Sute de mii de produse stivuite pe rafturi de peste 10 metri inaltime, zeci de angajati ce isi cunosc bine locul si functiile, scanere performante, benzi rulante pe care aluneca, incet produse. Impachetari manuale, “double checking”, curieri, furnicar.

Totul, o zi normala la locul de munca in depozitul celui mai mare retailer online din Romania, eMag.ro. Depozitele se afla intr-o hala enorma la marginea Bucurestiului, cum iesi spre Pitesti, si este, poate ironic, lipit de cel al concurentului Altex.

Incep vizita in biroul spatios al lui Marius Gheorghe, manager de logistica. Imediat cum intru in incapere imi atrag atentia zecile de imagini LIVE de pe televizoarele din fata biroului sau, imagini ce arata in amanunt activitatile depozitului ce urmeaza sa il vizitez. Pe pereti troneaza fotografii cu pesti, capturi de senzatie care, culmea, nu pareau prelucrate in Photoshop pentru a fi exagerate.

“Fiecare manager care are o activitate stresanta are nevoie de o activitate la polul opus, pentru deconectare – si da, sunt pasionat de pescuit!”, spune, razand, Marius. Imi permite sa fotografiez in incapere, inclusiv monitoarele pe care poate observa fiecare proces realizat de cei circa 145 de angajati ai sai, din depozit.

Inainte de a incepe vizita efectiva, Marius Gheorghe imi ofera cateva date despre depozitul eMag – compania are circa 300.000 de produse in hala si zilnic se rotesc circa 10.000.Cea mai recenta negociere cu o companie de transport a durat nici mai mult nici mai putin de sase ore. Astfel de negocieri se fac "la sange" fiind, pana la urma, un business care traieste si moare in functie de profit.

Toate acestea, cu doar 145 de oameni. Mi se aprind “beculetele de jurnalist” si, sceptic, ii spun ca mi se par destul de putini angajati, probabil trebuie sa alerge mult.

“Intr-adevar, in trecut fiecare angajat parcurgea intre 3-7 km zilnic pentru a pregati produsele. In prezent, datorita unui sistem bine pus la punct – si in continua perfectionare -, merg zilnic nu mai mult de 500-600 de metri. Dar haide sa vezi!”, spune Marius, invitandu-ma sa cobor in hala.

Stiai ca pentru un rottweiler exista cinci tipuri de mancare!?

Daca ai goli depozitul eMag ar putea incapea lejer un avion. Sau doua, daca nu vorbim de cele transoceanice. Mergem pana la spatele depozitului, trecand pe langa diferite rafturi cu produse IT, electronice, electrocasnice, mancare pentru animale.

“Inainte de a incepe sa vindem mancare pentru animale am crezut ca va fi o treaba usoara, sa le catalogam si depozitam. Si baietii tot intarziau cu raportul final! I-am intrebat ce se intampla si apoi am aflat cate zeci si sute de produse si marci exista! Este uimitor! De exemplu, stiai ca pentru un rottweiler exista 5 tipuri de mancare?”, spune Marius, aratand spre un pachet enorm de mancare de catel.

Ma gandesc, fara sa vreau, cat de costisitor este sa ai un caine de mari dimensiuni in casa si imi promit sa imi iau un catel de dimensiuni mai modeste.

Odata ajunsi in spatele depozitului, vad cum marfa este descarcata din masinile curierilor, scanata de angajati ai eMag si apoi, in functie de marime, puse pe banda rulanta (conveyor) sau, daca sunt prea voluminoase, luate de stivuitoare si duse pe zecile de rafturi. Produsele cu rotatie mare de stoc sunt plasate cat mai aproape de iesire, pentru a nu se face “timpi morti” cu transportul lor prin depozit.

Logica aranjamentului pe rafturi

Intreb cum se descurca, totusi, intre atatea marci – care este logica aranjamentului. Ma astept sa mi se spuna ca in functie de tipul produsului sau de marca. Raspunsul a fost insa mai complex.

