Bugetele sunt foarte mici, iar negocierile dureaza mai mult
Dan Olaru (foto), manager EcoXtrem Events, spune ca cererea pentru petrecerile corporate de sfarsit de an nu a inregistrat o scadere fata de aceeasi perioada din 2009, mentinandu-se la acelasi nivel. De aceesi parere este si Oana Maria Necula, managing partner Atelier Image, care declara ca, desi s-a simtit o revenire a pietei in comparatie cu anul trecut, cresterea nu a fost una spectaculoasa.
“In ceea ce priveste cerintele companiilor care vor sa organizeze o astfel de petrecere se vede intr-adevar diferenta fata de trecut, pentru ca, desi solicitarile sunt apoape in acelasi numar, daca nu mai multe, conditiile sunt altele. Bugetele sunt foarte mici, iar negocierile se poarta pe o durata mai mare de timp”, spune Olaru.
In plus, el adauga ca se cer aceleasi produse ca anul trecut, ca si componente ale unei petreceri, insa in schimbul unei sume mai mici de bani: ”Multe companii asteapta ca intr-un eveniment sa aiba formatii, DJ, un MC celebru pe jumatate din banii pe care ii plateau anii trecuti. Bineinteles, preturile scazute ale unora dintre furnizorii nostri ne ajuta, insa sunt destule cazuri in care bugetele te leaga de maini si te vezi nevoit sa propui ceva mai ieftin si nu ce vrea clientul de la inceput”, explica Olaru.
Cand vine vorba de cererile pe care le primeste, Oana Maria Necula identifica doua tendinte principale: companiile care vor cat mai multe reduceri si cele care aloca bugete mai mari pentru calitate crescuta.
“Avem, pe de-o parte, companiile care trag foarte mult de preturi si aloca bugete foarte restranse pentru petrecerile de sfarsit de an. Multi clienti din aceasta categorie aleg sa organizeze o petrecere simpla intr-un restaurant, fara momente deosebite de entertainment. Pe de alta parte, avem companiile care au facut experimente nereusite anul trecut, organizind evenimentele pe cont propriu sau alegand locatii mai putin elegante, si care anul acesta au revenit la bugetele traditionale sau aproape de ele”.
La acestia se adauga clientii care dispun in continuare de bugete si vor sa isi acorde un cadou la sfarsitul unui an de munca intensa, organizand petrecerea fara sa se gandeasca la nota de plata.
Legat de tematica, Necula spune ca a constatat tendinta de a cere un program mai bogat si mai multe momente de spectacol, pe care si-o explica fie prin dorinta de a obtine mai mult pentru aceeasi suma, fie din nevoia de a transmite un mesaj pozitiv angajatilor.
Preturi si tendinte
In ceea ce priveste locurile alese pentru astfel de petreceri, managerul EcoXtrem Events observa ca, de cele mai multe ori, clientul alege un restaurant numai in cazul in care nu gaseste un club, bar sau pub liber. Exista de asemenea si locuri special create pentru evenimente, locuri transformabile in orice univers doreste clientul sa creeze, iar Dan Olaru spune ca acestea sunt preferatele companiilor organizatoare de evenimente, insa clientii sunt destul de circumspecti, mai ales prin prisma faptului ca un loc ca acesta, care suporta transformari, necesita costuri pentru realizarea decorului.
“Daca in anii trecuti lumea se ducea la restaurant, la un Ballroom si statea la clasica masa de 10 persoane, ca la nunta, acum sunt preferate locurile in care stai in picioare, ai un bufetul suedez, iar lumina este difuza. Probabil si managerii au sesizat ca nu mai merge sa stea lumea pe scaun cand tii un discurs de sfarsit de an si risti sa devii plictisitor”, subliniaza Olaru.
In plus, el spune ca au introdus in programul de petrecere moment de teatrul de improvizatie, numere de Music-Hall, acrobatii, show-uri de lasere complexe, iar trendul principal este sa te costumezi.
