Cum ar fi să poți angaja un om și să nu mai fie nevoie să îi ceri să aducă fizic hârtii, iar tu, ca HR, să nu mai pui manual toate actele în dosare și bibliorafturi? Ei bine, trăim deja acele vremuri, în care digitalizarea, în companiile în care a fost deja adoptată, face deja diferența când vine vorba de dobândirea uneia dintre cele mai prețioase resurse ale prezentului: timpul. Adrian Dinu, CEO Creasoft, mi-a povestit mai multe despre cea mai recentă funcționalitate realizată de compania pe care o conduce, în materie de digitalizare a proceselor de HR, ce scapă departamentele de lucrul manual cu hârtii.
„Scopul digitalizării este să te ajute să fii în concordanță cu cerințe legislative, să nu mai fii în impas ori de câte ori vine un control de la ITM, să nu mai faci atâta muncă manuală, să te ocupi de hârtii, bibliorafturi, acte trimise prin curieri. Aceasta este o funcționalitate nouă atașată soluției noastre de resurse umane (...) Neoficial, se estimează că în jur de 1,2 milioane de angajați sunt astăzi trecuți printr-o soluție profesională de resurse umane și restul lucrează cu soluții foarte basic sau deloc. Lucrează cu pixul și hârtia sau, cel mult, lucrează folosind un Excel pentru a ține evidențele pentru documente”, a spus Adrian Dinu, fondator și CEO Creasoft, companie românească producătoare de software.
Unul dintre cele mai mari obstacole ale departamentelor de HR este volumul mare de documente și timpul pierdut pentru gestionarea lor. Actele adiționale la contractul de muncă, cererile de concediu, instructajele PSI (prevenirea și stingerea incendiilor) și SSM (sănătate și securitate în muncă) sunt doar o parte dintre documentele de muncă care trebuie semnate de angajați periodic și care sunt, de regulă, semnate în format fizic. Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost îmbunătățirea legislației muncii, care permite, din 2021, posibilitatea de a semna electronic actele de muncă.
În plus față de semnarea electronică, Creasoft a gândit un flux de angajare rapid, care înglobează în mod electronic toate documentele de muncă, sub forma unui dosar electronic, în care totul se face digital: semnarea contractului de muncă, actualizările documentelor care expiră, dar și testările pentru documentele de siguranță și sănătate în muncă. Cu noile soluții, toate informațiile angajaților sunt stocate într-un dosar electronic de personal, accesibil oricând.
„Oamenii de HR petrec enorm de mult timp pe procese, unele legate de angajări, altele de concedieri. Scopul final este să se fluidizeze aceste procese, iar noi, furnizorii de servicii, ne dorim ca ei să facă cât mai puțin sau chiar deloc. Cam acesta este scopul. Noi vindem un produs software pentru departamentele de HR. Scopul nostru este să îi convingem că pot munci mai puțin și pot obține rezultate mai bune și mai precise. Azi, procesul de angajare e unul extrem de lung, cu multe hârtii. Sunt două zile de plimbat documente. Imaginați-vă că ați avea o aplicație care se ocupă singură de tot procesul și unde trebuie doar să dai click pe un buton, iar aplicația te anunță din când în când care este stadiul”, a explicat CEO-ul Creasoft, la conferința HR 2.0 – Innovation & Inspiration în HR, realizată de wall-street.ro.
Cum scurtezi drumul de la CV la birou. Soluții pentru a reduce timpul de recrutare în companii
În general, un proces de recrutare se desfășoară în conformitate cu câțiva pași esențiali pe care specialiștii din departamentele de HR îi urmează. Se dă un anunț de angajare pe platformele dedicate, sunt chemați apoi oameni la interviu, după care se trece la o selecție a acestora. Din selecția rezultată se alege un candidat cu care se bate palma și care urmează să fie angajat. De aici și până la angajarea propriu-zisă, în care noul om începe efectiv lucrul, mai sunt necesari, însă, o mulțime de pași care se traduc în volume mari de muncă pentru angajații din departamentul HR.
Aceștia se ocupă de trimiterea contractului și a actelor adiționale la semnat, solicitarea actului de identitate, a diplomelor, certificatelor, adeverințelor medicale și a altor documente. Toate acestea sunt adunate și puse la dosar, unde se adaugă ulterior documentele de SSM (Securitatea și sănătatea în muncă) și PSI (Prevenirea și stingerea incendiilor).
