Piața birourilor din România s-a schimbat mult în ultimii ani, mai ales după pandemie, care a dus la o schimbare radicală a stilului de lucru, munca de acasă devenind preferata majorității angajaților. În aceste condiții, aducerea lor înapoi la birou încă este o provocare foarte mare, iar o soluție prin care angajații să fie atrași să vină la birou și să nu o facă doar dintr-o obligație este să amenajeze spațiile în așa fel încât să se simtă cât mai bine.
Am stat de vorbă cu Alexandru Horațiu Didea, managing partner al Workspace Studio, despre tendințele actuale în ceea ce privește amenajarea spațiilor de birouri.
Compania a avut contracte cu nume foarte mari din piață, printre care OMV Petrom, Intero Property Development, Honeywell, L'Oreal, Bimbo, Profi, UiPath, Adobe, Unilever și mulți alții.
Unul dintre cele mai recente proiecte a fost reamenajarea spațiilor celor de la OMV Petrom la Petrom City, care a presupus amenajarea unor spații cât mai diferite, cu diverse destinații de utilizare.
Este una dintre tendințele pe care Alexandru Horațiu Didea le-a observat în rândul tot mai multor companii, care vor spații cât mai diverse, dar acesta este doar o modalitate prin care companiile din România, și nu numai, să facă mersul la birou cum mai plăcut și mai interesant pentru angajații care preferă să lucreze de acasă.
De altfel, din discuția cu managing partenerul Workspace Studio, aflăm că readucerea angajaților la birou este obiectivul principal al companiilor, deoarece au nevoie de ei la birou din multe puncte de vedere. Totuși, acest obiectiv reprezintă și o provocare foarte mare.
De ce vor companiile să readucă angajații la birou
Spațiu comun amenajat în Petrom City - Sursa foto: Workspace Studio
Potrivit lui Alexandru Horațiu Didea, care are o experiență de 20 de ani în amenajarea spațiilor de birou, companiile simt că au un control foarte limitat asupra a ceea ce fac angajații când sunt acasă.
Productivitatea nu mai este la fel de mare, în condițiile în care unii angajați sunt distrași de alte activități, ori de familie, în cazul în care familia este prin preajmă în timpul programului, iar alții chiar au și alte proiecte la care lucrează în paralel. Evident, un exemplu bun este cel al IT-iștilor, care, în timp ce lucrează pentru o companie, poate lucra și la alte proiecte independente.
O altă problemă cauzată de lucrul de acasă este aceea că, munca la distanță creează probleme mari în ceea ce privește coeziunea în cadrul echipei.
Potrivit reprezentantului Workspace Studio, formarea de echipe care să colaboreze este tot mai dificilă din moment ce colegii se văd foarte rar și se reunesc cu toții în același loc și mai rar de atât.
Totodată, formarea de noi angajați este și ea o provocare prin munca de la distanță, fiind mult mai dificil să-l instruiești pe un angajat nou dacă nu este în apropierea unui „mentor” care să-l pună la punct cu toate aspectele activității sale.
„Dacă aduci un junior sau mai mulți, nu poți să-i instruiești la fel de bine de acasă. Trebuie să învețe să lucreze cot la cot cu seniorii, să-i integrezi cât mai rapid și mai ușor și în echipă. Cum poți crea o relație între doi angajați care nu s-au văzut niciodată? Dacă toți stau și lucrează din fotoliul de acasă nu poți să creezi sentimentul de apartenență, nici față de companie, nici față de echipă”, ne-a explicat Alexandru Horațiu Didea.
Strategia companiilor s-a schimbat radical în ultimii ani
Spațiu de lucru în Petrom City - Sursa foto: Workspace Studio
Managerul Workspace studio ne spune că paradigma amenajărilor de birouri se schimbase și înainte de pandemie, doar că după 2020 lucrurile au accelerat și mai mult către o direcție în care un birou este amenajat mai puțin ca un birou neprimitor, în care fiecare are postul lui de lucru și mai mult ca un loc în care angajații să se simplă confortabil.
Paradoxal, spațiile în care angajații se simt mai confortabil duc la o creștere a productivității.
Spațiile comune, locurile de recreere, zonele în care angajații să se simtă cât mai confortabil devin mult mai importante. Iar asta se vede atât în alocarea dintr-un spațiu de birou între zonele dedicate strict productivității și cele comune.
„Acum 20 de ani, un spațiu de birou era ocupat în proporție de 80% din birouri și scaune. Înainte de pandemie, proporția scăzuse la 60%. În prezent, doar 35% din suprafețe sunt ocupate de scaune și de birouri, adică de mobilier dedicat zonelor de muncă individuală, iar restul de 65% este reprezentat de spații de muncă în echipă și de socializare”, ne-a explicat Didea.
Că vine vorba de diverse tipuri de canapele, diverse modele de scaune, cabine fonoizolate, obiecte de mobilier ușor de mutat dintr-o parte în alta, cum ar fi măsuțe, display-uri sau whiteboard-uri, toate acestea devin majoritare într-un spațiu de birou.
Companiile încearcă să creeze un mediu cât mai confortabil, cât mai plăcut și mai puțin intimidant decât un spațiu de lucru sobru și care îți dă impresia că, ajuns la birou, vei deveni prizonierul unui „cubical” sau unui birou cu patru picioare și un scaun pe care trebuie să stai de la 9 la 5 la program.