“Produsele sunt aranjate in functie de o combinatie de trei factori – volum, greutate si viteza de rotatie. Nu conteaza marca sau tipul produsului”.

Intr-adevar, pe masura ce ne-am plimbat prin depozit, am vazut pe aceleasi rafturi, in apropiere, memorii RAM, rujuri, stick-uri de memorie si parfumuri.

Produsele care au nevoie de conditii speciale, precum cele pentru bebelusi, sunt plasate in zone controlate termic si cu umiditate speciala.

Mai mult, sistemul detecteaza automat si in momentul in care un stoc ramane 60% gol, sistemul avertizeaza automat si sunt trimise comenzi catre furnizori pentru aprovizionare.

Plimbare pe banda rulanta

Aceste produse de mici dimensiuni parcurg un traseu cel putin interesant. Dupa ce sunt scanate “de primire”, sunt puse in recipiente speciale ce au de asemenea coduri de bare. Angajatii, printr-un PDA special si un scaner montate, comod, pe brate, scaneaza produsele, apoi cutiile si sistemul stiu automat unde sa le trimita pe banda rulanta. Aceasta suporta o greutate maxima de 40 de kg.

Practic, computerul stie ce produse sunt in respectiva cutie, ce dimensiune au si unde sa le trimita.

Cutia isi incepe drumul prin depozit – o vad cum dispare, undeva, la etaj. Pe traseu sunt amplasati senzori de inaltime si de numaratoare, sesizand, automat, daca are loc vreo eroare sau blocaj pe traseu. Ajungand in locul unde trebuie plasate pe rafturi, cutia “parcheaza” pe o linie separata, aproape de un angajat al companiei.

Cutia este apoi scanata de angajatul de la acel nivel pentru a afla exact unde trebuie depuse produsele. Le pune apoi pe rafturile din apropiere ce au, de asemenea, coduri si numere de ordine pentru a putea fi identificate rapid in cazul unei comenzi plasate de clienti.

Daca un produs este plasat gresit sau este ridicat un produs gresit, la scanarea codului comenzii respective scanerul da eroare foarte vizibila, indicand astfel angajatului ca a facut o confuzie. “In acest fel, erorile sunt evitate”, explica, mandru, seful depozitului eMag.

“Sistemul ne permite sa urmarim continuu ce produse intra in depozit, unde trebuie sa mearga, cum sunt depozitate si unde, cat timp au parcurs pe traseu. Fiecare produs are o locatie unica de ridicare si depozitare. Per total, zilnic au loc peste 14.000 de astfel de operatiuni”, subliniaza Marius Gheorghe.

Practic, 13 rafturi sunt deservite de un singur om.

In cazul produselor mai voluminoase sau mai grele care nu pot fi puse pe conveyor, acestea sunt ridicate si, la fel, in functie de locul indicat de scaner, sunt transportate cu stivuitoare speciale in locurile desemnate.

Marius Gheorghe se ofera sa ma ridice la aproape 10 metri cu un stivuitor de 7,5 tone, folosit pentru a depune si ridica produsele de mari dimensiuni. Inainte sa imi aduc aminte ca mi-e rau de inaltime sunt “suflat” de Marius si pus pe stivuitor.

“Ai grija de tableta…urcam! Stai linistit, este foarte sigur”, imi spune, razand “pe sub mustata”, Marius. Imi tin putin rasuflarea, ma ia cu ameteala, ma gandesc ca ar fi usor stupid sa mor in depozitul eMag, brusc amintindu-mi cate imi mai doresc de la viata. Sunt prea crispat pentru a mai putea auzi exact ce mi se spune. In final, cand deja coboram, imi aduc aminte sa fac cateva fotografii.

