loc de minute si aproape zero erori de procesare. Robotii software sunt programati sa respecte un set de reguli si sa execute o activitate 24 de ore pe zi. Astfel, costul poate fi cu pana la 80% mai mic, ceea ce face ca amortizarea investitiei sa fie foarte rapida. Odata ce RPA-ul este pus in aplicare, se permite concentrarea asupra unor activitati mai interesante si realmente generatoare de venituri, sarcini care au nevoie cu adevarat de interventie umana. Toate companiile care folosesc forta de munca pe scara larga pentru a rezolva sarcini in procesele de nivel inalt si in care oamenii efectueaza activitati de procesare a volumelor mari de date, isi vor creste exponential productivitatea, economisind rapid bani si timp cu aceste tipuri de solutii.

Articol realizat de Claudiu Petre - Vice President - Business Process Management & Robotic Process Automation Services Competence Center Manager


Ascultă primul podcast de FinTech și digital banking din piață.