Siguranța documentelor fizice, cu valoare legală și sentimentală, precum și a celor care au legătură cu relațiile de afaceri sau profesionale este la fel de importantă ca și cea a documentelor virtuale. Dar, cele fizice sunt supuse unor riscuri complexe, diferite de cele ale documentelor virtuale, astfel că este util să iei în calcul soluții practice care să le pună la adăpost. În cele ce urmează îți oferim câteva idei care pot garanta integritatea acestora.
Plastifierea
Metodă sigură pentru a proteja și a securiza documentele fizice, plastifierea oferă o acoperire rezistentă și durabilă. Concret aceasta înseamnă sigilarea documentului cu o peliculă din material plastic transparent, rezistent la apă, murdărie și deteriorare. Mai mult, această metodă ferește documentele de deteriorarea prin expunere la radiații UV și le oferă o viață lungă celor utilizate frecvent. Cu excepția unor documente de identitate, majoritatea pot fi protejate în acest mod. Plastifierea este frecvent folosită în birouri, în departamentele contabile și de gestiune, dar este o metodă utilă și pentru acasă, pentru a păstra și proteja documentele de valoare sau care pot fi expuse la uzură rapidă prin utilizare sau expunere.
Pentru a realiza această operație ai la dispoziție diferite tipuri de aparate de laminat. Numite și aparate de îndosariere termică, acestea pun în siguranță acte, diplome, certificate și atestate, precum și documente cu mare valoare sentimentală cum ar fi fotografiile, scrisorile, desenele. Procedura este simplă și are avantajul de a permite o îndosariere foarte ușoară a documentelor și expunerea lor în deplină siguranță.
Citeste si:
Copierea
Ion Băieșu, scriitor român, spunea în romanul „Balanța” că tot ceea ce faci este bine să aibă și o copie. Principiul este unul de luat în seamă, mai ales atunci când este vorba despre documentele importante. Copiile actelor care nu pot fi plastifiate - certificatele de naștere, căsătorie, deces și alte acte de identitate, pot fi asigurate în acest mod, mai ales dacă activitatea pe care o desfășori necesită utilizarea oricărora dintre acestea în mod frecvent.
Dosarul cu copii fizice poate fi completat cu varianta dosarului virtual. Combinația dintre soluții fizice și digitale pentru păstrarea arhivei asigură o protecție cuprinzătoare a informațiilor și documentelor, minimizând riscul pierderii sau deteriorării acestora. Ambele variante sunt extrem de utile și de mare ajutor în rezolvarea a numeroase probleme administrative. În plus, dosarul virtual este o formă simplă prin care sunt puse la adăpost documente importante. Pentru acesta, securizarea prin parolare sau limitarea accesului persoanelor neautorizate este o necesitate suplimentară care oferă garanții în plus.
Citeste si:
Organizarea
Pe lângă metodele concrete de protejare a documentelor, organizarea corectă și practică a acestora este un alt element de siguranță. Cele mai multe din documentele și actele pe care nu le mai găsești atunci când ai nevoie, nu sunt deteriorate, ci doar pierdute sau rătăcite printre altele, fiind plasate în locul nepotrivit.
Acesta este motivul pentru care organizare documentelor este la fel de importantă ca și protejarea lor. Pentru asta, dosarele etichetate și plicurile de hârtie sau plastic care pot fi resigilate sunt accesorii necesare care ajută la păstrarea în siguranță și identificarea rapidă și ușoară a celor necesare atunci când situația o impune.
Depozitare în medii securizate
Soluția depozitării în medii sigure oferă garanție pentru integritatea documentelor. Se pot folosi fișete metalice, dosare și cutii de arhivare, rezistente la apă și foc, iar documentele sunt etichetate și organizate după criterii perfect stabilite, pentru a elimina riscul de pierdere sau confuzie. În paralel, este utilă monitorizarea și înregistrarea acestora, frecvent fiind folosite organizatoare și opisuri virtuale, uneori chiar pe bază de inteligență artificială.
Citeste si:
Principiile au la bază arhivistica, disciplină care se ocupă de organizarea, gestionarea și păstrarea documentelor și a informațiilor înregistrate, atât în format fizic, cât și în format electronic. Arhivistica are ca scop gestionarea și protejarea materialelor pentru a asigura accesul adecvat și conservarea ori restaurarea acestora pentru uzul prezent și viitor.
De la metode clasice, precum sisteme de depozitare securizate și clasificare corespunzătoare, până la tehnologii inovatoare, cum ar fi plastifierea sau sistemele avansate de securitate, toate soluțiile oferă protecție documentelor fizice și contribuie la siguranța personală sau a afacerii.
Sursa foto: Shutterstock.com
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
