Cum a transformat tehnologia angajatul clasic
Are un birou de circa 18 metri patrati, iar pe masa de lucru, pe langa obiectele necesare oricarui avocat, se gasesc si doua monitoare, conectate la un singur computer.“Sunt doua monitoare pentru ca Bryan lucreaza mult mai bine asa. Se poate intampla ca pe unul dintre monitoare sa citeasca un document, iar la celalalt sa trimita un e-mail”, spune Alina Cosma, omul de legatura intre presa si biroul local al casei de avocatura austriece Wolf Theiss, la conducerea caruia se afla americanul Bryan Jardine.
De cealalta parte se afla Bogdan C., 24 de ani, care lucreaza intr-o companie IT, intr-un birou pe care il imparte cu alti colegi. In timp ce sta de vorba cu prietenii pe messenger, posteaza si cateva comentarii pe Facebook, intre doua telefoane pentru rezolvarea unor probleme de serviciu. In tot acest timp, scrie un mail, tot pentru job.
Si unul si altul sunt angajati in generatia multitasking, caracterizata de expunerea masiva la tehnologie. Multitaskingul reprezinta o notiune preluata din lumea IT si presupune executarea mai multor activitati in acelasi timp (“task” inseamna sarcina).
“Imaginea din filmul cu Charlie Chaplin in care angajatul este un robot cu miscari si sarcini repetitive si monotone este una din muzeul epocii industriale. Astazi, si angajatului din straturile bazale ale organizatiilor i se cere implicare, initiativa, comunicare, colaborare, ceea ce inseamna ca sarcinile obisnuite, care constituie <<inima>> jobului sau, ocupa doar o parte din activitate. Angajatii au proiecte multiple in zone diferite ale organizatiei, prin urmare dezvoltarea competentelor de project management este esentiala”, declara Olivia Franculescu (foto), managing consultant in cadrul firmei de executive seach Kilpatrick Executive Search Romania, membru in HR Club, o organizatie care grupeaza cei mai importanti specialisti in resurse umane din Romania.
Multitasking-ul a aparut initial in randul adolescentilor, care, cu ajutorul tehnologiei, reusesc sa faca mai multe lucruri concomitent, cum ar fi sa-si scrie temele, sa asculte muzica, sa socializeze pe retele de profil, in timp ce schimba canalele de televiziune.
Angajatorii din mediul privat au preluat treptat multitasking-ul adolescentin, in special in acele industrii si pe functiile care necesita un grad sporit de creativitate, cum ar fi publicitate, PR, marketing sau IT.
Angajatii multitasking manifesta prezenta de spirit, abilitati de comunicare, timp scurt de reactie, capacitate de rezistenta la stres, atentie distributiva, control emotional, stapanire de sine, precum si o inteligenta peste medie.
“Angajatul multitasking este motivat de diversitate, este activ, se plictiseste daca nu are sarcini diverse, este familiarizat si conectat la toate canalele contemporante: mail, sms, telefonie mobila, fluxuri de stiri, canale media specializate, newsletter, retele de networking etc. [..] Este un angajat care doreste sa stie, sa fie informat si sa controleze informatia, care se afla la intersectia mai multor linii de activitate si care da dovada de abilitati de project management si time management”, afirma Sorin Faur, membru in HR Club si director consultanta resurse umane si coordonator regional la BDO Balkans, pozitie din care coordoneaza activitatile de RU are firmei de audit si consultanta din sapte tari.
Faur considera ca un angajat multitasking este unul eficicient, de tipul “n-in-1”, deoarece are competente diverse si acopera arii de activitate diferite, ceea ce ajuta compania, care nu mai este nevoita sa recruteze personal doar pentru anumite sarcini.
“Tindem sa credem ca daca facem mai multe lucruri concomitent putem sa controlam mai bine volumul de informatii cu care suntem asaltati zilnic. Mai mult, multitaskingul este,uneori, extrem de distractiv. Fiecare vibratie generata de dispozitivele electronice poate anunta primirea unui e-mail plin de satisfactii. Citirea mesajului te face sa descoperi fie mai multa distractie, fie task-uri suplimentare”, sustine Yiannis Lagos, presedinte pe regiunea EMEA si membru in board-ul firmei de cercetare si dezvoltare Humantelligecene, parte a Interactive Media Group.
Lagos este cunoscut pe piata locala ca si consultant de resurse umane. Pentru o scurta perioada, Lagos a fost director de operatiuni la producatorul de bauturi alcoolice Alexandrion Group, in perioada 2009 – 2010.
Citeste si Multitasking sau program organizat: Cum lucreaza managerii din Romania?
Mai multe sarcini, mai putina productivitate
“Sa faci doua lucruri in acelasi timp inseamna sa faci nimic”, obisnuia sa spuna Publilius Syrus, un scriitor latin faimos printre altele, pentru maximele sale.Iar consultantii in resurse umane par sa-i dea dreptate si apreciaza ca volumul de sarcini pe care trebuie sa-l faca un angajat multitasking i-ar putea scadea productivitate.
“Riscul la care se expune un angajat multitasking este de a primi mult prea multe sarcini, depasind capacitatea sa de a obtine rezultate. Avand o imagine de angajat multitasking, unii manageri pot fi tentati sa dea sarcini acestor persoane, fara a lua in calcul pana la ce nivel acel angajat este eficient; trecandu-se peste nivelul optim, trasformam acel angajat multitasking intr-un angajat cu un nivel de performanta, cel mult, mediu”, sustine Claudia Indreica, managing partner la compania de consultanta Psihoselect si membra in HR Club.
Creierul uman este configurat in asa fel incat poate sa dea un randament maxim doar daca executa pe rand actiunile. In momentul in care incercam sa rezolvam mai multe sarcini in acelasi timp, devenim, automat, mai ineficienti.