Impachetarea si trimiterea produselor

Mergem apoi spre zona de impachetare a produselor. Acolo, angajatii scaneaza cutiile in care vin produsele comandate de utilizatori prin intermediul site-ului. Cutiile respective sunt cantarite automat si sistemul detecteaza daca produsele sunt mai usoare decat ar trebui, semnaland acest lucru. Astfel, se depisteaza daca cumva pe drum s-a pierdut ceva, remediindu-se problema.

“Cream de asemenea, in house, bulele acelea care protejeaza produsele. Totul se printeaza aici si se impacheteaza in functie de marimea produsului, manual. Dureaza foarte putin.

Per total, din momentul in care un produs intra in depozit si este pregatit pentru a fi trimis catre client nu trec mai mult de 20 de minute, subliniaza seful depozitului companiei. Nu se face nicio diferenta, inclusiv de Black Friday, intre comenzile realizate cu plata cu cardul sau ramburs.

Pregatiri de Black Friday

De Black Friday, compania a inchiriat un depozit separat. Este un flux atipic, se comanda marfa in mod special, dupa ce s-a negociat cu 3-4 luni inainte cu furnizorii. Toata marfa se depoziteaza intr-un loc special, mai bine delimitat si pe spatii mai reduse.

De asemenea, eMag creste numarul angajatilor in acea perioada cu inca cateva zeci, pana la 210, pentru a face fata evenimentului si volumului foarte ridicat de comenzi.

“Oricum ar fi, stiu ca pentru cateva zile voi dormi aici, la birou. O sa imi iau, ca si anul trecut, mai multe randuri de haine si costume la mine si o sa stam pe baricade pana cand se va termina nebunia de Black Friday”, spune Marius.

Per total, partea de rafturi a depozitului este de 80%, restul fiind culoare sau rampe de descarcare si incarcare.

Din depozitul din Romania se deservesc si Bulgaria si Ungaria, in 24 de ore.

Securitate ridicata

In depozitul eMag nu se merge “pe incredere”, in ciuda faptului ca majoritatea angajatilor au deja cativa ani in firma. Pe langa cele peste 200 de camere de luat vederea instalate in depozit, exista puncte de control atat la livrare cat si la iesire unde un gardian scaneaza fiecare angajat sau curier, punandu-l chiar si sa se descalte.

Mai mult, complet aleator, se realizeaza controale in depozit pentru inventariere.

Citeste si:

“Cea mai mare recompensa pentru angajati este insa faptul ca fara ei nu s-ar putea. Contributia lor este cruciala si acest lucru a fost sustinut chiar de Iulian Stanciu (manager eMag.ro – n.r.) intr-un discurs de cinci minute la finalul anului trecut. A fost impresionant. Evident, avem si sistem de bonusare”, explica Marius Gheorghe.

El se considera un manager ferm dar intelegator. “Daca simt pe cineva ca a atins un prag maxim de oboseala sau stres, il ajutam. Important este ca cei care fac asa ceva sa fie pasionati, sa le placa, nu doar sa stea pentru a-si lua salariul”, spune el.

Vizita la PCGarage Grup: alta stocare, alt proces

Sunt convins ca alte depozite ale retailerilor online majori din Romania functioneaza si arata diferit de cel al eMag.ro asa ca merg, in centrul Bucurestiului, la spatiile rezervate de brandurile PCGarage, un alt jucator major de pe piata locala, cu afaceri de circa 17,5 mil. euro in 2012.

Compania opereaza magazinele online PCGarage.ro, PCFun.ro, ElectroFun.ro si GarageMall.ro, business-uri ale omului de afaceri Marius Ghenea, investitor si antreprenor.

Compania si-a mutat recent depozitul si sediul intr-un loc mai spatios, aproape de Timpuri Noi, in locul unde era Fabrica de Confectii “Crinul”. Depozitul se afla lipit de concept store-ul companiei si locul unde zilnic circa cinci sute de clienti intra pentru a testa produse, a cumpara sau a cere sfaturi de la angajati ai companiei.

