Apolozan, DocProcess: Vehicularea documentelor pe suport hârtie păstrează un grad de ineficiență pe întregul lanț farmaceutic

Criza actuală cauzată de pandemie a scos la lumină deficiențele sistemului medical și farmaceutic actual, nu numai în România, dar și în întreaga lume. Cu toate că furnizorii de servicii medicale au răspuns rapid pandemiei prin procese de digitalizare precum telemedicina, industria farmaceutică s-a desprins cu greu de nostalgia felului în care se făcea business înainte și s-a trezit împovărată de o cerere uriașă și de un sistem de management al proceselor învechit, sistem care a făcut drumul de la depozit la pacient mai dificil decât ar trebui să fie.

În România, digitalizarea ca răspuns la pandemie a fost implementată, în primul rând, de furnizorii de servicii medicale private care au trecut rapid la telemedicină. Astfel, rețelele private de sănătate au trecut fără impedimente de la consultații față în față la consultații online iar clienții au îmbrățișat imediat această schimbare.

Apolozan: Pe lângă corona-criză, a apărut o altă criză cauzată de lipsa accesului la echipamentele medicale

Pe de altă parte, mai puțin optimistă, criza a evidențiat deficiențele lanțului de aprovizionare pentru industria medicală și farmaceutică.

”Imediat după declanșarea crizei, departamentele de achiziții ale spitalelor căutau frenetic furnizori de echipamente medicale esențiale, de multe ori confruntându-se chiar cu escrocherii. Pe lângă corona-criză, a apărut o altă criză cauzată de lipsa accesului la echipamentele necesare, inclusiv măști medicale, care a durat câteva săptămâni până la fost soluționată”, explică pentru wall-street.ro Daniela Apolozan, CEO DocProcess.

Vezi și: Farmaciile Sensiblu livrează produsele acasă în maximum 60 de minute prin platforma Tazz by eMAG

Citeste si:
Industria farma cere Parlamentului să voteze rapid plafonarea taxei...
Asociaţiile producătorilor de...

Totodată, aceasta spune că demersul a fost unul provocator, în primul rând pentru că procesele de achiziții nu sunt digitalizate, iar companiile nu au o imagine de ansamblu clară asupra furnizorilor. ”Să nu mai menționăm că deseori nu există un sistem de rating a partenerilor de business”, a mai spus Apolozan.

O altă problemă este aceea că industria farma, ca orice altă industrie de altfel, a suferit din cauza lipsei digitalizării și la nivelul operațiunilor de zi cu zi. La mijlocul lunii martie, companiile au migrat la modelul de lucru de acasă, iar multe dintre acestea au fost complet nepregătite pentru un asemenea proces.

Chiar și în ziua de azi, industria farmaceutică încă se bazează foarte mult pe hârtie. Spre exemplu, când medicamentele sunt livrate la o farmacie, acestea ajung împreună cu o factură pe hârtie. Aceste facturi pe hârtie sunt de obicei transmise, în original, departamentelor de contabilitate pentru procesare. De la izbucnirea focarului de COVID-19, majoritatea departamentelor de contabilitate au trecut la modelul de lucru de acasă, însă ineficiențele au rămas - facturile primite fizic în farmaciile locale sunt scanate și trimise la sediu pentru procesare. Acest proces poate dura zile, multe facturi se pot pierde pe parcurs conducând la crearea de haos și ineficiență.

Daniela Apolozan, CEO DocProcess

Citeste si:
Ambasadorul Poloniei la București: Bogăția României sunt oamenii
Ambasadorul Poloniei la...

Industria farma din România, lovită din patru părți. Trebuie să mai lucrăm la mentalitate

Specialiștii de la DocProcess au identificat patru probleme majore cu care se confruntă industria farmaceutică în prezent.

Te poate interesa și: A fost lansat Pharma Points, un “waze” al farmaciilor, care îți găsește cele mai cautate medicamente de care ai nevoie

