Cosmarul directorului general, sau cum sa ceri un buget de investitii

In cei peste 16 ani de cand fac recrutari in Romania am fost tot timpul “la mijloc”, intre angajatori si angajati, intre patroni si directori, intre directori si manageri, si cred ca am auzit tot ce e posibil in materie de nemultumiri, de ce ar putea sa-si reproseze unii altora.

Unul dintre cosmarurile unui patron sau ale unui director general este sa vada un director sau un sef de departament venind radios catre el si spunand:

- Sefu’, da-mi 30,000 €, am o idee geniala, hai sa facem o campanie de 10 zile la Fetesti, luam 7 baieti care fac asa-si-pe-dincolo, ce zici?

- Bine, dar de ce la Fetesti si nu la Dorohoi, de ce 10 si nu 12 zile, de ce 7 baieti si nu 6 fete?

- Pai, Sefu’ e la mintea cocosului ca e mai bine la Fetesti…

- Dar de ce nu 20,000 sau 40,000?

- Sefu’, crede-ma pe cuvant, stiu eu ce spun, e limpede ca lumina zilei, nu fi birocrat…

…

In multe firme scenariul se repeta periodic: cu directorul de vanzari care vrea bani pentru un CRM, cu cel de HR care a primit o oferta nemaipomenita de training, cu cel de IT care vrea sa inlocuiasca laptopurile cu tablet PC-uri, cu cel administrativ care vrea sa treaca toate telefoanele firmei pe Cosmote. Nu de putine ori chiar acesta este motivul pentru care Sefu’ vine la mine si-mi cere sa ii gasesc alt director sau manager…

Iata ce i-ar placea directorului general sa auda cand directorul de HR, de exemplu, vine la el sa-i ceara 15,000 € ca sa cumpere un software de recrutare:

- “Sefu’, noi suntem un mare retailer, cu mii de angajati, si facem recrutari “pe banda rulanta”. Putem lua in calcul urmatoarele cifre (medii):

- 30 - 50 de CV-uri valide selectate in urma anunturilor sau gasite in banca noastra de date

- 10 - 20 de candidati (unici) intervievati pentru o recrutare

- 15 - 25 de interviuri cu recruiterii (din departamentul HR), fiindca pe unii ii intervieveaza de 2 ori

- 6 - 9 interviuri cu managerii departamentelor care au solicitat recrutarile (clientii)

- durata medie de recrutare (de la lansarea recrutarii pana la semnarea contractului) este de 40 - 45 de zile.

Structura personalului departamentului nostru de recrutare e urmatoarea:

RM – managerul departamentului de recrutare (recruitment manager)

RJ – recruiteri juniori (junior recruiter)

RS – recruiteri seniori (senior recruiter)

SS – personal administrativ (support staff): secretare, operatori PC etc.

Un proces de recrutare are, de obicei, urmatoarea structura:

- Sourcing

• Anunturi

• Firme de recrutare

• Banca de date

• Candidaturi interne

- Prelucrarea cv-urilor

• Printare

• Filtrare

• Clasificare

- Stabilirea intalnirilor

- Interviu 1 cu recruiterul

- Interviu 2 cu recruiterul

- Interviu 1 cu clientul

- Interviu 2 cu clientul

- Interviu final cu directorul

- Trimis raspunsuri negative candidatilor respinsi

- Alte activitati: reporting, analiza, organizare interna etc.

Un candidat are, in medie, 5 interviuri pana la luarea deciziei finale:

I. cu un recruiter junior – preselectie

II.cu un recruiter senior – selectie

III. cu clientul (viitorul sef direct) – preliminar

IV. cu clientul (viitorul sef direct) – de fond, se discuta si oferta

V. cu seful sefului direct – validare finala

Candidatii inclusi initial in procesul de recrutare (am luat in calcul 2 variante: cu 10 si cu 20 de candidati chemati la interviu) parcurg urmatoarele faze:

Un RJ tine, in medie, 5 interviuri / zi, iar un RS 3 / zi, restul timpului fiind dedicat activitatilor pre- si post-interviu si altor activitati specifice departamentului de recrutare (clasificari, filtari, raportari, analiza, discutii cu clientul administratie etc.). Durata medie a unui interviu poate fi considerata 1h, din care 40 min. interviul propriu-zis, restul fiind activitatile conexe pre- si post-interviu si de tip administrativ.

Activitatile principale legate de recrutare ale personalului de suport (SS) sunt: identificarea candidatilor care au fost deja intalniti, stabilirea intalnirilor (telefon, revenire, reprogramare, reconfirmare etc.), trimiterea raspunsurilor negative, comunicarea cu RJ si cu ES, pregatirea documentelor pentru interviuri etc.