Aproape de concept store, intr-o incapere micuta, il intalnesc pe seful depozitului PCGarage, Alexandru Ortinski, persoana cu vechime de cinci ani in PCGarage. Stam la o masa pentru cateva minute, discutand cateva date despre depozit.

“Avem circa 50.000 de produse in depozit, rotatia fiind de 1.500-2.000 pe zi. Procesul este asigurat de 12 angajati si patru soferi pentru aprovizionare”, spune el. Suprafata depozitului este de 1.000 metri patrati.

Sunt curios, imediat, de doua lucruri – diferentele de aranjare fata de eMag si cum pot doar 12 oameni sa pregateasca, zilnic, cateva mii de produse pentru clienti.

Vizita o incepem printr-un culoar stramt unde sunt depozitate, in functie de tipuri, mai multe produse. Vad acolo computere asamblate de companie, PC-uri branded, componente si altele. “Daca nu le-am pune pe caprarii, nu am mai putea sa le gasim. Deci trebuie sa avem grija dar angajatii stiu foarte bine sa isi faca treaba. Cel mai «tanar» dintre ei are deja un an in companie”, spune Alexandru.

In incaperea urmatoare pot vedea cum produsele sunt descarcate din masinile de transport. “Produsele se primesc si se si livreaza in acelasi loc. Se livreaza la pranz si seara”, spune managerul depozitului. In cazul serviciului de same day delivery, produsul ajunge la client in maxim trei ore, in Bucuresti, pentru o taxa fixa de 20 de lei.

Compania are, zilnic, cateva zeci de comenzi pentru same day delivery.

Marfa primita se scaneaza si imediat intra in stoc si intra in sistem, pe site-urile companiei. Daca produsul a fost deja achizitionat, se rezerva automat in comanda, “imperechiindu-se” cu aceasta.

Intreb si de sistemele de securitate si, spre surprinderea mea, mi se spune ca “se merge pe incredere”

“Daca depui acum o comanda pentru un produs care nu este pe stoc, in medie acesta va fi gata sa fie livrat in 10 ore. Daca este in depozit, timpul este mai redus. Pe site iti arata insa cat dureaza, precum si disponibilitatea produsului”, explica Alexandru Ortinski.

Ne plimbam prin mai multe incaperi de marimi diferite. Sunt camere speciale pentru tablete, pentru componente, pentru electronice. Stivuite “la linie”, gata de a fi luate de angajati, scanate, impachetate si livrate.

Lipsesc cu desavarsire produsele foarte voluminoase si il intreb pe Alexandru de ce. “A tine pe stoc frigidere enorme sau alte produse cu rotatie mai mica sau prea voluminoase pur si simplu nu renteaza. Mai ales ca livrarea se face aproape la fel de repede si daca produsul este la furnizor. Doar o patrime dintre acestia sunt in tara, restul sunt in Bucuresti – unul e chiar lipit de noi”, spune, zambind, Alexandru.

Compania aduce produse pe care altfel nu le-a depozita in situatii speciale in cazul in care furnizorii au promotii. PCGarage profita de ele, oferind ulterior un pret mai bun clientilor finali.

Practic, in cadrul depozitului PCGarage, exista trei departamente mari – aprovizionare, logistica interna si logistica externa. Rotatia cea mai mare a produselor este in zona componentelor de PC si a laptop-urilor.

Automatizare completa

“Sistemul este automatizat complet, mai putin ridicarea produselor de pe raft si impachetarea lor. Coletul este scanat chiar si de catre Fan Courier, la plecare, pentru mai multa siguranta. Tot istoricul lui este retinut, precum si serial number-ul produsului. Astfel, ne asiguram ca daca un client vine cu un produs la noi si spune ca l-a cumparat de aici, prin scanarea produsului ne asiguram ca este asa”.