1. Mentalitatea contactului direct, față în față. Pe de o parte, pacienții sunt nevoiți să facă vizite în farmacii, în lipsa unui sistem de rețetă digitală. Pe de altă parte, pentru preluarea comenzilor de medicamente, agenții medicali fac vizite door-to-door în fiecare farmacie. Atât pacienții, cât și agenții se expun unor riscuri inutile. Platforme digitale atât pentru rețete cât și platforme digitale pentru comenzi, livrări și facturare între distribuitori și farmacii sau spitale ar aduce imense economii pe întreg lanțul.
2. Plățile întârziate către furnizori. Acest lucru se datorează în principal tranzacțiilor cu anumiți clienți mari precum instituțiile publice sau furnizorii de servicii medicale care cumpără în cantități mari și, în anumite situații, plătesc doar după un lung proces birocratic. Automatizarea procesului de contabilitate furnizori ar fi soluția perfectă pentru această problemă.
3. Managementul și logistica dificilă a lanțului de aprovizionare, împreună cu o gestionare anevoioasă a stocurilor afectează multe companii din sectorul farma. Cu toate acestea, cele mai afectate sunt companiile producătoare de medicamente. Acestea se află acum în situația de a înlocui un întreg lanț de achiziție, care a fost, până acum câteva luni, alimentat de cumpărători mici și individuali.
4. Un flux constant de documente pe hârtie, care sunt dificil de manipulat, clasificat și introdus în sistemul ERP, îngreunând și mai mult un departament de contabilitate deja aglomerat. Deși poate părea o problemă minoră, menținerea departamentului contabil ocupat cu sarcini repetitive, poate deveni un blocaj serios pentru companie si pentru toata rețeaua de parteneri.

În ceea ce privește nivelul de digitalizare al industriei farma, în zona de procese suport, digitalizarea nu este prea avansată.

Citeste si:
DocProcess deschide un birou în SUA, a treia locație peste...
DocProcess se extinde în SUA...

Dacă ne referim la producători, distribuitori sau retail-ul farmaceutic, aici este încă mult loc pentru digitalizare. Dependența de interacțiunile față în față cu farmaciștii și vehicularea documentelor pe suport hârtie păstrează un grad de ineficiență pe întregul lanț”, explică Apolozan.

Vezi și: VIDEO Digitalizare în retail: Cei care au suferit în pandemie că nu au avut magazin online și-au învățat lecția și nu vor mai evita investițiile

Pe de o parte, sistemul de „back-end” este influențat de mediul puternic reglementat, de relația cu casele de asigurări, cu ANM, toate fiind instituții ne-digitalizate.

”Pe de altă parte, considerăm că investițiile au fost prioritizate spre consumator, la presiunea acestuia. Acum, credem că digitalizarea proceselor suport va intra în centrul atenției în următorii ani, pentru că poate aduce economii semnificative, uneori până la 80% în funcție de proces”, a declarat Daniela Apolozan.

Fiecare ridicare personală a unei comenzi din sectorul farma costă în medie 50 de euro

În prezent, în România, pentru că majoritatea companiilor farmaceutice se ocupă în continuare de gestionarea vânzărilor și a comenzilor prin intermediul agenților de vânzări door-to-door, care străbat toată țara pentru a prelua comenzi direct din farmacii, fiecare ridicare personală a unei comenzi din sectorul farma costă în medie 50 de euro.

Asta include costul autoturismului, combustibilului, șoferului, timpul investit și alte cheltuieli aferente, ceea ce înseamnă că pe lângă faptul că procesul este ineficient, este și foarte costisitor.

Te poate interesa și: ANALIZĂ | Industria medicamentelor o duce bine. Cegedim: Vânzările au ajuns la aproape 18 miliarde de lei în 12 luni

Cum va arăta farmacia viitorului? Pe de altă parte, farmacia viitorului este complet digitalizată, unde toate comenzile pentru medicamente sunt trimise electronic direct către producători printr-un catalog de produse standardizat, iar comenzile de la pacienți sunt de asemenea, complet digitalizate, prin intermediul rețetei medicale digitale.

Farmacia viitorului va permite pacienților să comande medicamentele online

”Următorul pas în procesul de construire a farmaciei de mâine va permite pacienților să comande medicamentele online și să le primească direct acasă. Farmacii ce livrează online există, însă din cauza sistemului puternic reglementat al prescripțiilor medicale, majoritatea și-au centrat activitatea digitală pe medicamente fără rețetă, suplimente alimentare sau pe produse cosmetice”, precizează CEO-ul DocProcess.

O soluție pentru eficientizarea sectorului farma este implementarea rețetei digitale, pentru ca pacientul să nu mai aibă nevoie de aceasta în format fizic.

Citește și: De ce lipsește medicamentul Euthyrox din România. Consumul a explodat în februarie, iar autoritățile sunt legate la mâini și nu pot acționa

Astfel, la vizita medicală, doctorul introduce o rețetă digitală într-un sistem centralizat, pe care o trimite apoi direct către o farmacie la alegerea pacientului, de unde ulterior ridică medicamentele. Acest lucru, pe lângă faptul că este mult mai eficient, este și mult mai sigur pentru pacient, deoarece sunt clar menționate în sistem medicamentele prescrise.

