Cu trei birouri în China, inclusiv unul la Beijing și alte câteva în regiunea Asia-Pacific, compania s-a confruntat cu provocările aduse de COVID-19 încă de la primele cazuri confirmate.

”Focarul de coronavirus este cea mai mare criză de sănătate publică cu care angajații actuali s-au confruntat de-a lungul vieții lor, așadar am făcut tot posbilul sa ne asigurăm că răspunsul departamentului nostru de resurse umane răspunde la provocările cu care se confruntă angajații noștri, luând în calcul și temerile acestora legate de locurile de muncă și de evoluția economiei globale”, precizează Andreea Mihnea, Director HR Romania, Ucraina și Turcia în cadrul UiPath pentru wall-street.ro.

Compania a făcut un grup de lucru intern care include colegi din echipele globale de travel, legal și securitate, grup care monitorizează în permanență situația și care le comunică angajaților recomandările prin intermediul unui canal de Slack dedicat. Recent, au luat decizia la nivelul companiei de a-și continua activitatea în regim de telemuncă pentru următoarele trei luni. De asemenea, UiPath a implementat la scurt timp și o politica 'no-travel'.

Angajații UiPath de pretutindeni primesc asistență prin intermediul a două aplicații: SOS International (ISOS) și CCA @ Your Service.

”În a doua săptămână a lunii martie, am lansat SOS Internațional (ISOS), care este un serviciu oferit de către unul dintre liderii companiei de servicii de securitate medicală și de călătorie. Acest lucru ne va ajuta să ne asigurăm că angajații noștri sunt în siguranță în timp ce călătoresc pentru afaceri în afara țării de origine. În al doilea rând, angajații UiPath au la dispoziție resurse gratuite și confidențiale pentru a-i ajuta pe ei și familia lor prin CCA @ YourService. Această aplicație oferă angajaților și membrilor familiei UiPath sprijin emoțional și practic, oferit în mod confidențial, 24/7”, declară Andreea Mihnea.

Dincolo de asta, angajații din România, alături de toți angajații din regiunea EMEA (Europa, Orientul Mijlociu și Africa), beneficiază de cursuri online de yoga sau pilates, dar și de sesiuni de meditație ținute fie de către antrenori, fie de către alți colegi din echipă.

”Am fost inundați de zeci de idei de activități prin intermediul cărora sa rămânem conectați în aceasta perioadă de mobilitate redusă: call-uri săptămânale cu colegii, canale de Slack unde împărtășim cu colegii rețete și fotografii cu prânzul nostru din fiecare zi, un canal dedicat copiilor angajaților UiPath care sunt provocați să deseneze în fiecare zi, șamd”, precizează reprezentanta UiPAth.

Automatizarea în vreme de COVID-19: ce soluție a dezvoltat compania

Andreea Mihnea consideră că gândirea oricărei activități din perspectiva automatizării s-a dovedit foarte utilă. Aceasta precizează că pe măsură ce virusul s-a răspândit în China, colegii din biroul UiPath din Beijing și cei din întreaga regiune Asia-Pacific au fost supuși unui sondaj zilnic obligatoriu care înregistra temperatura corporală a angajaților, cu scopul de a le transmite autorităților. Procedura presupunea ca personalul UiPath să completeze zilnic un formular pentru a-și actualiza starea de sănătate, iar unul dintre pași consta în verificarea e-mailurilor, ceea ce putea deveni o problemă având in vedere volumul pe care îl primeau.

”Uneori, angajații uitau pur și simplu să completeze sondajul, ceea însemna că un coleg/colegă de la departamentul de HR trebuia să le amintească să depună formularele. Întârzierile la depunere pot duce, de asemenea, la lipsa de conformitate cu cerințele guvernamentale legate de sănătatea publică. Mai mult, volumul mare de date despre starea de sănătate a angajaților din sondaje trebuie colectat, organizat în rapoarte și analizat. Din dorința de a face acest proces mai simplu pentru toți cei implicați, am încredințat acest lucru unui robot software: robotul de screening UiPath Health Screening Bot. Acest robot salvează timp critic, îmbunătățind procedurile de monitorizare a sănătății atât pentru angajații UiPath, cât și pentru cei din alte companii din China și APAC cărora l-am oferit gratuit”, precizează Andreea Mihnea

Robotul trimite sondajul și urmărește cine l-a completat și cine nu. De asemenea, el va face follow-up la interval de o oră cu cei are nu l-au completat prin diferite instrumente de comunicare, cum ar fi Slack, WeChat și WhatsApp. Acest lucru economisește timp pentru ca membrii personalului HR să lucreze la alte sarcini. Folosind automatizarea, starea de sănătate a tuturor angajaților poate fi raportată în mod sistematic. De asemenea, robotul avertizează angajatorii cu privire la temperaturi ale corpului neobișnuit de ridicate în rândurile angajaților, ceea ce ajută companiile să reacționeze mai rapid pentru a gestiona situațiile de criză.

Dincolo de acest robot, UiPath a dezvoltat o colecție de soluții destinate celor care sunt implicați în lupta cu răspândirea COVID-19. Una dintre soluții este un robot software instalat în 48 de ore într-unul dintre cele mai mari spitale din Statele Unite ale Americii, care colectează datele pacienților și le verifică printr-un proces ce îi ia 14-16 secunde versus 2-3 minute cât i-ar lua unui angajat. Un alt exemplu constă într-o soluție dezvoltată pentru un spital din Dublin care, conform reprezentanților companiei, execută o serie de procese de înregistrare a diagnosticelor care le-ar lua angajaților 2-3 ore pe zi. Lista completă de soluții o găsiți aici.