Daca nu are “coada de asteptare”, un produs aflat in depozit poate fi coletat in 10 minute, spune el. Produsul are desemnat un numar de serial si, prin apasarea unui buton, acea comanda/acel produs primeste statutul de “efectuat”. “La noi, tot ce este automatizat se face «prin apasari de butoane»”, adauga, zambind, seful depozitului PCGarage.

De Black Friday…

Alexandru Ortinski povesteste cum toti angajatii erau cu nervii intinsi la maximum, multi aveau deja “ochi vinetii” de atata munca, “nimeni nu s-a asteptat sa fie atata cerere”.

PCGarage nu modifica in mod special cantitatea de produse din depozit si nici nu are un spatiu special de depozitare. Intreb daca angajeaza oameni suplimentari pentru efortul acelor zile.

Nu o sa angajam oameni in plus, se va munci suplimentar. Intr-adevar, poate vor fi intarzieri, dar orice om cred ca este multumit sa astepte un produs cateva zile in plus, pentru o reducere substantiala”, puncteaza seful de depozit, adaugand ca se va lucra “la foc continuu”.

Nu vor fi facute diferente intre plata cu cardul si cea ramburs, desi, asa cum este normal, retailerul prefera plata cu card-ul. “In continuare unii oameni fac comenzi doar de dragul de a apasa butonul de «cumpara», produsul fiind refuzat, la livrare. Nu ii inteleg”.

Motivarea angajatilor

Exista un sistem de bonusare prin care cei care fac treaba buna sunt incurajati. “Motivarea cea mai buna este insa trierea – intr-un mediu online extrem de competitiv si rapid, nu este loc de oameni care intarzie fluxul de onorare al unei comenzi”, spune Alexandru Ortinski.

Intreb si de sistemele de securitate si, spre surprinderea mea, mi se spune ca “se merge pe incredere”.

“Multi au ani buni in companie, si peste sase ani, am incredere in ei si ei in mine. Nu se fura de aici, nu sunt gardieni, scanere si asa mai departe. Se merge pe incredere”, spune el, zambind.

In ciuda spatiului mai mare de depozitare, Alexandru Ortinski spune ca in maxim trei ani va fi necesar unul si mai incapator. “Avand in vedere cresterea business-ului, increderii consumatorilor, in mod clar in maxim trei ani va trebui sa ne mutam din nou”, incheie el.

DIFERENTE intre depozitele eMag vs PCGarage

- Depozitarea produselor la eMag se face in functie de trei factori – volum, greutate si viteza de rotatie, la care se adauga conditii speciale pentru produse sensibile. In cazul PCGarage, produsele sunt depozitate in functie de tip/categorie;

- eMag depoziteaza si produse de dimensiuni foarte mari. PCGarage preia produse foarte mari direct de la furnizori;

- eMag are un punct separat de primire si unul de livrare. PCGarage preia produsele de la furnizori si le livreaza in aceleasi puncte;

- eMag separa clar promotiile de Black Friday de cele din depozitul central. PCGarage nu face o astfel de separare;

- eMag angajeaza, temporar, cateva zeci de oameni de BlackFriday. PCGarage “merge” cu acelasi numar de oameni;

- eMag are sisteme de securitate multiple, PCGarage merge “pe incredere”;

ASEMANARI

- Ambii jucatori folosesc sisteme informatice si scanari ale produselor pentru tracking/date in timp real pe magazinele online;

- Ambii jucatori impacheteaza manual produsele si realizeaza in depozit sistemele de protectie pe baza de plastic umflat cu aer;

- De Black Friday, managerii ambelor companii “vor dormi” cateva zile la birou.

Principalii concurenti ai celor doi jucatori sunt Altex, Domo, Flanco (in cazul PCGarage.ro - n.r.), precum si Cel.ro sau Evomag.ro.

Cum ti se par depozitele celor doi retaileri online? wall-street.ro te incurajeaza sa comentezi.