Prin urmare, daca luam in calcul doar interviurile, pentru finalizarea 30 de recrutari / luna e nevoie de:

- la 10 candidati / pozitie: aprox. 3 RJ si 2 RS

- la 20 candidati / pozitie: aprox. 6 RJ si 4 RS

In medie, activitatile legate direct de recrutare ale unui SS sunt de aprox. 20 min. pentru un interviu. Un SS foloseste cam 50% din timpul sau pentru activitatile de “core business”, ceea ce inseamna ca poate asigura suportul la 12 interviuri pe zi. Prin urmare, necesarul de SS pentru un volum de 30 de recrutari / luna ar fi:

- la 10 candidati / pozitie: aprox. 2 SS

- la 20 candidati / pozitie: aprox. 4 SS

Cand am dimensionat structura departamentului am luat in calcul ca vom face aprox. 30 de recrutari pe luna, cu o medie de 15 candidati / pozitie si un numar total de 30 de interviuri / recrutare. Conform modelului de mai sus, departamentul nostru de recrutare este compus, in acest moment din:

- 1 RM

- 4 RJ care fac fiecare cate 5 interviuri / zi

- 3 RS care fac fiecare cate 3 interviuri / zi

- 3 SS care asigura fiecare suportul la cate 12 de interviuri / zi (inclusiv pentru clienti)

Sefu’, am analizat activitatea departamentului de recrutare si am ajuns la concluzia ca putem mari sensibil productivitatea acolo si putem face economii importante daca investim intr-un software integrat de recrutare. Principalele surse de crestere a productivitatii in acest departament sunt reducerea costurilor, reducerea duratei medii a recrutarilor si cresterea calitatii recrutarilor. Cea mai evidenta si mai usor de aplicat metoda de crestere a calitatii recrutarii este marirea numarului de candidati dintre care se face alegerea. Cresterea calificarii recruiterilor si sofisticarea metodelor de evaluare sunt, de asemenea, folosite, insa efectele si costurile lor sunt mult mai greu de masurat.

De cele mai multe ori performanta unui departament de recrutare se imbunatateste optimizand unul dintre indicatorii principali, in timp ce ceialti doi sunt tinuti la valori relativ constante. Astfel, pot fi imaginate scenarii de tipul:

- mai putini angajati ai departamentului de recrutare sa faca recrutarile cu acelasi numar mediu de candidati pe recrutare si cu aceeasi durata medie a procesului (scaderea costurilor);

- acelasi numar de angajati ai departamentului sa faca recrutarile cu aceeasi durata medie insa dintre un numar mai mare de candidati potentiali (cresterea calitatii);

- acelasi numar de persoane din departamentul de recrutare sa reduca durata medie a recrutarilor, la acelasi numar mediu de candidati intervievati pentru o pozitie (cresterea calitatii).

Prin introducerea unui sistem integrat de automatizare a recrutarii sunt eliminate complet sau este redus semnificativ volumul urmatoarelor activitati:

Daca se mentine constanta durata de 40 min. pentru interviul propriu-zis, prin reducerea duratelor activitatilor pre- si post-interviu, precum si a celorlalte activitati de tip administrativ, este de asteptat ca timpul alocat activitatilor de core business de catre partile implicate sa se mareasca:

- Un RJ va putea face 6 interviuri / zi

- Un RS va putea face face 4 interviuri / zi

- Un SS asigura suportul pentru 20 de interviuri / zi

Pe de alta parte, productivitatea creste cu atat mai mult cu cat se foloseste mai intens banca de date: se refolosesc evaluarile precedente, se verifica instantaneu daca un candidat a mai fost intervievat, se elimina candidatii indezirabili etc.

Astfel, pentru un numar constant de 30 de recrutari / luna, prin introducerea unui sistem integrat de automatizare a activitatii, departamentul de recrutare si-ar putea mari productivitatea prin una dintre urmatoarele solutii:

- Isi reduce personalul cu 1/2 RJ + 1/3 RS + 1 SS, adica o reducere totala de aprox. 20%; la salariile actuale aceasta inseamna o reducere a cheltuielilor totale numai pentru salarii si beneficii de cel putin 2,800 € / luna

sau

- Creste numarul de candidati intervievati pentru o recrutare cu aprox. 20%, de la 15 la 18

sau

- Scade durata medie a recrutarii cu aprox. 20%, de la 45 de zile la 36 de zile (cu o saptamana)

Deci, Sefu’, se poate spune ca in oricare dintre variante, investitia intr-un software performant de recrutare asigura o crestere a productivitatii de aprox. 20%, daca se iau in calcul numai efectele directe.

Daca se iau in calcul si efectele indirecte, legate de cresterea controlului, a securitatii, a calitatii (imagine, comunicarea intre angajati, cu candidatii etc.) de eliminarea erorilor, economiile de resurse (economie la chirie, avand spatiu pentru mai putini angajati, utilitati, consumabile etc.) cifra e sensibil mai mare si investitia se recupereaza complet in max. 5 luni, iar pana la sfarsitul anului vom face o economie de min. 20,000€, pe care eu iti propun sa o investim deja intr-o gradinita pentru copiii anagajatilor nostri. Iata de ce cred eu ca e necesara o astfel de…”

Asa e cu directorii astia generali, aproape toti sunt obtuzi si nu prea inteleg alta “limba”…