Partea a III-a a studiului “Work Smart. Work Mobile.” comandat de Esselte-Leitz a fost lansata in noiembrie 2015, fiind precedata de alte doua studii ce au analizat noile tendinte de pe piata muncii actuale, precum expansiunea antreprenoriatului, mobilitatea lucratorilor si problemele de siguranta a informatiei ce insotesc munca mobila.

Aceasta ultima parte a studiului remarca modul in care, pe masura ce tehnologia mobila a evoluat, companiile au fost nevoite sa se se schimbe pentru a face fata noilor provocari, cum ar fi nevoia de dispozitive care sa asigure mobilitatea angajatilor, nevoia de spatii de lucru neconventionale, securitatea informatiilor etc. Mai mult, companiile angajatoare sunt intr-o permanenta cautare de solutii si metode de a se diferentia pe piata, fie ca asta presupune un management al performantei angajatului mai bun, incurajarea miscarii pe laterala a angajatilor (schimbarea departamentelor in cadrul aceleasi companii), oferirea unui program de lucru flexibil sau alte beneficii suplimentare.

Astfel, noul concept de management numit “agile working” (munca agila) explica eforturile companiilor de a deveni mai eficiente, insa fara a investi in noi resurse. In acest sens, organizatia Agile Future Forum a identificat patru factori cheie pentru analiza agilitatii unei companii: timpul (cand lucreaza angajatii?), locatia (de unde lucreaza?), rolul (ce rol au?) si sursa (cine face munca?). Marile corporatii au imbratisat rapid noua teorie de management transformational, care, spre deosebire de alte concepte abstracte, isi dovedeste functionalitatea. Un gigant european din domeniul telecom a eliminat peste 1 milion de intalniri fata-in-fata facand apel la tehnologie pentru a organiza intalniri virtuale cu persoane din puncte de lucru diferite. O alta corporatie din domeniul FMCG sustine ca a redus spatiul inchiriat pentru birouri si numarul de calatorii ale angajatilor, dar a crescut productivitatea, totul datorita noilor tehnologii care fac posibile lucrul si interactiunea de la distanta.

Asadar, companiile mari se transforma, iar noile companii (start-up-urile) au o organizare extrem de flexibila: nu folosesc spatii de lucru fixe, proximitatea nefiind relevanta pentru activitatea lor, nu au o infrastructura IT complexa, ci apeleaza la solutii ieftine sau chiar gratuite, si nu angajeaza un numar fix de angajati, ci contracteaza parteneri sau diversi colaboratori pe proiecte. De asemenea, studiile arata ca firmele tinere sunt mai grabite sa imbratiseze noile tehnologii si folosesc orice instrument care le-ar putea usura munca angajatilor si i-ar face mai eficienti. In plus, specialistii in business management sustin ca orice companie, indiferent de varsta ei, ar trebui sa aiba o mentalitate de tip start-up si sa se intrebe in permanenta “Ce am face acum daca am incepe de la zero?”

Studiul Esselte-Leitz releva ca, indiferent de dimensiunea companiilor, carcacterul mobil se regaseste in centrul tuturor acestor schimbari: tehnologie mobila, angajati mobili si munca mobila. Companiile se reinventeaza pentru a deveni mai agile, mai proactive si mai eficiente.

Dar cum afecteaza strategia “muncii agile” cultura unei companii si interactiunea din interiorul ei?
In primul rand, interactiunea si intalnirile dintre angajati nu se mai desfasoara ca in trecut: acestea se organizeaza acum in spatii neconventionale puse la dispozitie de angajatori, in consonanta cu scopul specific al intalnirii, iar intalnirile fata-in-fata alterneaza cu cele virtuale, astfel incat angajatii sa nu simta ca pierd foarte mult timp cu pregatirea lor. O cercetare realizata de Bain in 2015 arata ca 15% din timpul colectiv al unei companii este petrecut participand la sedinte interne, deci o reducere a timpului dedicat intalnirilor a devenit relevanta.

In al doilea rand, se observa o crestere a numarului de dispozitive mobile pe care le folosesc angajatii, media actuala fiind de trei. Noile dispozitive asigura independenta angajatilor fata de biroul fizic al companiei, iar multiplele canale de comunicare, fie oficiale – e-mailul, fie informale – aplicatiile de instant messaging, incurajeaza contactul frecvent dintre acestia.

De asemenea, cresterea numarului de dispozitive folosite de angajati duce si la aparitia unor nevoi suplimentare. Angajatorii nu se mai rezuma la a pune la dispozitia angajatilor doar consumabile precum hartie, instrumente de scris si agende, ci cauta furnizori pentru diverse accesorii care sa sprijine mobilitatea – baterii externe de rezerva, genti echipate cu multiple buzunare pentru toate dispozitivele mobile, dar si solutii pentru siguranta si protectia dispozitivelor, servicii de mentenanta si service s.a.m.d. Cu toate acestea, hartia ramane la baza activitatii zilnice din birouri: in urma chestionarii a 800 de angajati din Europa, Esselte-Leitz a descoperit ca 94% dintre acestia inca folosesc cu frecventa un caiet sau o agenda pentru a lua notite. Deci, conceptul de munca complet digitala se afla inca la o oarecare distanta in viitor, desi se observa deja o usoara intrepatrundere a instrumentelor digitale cu cele traditionale prin aparitia caietelor interactive. Acestea ofera utilizatorului posibilitatea de a transforma scrisul de mana in continut digital.

Dispozitivele mobile dau mai multa libertate angajatilor, dar au si efecte negative asupra lor, fiind din ce in ce mai dificil pentru acestia sa mentina balanta echilibrata intre viata personala si cea profesionala. Timpul petrecut muncind nu se mai limiteaza la programul fix de lucru. Munca patrunde, deci, in viata personala a angajatilor, fapt ce nu este benefic nici pentru companie, deoarece munca in timpul liber nu este intotdeauna si munca productiva.

Nu in ultimul rand, munca agila nu presupune neaparat lipsa stresului. Studiile dovedesc ca angajatii expusi la diverse canale de comunicare se confrunta cu o gama mai larga de surse de stres. In consecinta, companiile trebuie acum sa dezvolte solutii si pentru acest gen de probleme. Unele companii aleg sa reduca numarul obligatoriu de ore de lucru pe saptamana, sa ofere angajatilor posibilitatea de a lucra de acasa cateva zile pe luna sau sa organizeze diverse evenimente inedite care sa-i scoata din rutina zilnica.

Cum va evolua viitorul muncii la birou este inca nesigur. Presupunerea ca inovatia tehnologica ne va face mai eficienti la munca si ne va aduce mai mult timp liber este nefondata. Prin urmare, principala provocare a companiilor nu este neaparat de a schimba modul cum muncim, ci de a dezvolta un mediu de lucru mai placut, mai confortabil, mai prietenos cu angajatii. Orice companie, chiar si o companie agila, se bazeaza pe angajatii sai, iar productivitatea ei este interdependenta de starea de bine a acestora.

Cercetare
Studiul ”Work Smart. Work Mobile.” este insotit de o cercetare realizata pe un esantion de 800 de angajati provenind din unele dintre cele mai mari piete economice din Europa: Marea Britanie, Germania, Franta si Italia.

Despre Esselte-Leitz
Esselte-Leitz este principalul furnizor european de produse si solutii pentru organizarea muncii. Recunoscut in domeniu ca un brand inovator de origine germana si cu standarde de calitate superioare, Leitz conduce tranzitia catre viitorul muncii, catre munca mobila. Mai multe detalii sunt disponibile pe site-ul companiei.