“Un studiu recent a evidentiat ca participantii care au rezolvat in paralel sarcinile date au avut nevoie de 30 de minute suplimentare. Chiar si asa, ei au facut de doua ori mai multe greseli decat cei care au ales calea de a rezolva pe rand lucrurile. Diferenta de productivitatate este data de modul de functionare al creierului, care nu ne poate face sa rezolvam cu success doua actiuni concurente”, afirma Lagos.
Un exemplu edificator pentru modul de functionare al creierului in sistem multitasking apare in filmul “Batalia de la Stalingrad”, din 1949, in care Stalin ii cere maresalului Aleksandr Vasilevsky sa renunte la tot ceea ce facea si sa se izoleze pentru cateva zile intr-o camera si sa analizeze o sarcina militara.
In ciuda scaderii productivitatii generate de multitasking, anumite companii aleg sa aiba in organizatii angajati capabili de a rezolva mai multe sarcini concomitent, cu riscul de a depasi termenele limita.
“Unele companii prefera angajatii care indeplinesc un singur task si care isi respecta dead-line-ul, iar aici vorbim de companii din mediul de productie, unde este neaparata nevoie de specialisti care sa dea dovada de perfectiune in ceea ce fac de fiecare data. Alte companii, mai ales cele din domeniul serviciilor, prefera angajati ce pot performa task-uri multiple si in acest fel pot optimiza la maximum costurile cu forta de munca”, explica Marga Radu, business development director la Smartree Romania, furnizor de servicii de externalizare a activitatilor de salarizare si administrare de personal.
Cu siguranta insa ca varianta ideala pentru companii ar fi sa aiba angajati care sa se poata adapta foarte rapid contextului din organizatii, adica fie sa lucreze pe o singura problema, fie sa administreze sarcini variate, intr-un timp foarte scurt.
“Omul nu este o fiinta prea rezistenta la sarcini monotone, de aceea s-a creat conceptul de <<job enrichment>> care se refera tocmai la identificarea unor solutii prin care posturi de lucru ce presupun activitati mononone sau rutiniere sa fie regandite in sensul deschiderii catre diversitate. Flexibilitatea in construirea fisei postului, capacitatea organizatiei de a conferi stabilitate pe un anumit tip de sarcini, dar si diversitatea reprezinta, de fapt, solutia ideala”, afirma Sorin Faur (foto).
Managementul angajatilor operativi
Administrarea angajatilor, in functie de particularitatile comportamentele ale fiecaruia, constituie una dintre cele mai dificile provocari pe care trebuie sa le infrunte atat organizatiile, ca structura, cat si managerii, ca indivizi. Iar administrarea personalui presupune si explicarea situatiilor in care nu se poate fara multitasking."Sunt situatii in care multitasking-ul este necesar pentru ca realmente situatia o cere. De exemplu, in situatii de urgenta/ limita sau de forta majora cand experienta de a face mai multe lucruri in acelasi timp si de a-ti pastra cumpatul poate fi foarte utila", precizeaza Sorin Faur.
Angajatorii care nu-si cunosc suficient de bine salariatii pentru a vedea in ce masura pot indeplini mai multe sarcini de serviciu in acelasi timp, risca sa piarda foarte multi bani, mai ales in contextul in care companiile sunt dispuse sa aloce din ce in ce mai putine resurse financiare pentru programele de formare ale salariatilor.
“Daca managerul nu este organizat, acest lucru va influenta mai departe membrii echipei sale. La nivel personal, chiar si in cazul angajatilor cu o foarte buna organizare personala, pot sa apara neclaritati legate de prioritati. Privind mai larg procesele in care sunt implicati mai multi angajati, acestia fie vor actiona pe baza propriei judecati asupra prioritatilor sau, daca li se schimba prioritatile aleator si frecvent, pot sa apara nesincronizari, redundanta eforturilor si lipsa de eficienta. In consecinta, angajatii fie se acomodeaza si se integreaza in stilul dezorganizat, fie se frustreaza si se demotiveaza”, spune Anca Florea, head of research & development in cadrul grupului de firme de training Trend Consult.
Portretul standard al managerilor este constituit din atributiile de conducere, capacitatea de a delega responsabilitati, abilitatea de a maximiza rezultatul cu costuri minime, precum si din capacitatea de integrare a tuturor operatiunilor in cultura organizatiei.
”Responsabilitatile si indicatorii de performanta aplicati unui manager difera foarte mult de ceea ce intalnim in zona de executie. Modul de prioritizare agreat de fiecare companie si manager in parte poate diferi de la o structura extrem de clara si solida in zona de productie pana la libertate in actiune si creativitate in zona de servicii”, afirma Olivia Franculescu, de la Kilpatrick Executive Search Romania.
Presiunea pe costuri generata de criza economica i-a determinat pe unii angajatori sa recurga la concedierea angajatilor multitasking, cu experienta pe piata fortei de munca si cu salarii pe masura, pentru a-i inlocui cu 2-3 oameni fara experienta, capabili ca impreuna sa realizeze sarcinile salariatului productiv, cu salarii insumate mult mai mici decat ale celui disponibilizat.
“Companiile platesc salarii mari direct proportionale cu experienta, cunostintele si capacitatea angajatului de a livra imediat rezultate, iar acesta constituie un real avantaj pe termen scurt, mediu si lung. Prin comparatie, angajarea a 2-3 persoane cu salarii mai mici va solicita companiei sa investeasca efort si timp in a-si instrui angajatii, ceea ce pe termen scurt inseamna lipsa de productivitate, iar pe termen mediu-lung inseamna o crestere a costurilor de munca, a beneficiilor si a taxelor”, conchide Marga Radu, de la Smartree Romania.