Toate acestea înseamnă o muncă manuală pe care noi, acum, o digitalizăm folosind un flux (...) Fluxul pe care l-am gândit ca să ușureze viața departamentelor HR pleacă de la faptul că eu, ca angajator, te ofertez pe tine, candidat, și îți trimit oferta de angajare prin platforma Creasoft, dau push către tine și vine oferta pe e-mail sau pe ce canal vrei tu. Dacă ești de acord, există un buton - „semnează”, după care ți-am aplicat semnătura. Ulterior îți cer să încarci documentele: buletin, adeverință de la medic, diplome de studii, permis de conducere etc. Îți încarci numai datele acestea, ele ajung direct la mine și sunt puse direct în dosarul tău de personal electronic, nu le ia nimeni, nu le listează nimeni, nu le mai pune nimeni în biblioraft. Nu se mai folosesc hârtii. Totul se duce automat în platformă.
Adrian Dinu, fondator și CEO Creasoft
Prin noua soluție Creasoft, contractele de muncă, actele adiționale, evaluările de performanță și alte documente esențiale sunt digitalizate complet, centralizate și securizate, eliminând astfel necesitatea arhivelor fizice și reducând riscul pierderii documentelor. O altă problemă majoră în cazul multor companii sunt documentele supuse unor termene de expirare. De pildă, atât actele care se încheie pentru medicina muncii, SSM sau PSI au un anumit termen de valabilitate, în funcție de specificul activității companiei. Într-o companie care activează în zona de producție și are angajați care lucrează direct cu mașinării sau cu utilaje, aceste documente au un termen de „valabilitate” mai redus decât la personalul TESA (angajații din domeniile Tehnic, Economic și Socio-Administrativ).
„Noi, în platformă, setăm o alertă în așa fel încât HR-ul sau persoana care se ocupă să știe. La cerere, poate primi și angajatul o alertă. E aproape imposibil să nu uiți lucruri care expiră (...) Companiilor le e puțin frică de digitalizare. Unii ne mai zic `Cum adică, să nu listez eu pe hârtie?`. Alții, de exemplu, își fac temporar, chiar și la imprimantă hârtiile necesare chiar și după ce instalează o soluție de digitalizare. Fac asta chiar dacă respectivele documente sunt deja semnate electronic”, a mai explicat antreprenorul.
Circa 2,8 mil. angajați nu au în companiile la care lucrează soluții digitale de gestionare de personal
Un angajat din zona de execuție din departamentul de HR folosește aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea și arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare fiecărui angajat, arată o analiză anterioară realizată de Creasoft, pe baza informațiilor furnizate de clienți.
Eu vreau să mă adresez întregii piețe. Vreau să merg către acei 2,8 milioane de angajați care nu au niciun fel de astfel de soluții digitale în companiile la care lucrează, cu atât mai mult la cei care lucrează cu pixul și hârtia. Să zicem că până în 30 de angajați e cât de cât ok, că mai faci față cu programe rudimentare, dar deja dacă ai mai mult de atât, începe să devină greoi, nu prea mai poți să ții evidența, să vezi ce expiră, să mai știi lucruri legate de actele adiționale. Ținta noastră sunt companiile cu peste 30 de angajați, căci acolo trebuie să ușurăm munca, acolo apar erorile, acolo nu mai e timp să stai toată ziua să faci împărțirea hârtiilor pe categorii și să listezi.
Adrian Dinu, fondator și CEO Creasoft
Grupul de firme Creasoft IT este format din mai multe companii specializate în dezvoltare software, cu o experiență de peste 20 de ani în industrie. Compania proiectează și produce atât dispozitive electronice, cât și soluții software livrate sub modelul SaaS (software as a service). În ultimii ani, Creasoft s-a orientat spre dezvoltarea unor produse adresate unor nișe relativ noi, precum semnătura electronică, kiosk-uri self info destinate angajaților, aplicații pentru pontaj electronic, soluții HR și sisteme de control acces în clădiri prin intermediul telefonului mobil. Compania mai dezvoltă și soluții pentru inventarierea activelor, precum și aplicații pentru evidența și planificarea reviziilor și lucrărilor de mentenanță, cu ajutorul codurilor QR.
„Noi avem circa 500 de clienți care au aproximativ 50.000 de angajați. Într-adevăr, avem o proporție destul de mare pe zona de producție și servicii, mult mai mare decât pe zona de white collar, pentru că acolo a fost cerința mai mare pentru a avea o evidență mai exactă a timpului de lucru prin pontajul nostru electronic”, a mai precizat Adrian Dinu.
