În funcție de compania la care lucrezi, frecvența vizitelor tale la birou variază. Ce-i drept, din ce în ce mai multe companii au ajuns să își dorească angajații înapoi la birou cât mai mult posibil. Cum ar trebui să arate un astfel de birou, în așa fel încât să fii productiv și mai puțin stresat? La această întrebare ne-a răspuns Borislav Manov, B2B Country Lead România și Bulgaria în cadrul companiei Logitech.
Manov consideră că un domeniu în care companiile pot aduce îmbunătățiri semnificative este utilizarea datelor pentru a obține analize precise despre modul în care oamenii folosesc spațiile de lucru.
„În 2022, de exemplu, biroul nostru principal din San Jose, SUA, a profitat de această oportunitate pentru a regândi amprenta imobiliară și a o adapta la noul model de lucru hibrid. Am folosit date și informații din birourile noastre din Lausanne, Elveția, și Cork, Irlanda, pentru a contura strategia din San Jose. Analizând utilizarea efectivă a spațiilor și comportamentul angajaților din aceste locații, am identificat zone de optimizare. De exemplu, am descoperit că nu aveam un echilibru adecvat între camerele mici și cele mari. În consecință, am adăugat mai multe huddle rooms* si video pods”, precizează Borislav Manov(foto) într-un interviu acordat Wall-street.ro.
Alte sfaturi pe care acesta le consideră utile sunt:
- Adoptați o mentalitate agilă: Testați, experimentați și învățați pe parcurs pentru a aduce îmbunătățiri în permanență.
- Folosirea tehnologiei: Utilizați soluții bazate pe date pentru a obține informații utile despre utilizarea spațiilor.
- Planificare pentru apeluri video: Plecați de la premisa că majoritatea spațiilor vor fi utilizate pentru apeluri video și proiectați-le în consecință.
- Alinierea timpurie a departamentelor: Implicați serviciile la locul de muncă și echipele IT de la începutul procesului pentru o implementare fluidă.
- Flexibilitate în design: Creați spații ușor de adaptat, astfel încât sălile de întâlnire să poată fi modificate rapid pe baza noilor informații.
- Decizii bazate pe utilizare reală: Fundamentați modificările pe datele privind utilizarea efectivă a spațiilor, nu doar pe datele de rezervare.
- Facilitarea tranziției birou-casă: Eliminați barierele și permiteți o circulație simplă între casă și birou, folosind software de rezervare eficient.
O creștere a nevoii de săli mai mici, de tip huddle
Modul de lucru hibrid a dat naștere la o creștere a nevoii de săli mai mici, precum cele de tip huddle*, și de integrarea capabilităților de videoconferință în majoritatea spațiilor. Pentru o utilizare fără probleme a acestora, a apărut și nevoia tot mai mare pentru soluții avansate de programare a utilizării birourilor individuale și sălilor de întâlnire.
*camere de tip huddle sunt săli de ședințe mai compacte cu echipamentele necesare pentru a susține întâlniri restrânse întrer membri echipei.
Manov precizează că Logitech a dezvoltat software-urile Desk Booking și Room Booking capabilie să gestioneze această dinamică a forței de muncă hibride.
„De exemplu, Desk Booking le oferă angajaților o modalitate simplă de a găsi un birou liber, echipat cu resursele necesare, și de a-și informa colegii despre locul și timpul în care vor fi la birou. Acest lucru elimină presupunerile și incertitudinea legate de cine va fi la birou și când, contribuind astfel la un mediu de lucru mai bine organizat și colaborativ”, adaugă reprezentantul Logitech.
Cum reduci stresul și conectezi mai bine echipele care lucrează hibrid?
Manov consideră că o modalitate eficientă de a reduce stresul la locul de muncă este aceea de a te asigura că tehnologia funcționează impecabil, aducând în discuție soluții prin care echipele IT pot monitoriza starea dispozitivelor și le pot repara de la distanță, reducând semnificativ timpul de nefuncționare în cazul unor probleme tehnice.
„Pentru a combate oboseala, utilizarea dispozitivelor ergonomice este esențială. De exemplu, un utilizator obișnuit de computer poate face până la 3 milioane de apăsări de taste anual, ceea ce poate pune o presiune considerabilă asupra încheieturilor și posturii. Angajații ar trebui să fie echipați cu tastaturi și mouse-uri ergonomice, adaptate nevoilor lor individuale. Ergonomia nu este o soluție universală; beneficiile depind de factori precum fiziologia utilizatorului, mediul de lucru, activitățile desfășurate și durata folosirii dispozitivelor.”, adaugă reprezentantul Logitech
În ceea ce privește elementele care vor caracteriza birourile viitorului, Manov este de părere că, pe măsură ce modelele de utilizare a birourilor continuă să evolueze, companiile vor adăuga mai multe săli de întâlnire și spații de colaborare pentru a stimula conexiuni mai bune între echipele hibride
„Aceste spații vor necesita dispozitive de videoconferință ușor de utilizat, scalabile și gestionabile centralizat, care să răspundă nevoii IT de a extinde tehnologia în organizație și de a se adapta cerințelor diverse ale angajaților. Inteligenta artificială va juca un rol esențial pe măsură ce tot mai multe companii adoptă AI pentru îmbunătățirea analizei datelor, automatizarea proceselor și optimizarea luării deciziilor”, adaugă Manov.