Mai mult decat atat, Oana Maria Necula (foto), managing partner Atelier Image, constata ca, dintre serviciile pe care le ofera agentia sa si care au prins foarte bine la clienti sunt bufetele de cupcakes, living table-urile (mese care au in centru o hostessa si care se pot plimba prin sala fie cu pahare de sampanie fie cu gustari), proiectiile care dau viata salii in care se desfasoara evenimentul, drummingul interactiv sau mixologia moleculara (un mod de a crea bauturi noi prin manipularea la nivel molecular a ingredientelor).
“Evenimentele pe care le avem acum in curs pentru luna decembrie variaza intre 150 si 350 euro de persoana, suma care cuprinde absolut totul, de la inchirierea locatiei, mancare, bautura pana la entertainment”, adauga Necula.
Cand vine vorba de preturi, Dan Olaru spune ca aceasta este intrebarea pe care organizatorii de evenimente o urasc cel mai mult, intrucat valorile oscileaza in functie de chiria platita, meniul ales, tematica (intra in buget cadourile, accesoriile primite la intrare) sau artistii contractati: “O petrecere simpla pentru 100 de persoane, cu o chirie de 1.000 de euro, meniu si un open bar, DJ si MC, inseamna aproximativ 70 euro/persoana plus TVA. Daca mai adaugam si o tematica, unde bugetam si un decor si cel putin acele accesorii de la intrare, bugetul urca automat”.
Cum ajustam costurile?
Cat despre modalitatile de reducere a costurilor pentru organizarea unei petreceri corporate, Oana Maria Necula spune ca acestea sunt deja mai mici fata de acum cativa ani si considera ca in momentul acesta nu se mai pot obtine reduceri spectaculoase de la furnizori, fara sa nu avem si o scadere a calitatii si a cantitatii oferite.“Exista o limita a reducerii costurilor, iar dincolo de aceasta limita mai bine renunti la evenimentul respectiv decat sa il organizezi cu un buget prea mic, pentru ca sunt sanse mari sa se transforme intr-un fiasco”.
In plus, clientii ar trebui sa porneasca cu asteptari realiste, cu un brief clar si sa comunice inca de la inceput un buget in care trebuie sa se incadreze, iar sfatul sau ar fi sa apeleze la o agentie profesionista, care le poate propune locatii mai putin cunoscute si artisti foarte talentati dar care nu sunt inca celebri.
Dan Olaru ofera insa cateva sfaturi de reducere a bugetelor pentru petrecerile corporate de sfarsit de an, care nu afecteaza calitatea: “Desi obiceiul de acasa spune diferit, oamenii nu au nevoie de mancare pentru a se distra, iar o mare parte din bani se duce pe meniuri, adica, in medie, 30 euro/persoana. Bautura este responsabila de intretinerea atmosferei, insa, nu ai nevoie sa mananci pentru a te distra. Exemplul cel mai elocvent este cel al unei seri in care mergi in club”, spune Dan Olaru.
De asemenea, el spune ca se poate alege un band de cover, daca tot vrem muzica live, intrucat sunt cateva trupe extrem de bune care stiu sa tina lumea in picioare si care isi merita toti banii. Si, cel mai important, onorariul lor depaseste rar suma de 1.500 de euro.
Atunci cand vine vorba de alegerea locatiei, in conditiile in care esti o companie si mergi sa discuti cu un club pentru evenimentul tau risti sa te pacalesti, este de parere Olaru, intrucat agentiile de evenimente au contracte care includ mai multe evenimente pe an si vor obtine o oferta mai buna.
"Negocierea se face foarte simplu. Mai ales in conditii de criza, ii recunosti foarte repede pe cei care vor sa fac business si nu vor doar sa-ti ia banii, pentru ca se adapteaza bugetului tau si vin in intampinarea ta cu solutii. Este nevoie si de o sinceritate din partea clientului, pentru ca este un obicei acela de a testa marea cu degetul cerand zeci de produse pentru ca apoi sa spui ca tu nu ai decat 2.000 de euro", completeaza Olaru.
