Pe timp de criza, companiile incep sa investeasca in implementarea unui sistem ERP

Structura companiilor, concurenta, procesele de afacere, au evoluat rapid in mediul de afaceri din ultimii ani. Criza financiara nu a facut decat sa scoata la suprafata ceea ce se stia de mult si anume faptul ca este o nevoie de schimbare a solutiilor informatice existente, moment ce era tot timpul amanat deoarece prioritatea o reprezenta castigarea de noi clienti si cresterea vanzarilor.

Indiferent de industria in care activeaza, managementul companiilor a inceput sa se gandeasca din ce in ce mai mult la eficientizarea activitatilor companiilor, la reducerea costurilor, la imbunatatirea controlului intern si la cresterea performantelor angajatilor sai. O mare parte dintre acestia au inteles ca o companie de succes, pentru a fi eficienta si performanta, are nevoie de un sistem informatic integrat pentru sustinerea activitatilor din organizatie. Un sistem informatic integrat de tip ERP („Enterprise Resource Planning”) permite desfasurarea activitatilor zilnice intr-un mod mult mai simplu si cu riscuri de eroare mult mai mici.

In unele situatii, necesitatea implementarii unui sistem ERP este evidenta - aplicatia informatica financiara, de exemplu, nu mai tine pasul cu afacerea. In alte cazuri, cum ar fi organizatiile in care lipsa performantei este mai putin evidenta, nu s-a reusit identificarea obiectivului strategic care determina necesitatea unui nou sistem informatic si in consecinta implementarea a dat gres. In acest sens, inainte de a demara un asemenea proiect, o companie trebuie sa raspunda la doua intrebari: Care este scopul implementarii unui sistem ERP? Cu ce ajuta acesta compania?

Pe piata, exista o gama variata de sisteme integrate, aplicatii ”generaliste”, care acopera cerintele unor companii ce opereaza in sectoare diverse ale economiei, sau specializate doar pentru o anumita industrie (de exemplu solutii pentru sectorul bancar, al asigurarilor, telecomunicatii, productia de automobile, leasing etc).

Alegerea unei solutii informatice este de multe ori dificila, atat din punct de vedere al controlului costurilor implementarii si operarii, cat si din punct de vedere al definirii aspectelor interne din cadrul companiei ce trebuie sustinute de aplicatia aleasa (procese de afacere, roluri si responsabilitati, cerinte de raportare financiara si manageriala, indicatori de performanta etc.).

Inainte de a adopta decizia de achizitie a unui sistem ERP trebuie sa existe o foarte buna intelegere a strategiei, tacticilor si a operatiunilor ce se desfasoara in cadrul companiei si care vor trebui sustinute de sistem. Fiecare dintre acestea pot influenta succesul proiectului de implementare. Succesul trebuie masurat prin abilitatea solutiei alese de a spori valoarea afacerii prin cresterea numarului clientilor si gestionarea cat mai eficienta a cererilor acestora, avantajul fata de competitie, nivelul de expertiza, controlul eficient asupra activitatilor desfasurate etc.

In ultima vreme, un numar in crestere de companii mici si mijlocii apeleaza la asistenta din partea consultantilor in activitati legate de selectia aplicatiei informatice, a integratorului si in integrarea cu succes a sistemului in cadrul organizatiei. Echipa de consultanti externi, prin perspectiva experientei in proiecte similare, poate suplini sau completa resursele clientului, poate juca rolul de mediator intre companie si integrator sau poate prelua mandatul de a reprezenta interesele companiei in relatia cu integratorul. Prin aceasta implicare pot fi evitate eventualele probleme ce pot apare dupa finalizarea implementarii fie datorita lipsei de experienta a personalului din companie care a participat la implementare fie a numarului insuficient de resurse implicate.

Succesul implementarii depinde in mare masura si de modul in care este inteles si acceptat de catre cei care lucreaza cu el. Pe parcursul proiectului, echipa de implementare si consultantii externi trebuie sa convinga toti angajatii de beneficiile utilizarii sistemului integrat ERP.

In situatia in care se doreste achizitia si implementarea unui sistem esential pentru succesul companiei, este absolut necesar ca integratorul si consultantii alesi pentru sustinerea implementarii sa fie perceputi ca niste parteneri si nu ca simpli vanzatori. Motivul este simplu: aproape 40% din integratori s-au confruntat cu problema esuarii proiectului de implementare a sistemului ERP din diverse motive: o coordonare ineficienta a proiectului, lipsa de comunicare dintre reprezentantii companiei si integrator, resurse insuficiente si lipsa cunostintelor de specialitate etc. Cea mai buna solutie pentru evitarea acestei probleme este incheierea unui parteneriat intre companie, consultant si integrator, in care sa fie definite problemele potentiale si modalitatile de solutionare a acestora.

In concluzie, selectia sistemului informatic integrat, a integratorului si a consultantilor externi care vor fi responsabili cu implementarea acestuia este cruciala pentru o companie. In plus o implementare de succes trebuie intotdeauna sa se bazeze pe o strategie de afacere bine definita de conducerea companiei si sa fie insotita de o analiza temeinica a proceselor financiar-contabile si operationale ale companiei.


Comenteaza articolul

Opinia cititorilor nostri este importanta pentru noi, Wall-Street incurajand publicarea comentariilor voastre. Pe site urmeaza sa isi gaseasca locul numai comentariile pertinente, on-topic, prezentate intr-un limbaj civilizat, fara atacuri la persoane / institutii. Ne rezervam dreptul de a elimina orice comentariu care nu corespunde acestor principii, precum si de a restrictiona accesul la comentarii utilizatorilor care comit abuzuri grave sau repetate.