Un alt avantaj al rețetei digitale îl reprezintă opțiunea de reînnoire direct în sistem, în cazul medicamentelor recurente, conform instrucțiunilor medicului. Acest proces, întrucât este rapid iar rețetele ajung în farmacii în câteva secunde, ajută de asemenea farmaciile să-și gestioneze mai bine și mai eficient stocurile și lanțul de aprovizionare

Daniela Apolozan, CEO DocProcess

Digitalizarea ar putea conduce la scăderi de prețuri pentru medicamentele care nu au un preț reglementat

Pentru unele medicamente, prețul este reglementat, iar în cazul acestora reducerea costurilor generale prin digitalizare nu va avea niciun impact asupra prețului final, spune Apolozan. Cu toate acestea, pentru medicamentele care nu au un preț reglementat, este posibil să existe efecte, dar prețul final va depinde în întregime de jucătorii de pe lanțul de producție, distribuție și vânzare.

Teoretic, odată ce procesele sunt simplificate și lucrul manual repetitiv este eliminat, companiile ar trebui să aibă cheltuieli generale mai mici, reducând astfel costurile de administrare a afacerii. Astfel, posibilitatea unor reduceri ale prețurilor anumitor medicamente ar putea exista, însă decizia finală va depinde de politicile de prețuri practicate de fiecare jucător

Daniela Apolozan, CEO DocProcess

Care sunt soluțiile pentru eficientizarea proceselor de business în industria farma

”Întregul sector medical și farmaceutic trebuie să treacă urgent printr-un proces de digitalizare complet”, conclude CEO-ul DocProcess. Astfel, pe piața din România este nevoie de digitalizarea proceselor standardizate, de înrolarea rapidă a furnizorilor într-o platformă de intermediere a proceselor, dar și de folosirea unui catalog electronic pentru a preveni speculațiile.

Citește și: Apolozan, DocProcess: Facturarea pe hârtie costă până la 15 euro, în timp ce varianta electronică are un cost de maxim 2 euro

Digitalizarea proceselor standardizate, cu pași repetitivi și cu puțină valoare adăugată. Procesul de achiziții-vânzări și managementul contractelor sunt două dintre cele mai ușor de automatizat procese și digitalizarea acestora nu ar însemna doar mai puține erori și timp pierdut, ci și mai puțină hârtie.
Înrolarea rapidă a furnizorilor într-o platformă de intermediere a proceselor, unde cataloagele de produse disponibile, comenzile, avizele, recepțiile și facturile sunt la un click distanță, toate în timp real și validate conform regulilor de business. Acest pas este extrem de important deoarece automatizarea nu se poate opri la « marginea » companiei, ea trebuie să se extindă către tot sistemul de parteneri. Doar așa, lanțul logistic poate deveni agil și capabil să facă față unor șocuri precum cel pe care tocmai l-am traversat.
Folosirea unui sistem de facturare electronică în conformitate cu legislația. Acest lucru este important mai ales în relația cu instituțiile publice care, începând cu aprilie 2019, sunt obligate să folosească un astfel de sistem, conform Directivei Europene 2014/55/EU. Ideal, această soluție ar trebui combinată cu un sistem de prescripții digitalizate care să facă potrivirea automată a produselor de pe rețetă cu cele de pe factură.
Folosirea unui catalog electronic pentru a preveni speculațiile. Cataloagele electronice pot să ajute nu doar la alinierea specificațiilor de produs ci și la urmărirea prețurilor de achiziție și a reducerilor precum și la detectarea oricărei creșteri bruște a prețului unor produse esențiale. Această problemă este din păcate foarte des întâlnită acum, anumiți retaileri ajungând chiar să cumpere produse la suprapreț de la furnizori și să le vândă la un preț mai mic pentru a putea oferi clienților lor o experiență cât mai plăcută.
Folosirea unei soluții software de contract management. Acest punct este cu atât mai important cu cât în această perioadă multe companii au integrat furnizori noi în portofoliu, cu validări de urgență, iar urmărirea clauzelor fiecărui nou contract în mod manual, este o cale sigură spre ineficiență și chiar risc de business sau legal. O soluție software de contract management ce are și modul de notare a furnizorilor, este cea mai eficientă metodă de protejare a unei afaceri în condiții de cerere fluctuantă.

Sursa foto: Unsplash
Despre autor
Ivona Stog
 Ivona este editor web la wall-street.ro din februarie 2018.

Te-ar putea interesa și:


Mai multe articole din secțiunea Companii »



Setari Cookie-uri