Așadar, pentru a crește atractivitatea birourilor, pentru a lega mai bine echipele, crescând astfel și productivitatea, companiile merg către un tip de amenajări care să fie cât mai departe imaginea unui birou așa cum era știut în trecut.
De aceea, ne mai spune Alexandru Horațiu Didea, sunt amenajate spații care seamănă tot mai mult cu sufrageria de acasă, bucătăriile sunt colorate și sunt dotate cu tot ce le trebuie angajaților.
De aceea vedem în spațiile de birouri zone pentru o pauză de cafea care îți aduc aminte mai degrabă de o cafenea, de un restaurant sau o terasă.
Unele săli de ședințe și de întâlniri seamănă tot mai mult cu lounge-ul unui aeroport luxos, recepțiile seamănă tot mai mult cu cele din hoteluri.
De altfel, în proiectele noi, proprietarii și dezvoltatorii de clădiri de birouri integrează operatori de fast-food, de cafenele, magazine, săli de sport și altele.
Ca un exemplu, cei de la Vastint promovează faza a doua a proiectului Timpuri Noi Square, evidențiind faptul că va construi cel mai mare food-hall într-o clădire de birouri din România.
Totuși, reprezentantul Workspace Studio ne spune că amenajarea este doar o componentă în creșterea atractivității unui spațiu de birou.
„Evident, atunci când o companie își alege un spațiu nou, se uită mai întâi la locație. Să fie cât mai accesibilă pentru angajați. Caută locații care să aibă cât mai multe facilități în apropiere. Fie că vorbim de mall-uri, săli de fitness, clinici medicale, școli, grădinițe. Adică facilități care să nu-i oblige să ocolească prea mult pentru a rezolva cât mai multe dintre obligațiile și problemele zilnice”, ne-a mai explicat specialistul în amenajarea de spații de birou.
Potrivit lui, în principiu, dacă un angajat trebuie să facă mai mult o jumătate de oră între casă și birou, este mai greu să-l convingi să vină zi de zi la birou.
Dacă în drumul dintre casă și birou poate rezolva probleme precum dusul copiilor la școală și/sau grădiniță, efectuarea cumpărăturilor, mersul la sală, poate chiar și un control medical, șansele ca un angajat să se simtă și mai motivat să meargă la birou cresc foarte mult, pentru că, dacă tot iese din casă pentru a-și rezolva o problemă și este aproape de birou, va merge și la birou.
Evident, dacă amenajarea lui este una adaptată cât mai mult după preferințele angajaților, aceștia din urmă se vor simți și mai motivați să meargă la birou.
Câți bani se duc în posturile de lucru și câți se duc în spațiile comune
(Alexandru Horațiu Didea, managing partner al Workspace Studio - sursa foto: Compania)
Potrivit lui Alexandru Horațiu Didea, costurile pot varia destul de mult în funcție de bugetul alocat de fiecare companie, de ce lucrări trebuie făcute pentru amenajarea și reamenajarea spațiilor în sine, cum ar putea fi reconfigurarea unor instalații, fie că vorbim de instalații de apă, sanitare, de electricitate sau de ventilație, fie de repoziționarea unor aparate de aer-condiționat.
De asemenea, bugetul depinde și de tipul de mobilier ales, dacă este vorba de un proiect de buget sau unul calitativ.
„Dacă vorbim de un proiect de buget, costul total al amenajării, care include și mobilierul, începe undeva la 700-800 de euro pe mp și urcă la 1.500 de euro pentru un proiect de amenajare cu o calitate superioară. Evident, pot fi amenajări și mai scumpe. Costul mediu pe piață este undeva la 1.000 de euro/mp. În condițiile în care pentru un angajat sunt alocați cam 10 mp, vorbim, astfel, de o cheltuială de circa 10.000 de euro per angajat”, ne-a explicat managing partnerul Workspace Studio.
Potrivit lui, în general, costul total al unei amenajări este împărțit relativ egal între lucrările de amenajare și mobilier. Acest raport contează foarte mult și de starea spațiului în sine, cât de mult trebuie modificat.
Preferințele angajaților au devenit prioritare
Deși sunt și situații în care companiile au criterii specifice și vizează amenajarea unui spațiu după anumite principii, în general, amenajarea sau reamenajarea unui spațiu de birou este dictată de preferințele și de nevoile angajaților.
Dincolo de zonă, de accesibilitatea ei în comparație cu locuințele lor și de facilitățile din jurul clădirii de birouri în care se află sediul companiei, când vine vorba de amenajarea în sine a spațiilor, aceasta se face după ce sunt consultați și angajații, fiind întrebați ce fel de facilități sau amenajări ar prefera.
„Contează foarte mult preferințele angajaților. O companie care se respectă are departamente de facility management și de HR, care colectează de la angajați informații legate de felul în care muncesc și modul de lucru pe care-l preferă. Se fac chiar și sondaje interne, angajații fiind întrebați ce tip de mobilier preferă, ce facilități își doresc. În unele cazuri angajații testează anumite tipuri de mobilier. Sunt multe firme care, atunci când se face proiectul de amenajare, implică și angajații în realizarea lui”, ne-a mai spus Alexandru Horațiu Didea.
În ceea ce privește durata de viață a unei amenajări, reprezentantul Workspace Studio ne spune că, în medie, o amenajare este folosită cam 10 ani, interval în care, investiția este recuperată de companii.
