In ultima vreme se discuta tot mai mult despre externalizarea serviciilor de payroll. Si pentru ca am auzit foarte multe pareri pro si contra, doresc sa va comunic, in randurile de mai jos, care sunt avantejele si dezavantajele externalizarii acestor servicii.
Voi porni de la un lucru aparent simplu: calculul salarial. Pentru a-ti putea plati angajatii la timp ai nevoie, in afara de bani, si de un calcul al salariului pe care trebuie sa il platesti. La prima vedere, lucrurile par simple: angajatul desfasoara o anumita activitate si, o data pe luna, isi primeste banii aferenti activitatii desfasurate. Daca ne uitam mai atenti insa, constatam ca, pentru a calcula salariile corect, avem nevoie de o persoana specializata, un soft foarte bun, o firma care sa adapteze soft-ul respectiv la schimbarile legislative (care, din pacate, uneori sunt lunare). Asta... daca ne hotaram sa pastram calcularea salariilor “in house”.
In ultima vreme insa, se poarta externalizarea; exista nenumarate firme care ofera acest serviciu (Smartee, TMF, Lugera & Makler, Ernst & Young, etc). Principalele avantaje ale externalizarii sunt:
1) confidentialitatea: atunci cand firmele isi calculeaza salariile “in house”, scurgerile de informatii sunt la ordinea zilei, asa incat, fiecare angajat cunoaste salariul celuilalt. Acest lucru poate genera conflicte, frustrari, nemultumiri;
2) preluarea riscurilor: calculandu-ti salariile “in house”, orice greseala se plateste. Daca, din nefericire, ai calculat taxe in minus, la primul control care depisteaza minusul respectiv platesti nu doar o amenda, ci si penalitati de intarziere pentru neplata taxelor respective, penalitati care pot fi enorme.
Chiar daca greseala a fost facuta de catre persoana care a calculat salariile, amenda si penalitatile vor fi suportate de catre firma;
3) back-up-ul permanent: daca salariatul de la payroll se imbolnaveste cu doua zile inainte de data salariilor, angajatii risca sa ramana neplatiti ori firma risca sa plateasca salarii sau taxe necorespunzator calculate de catre un inlocuitor al persoanei responsabile cu payroll-ul (inlocuitor gasit, adesea, in ultimul moment);
4) Concentrarea pe “core busines”: intocmirea statelor de plata si a declaratiilor referitoare la salarii reprezinta o activitate administrativa care implica resurse variate si costisitoare (timp, oameni, aplicatii software, contracte de service si mentenanta, etc). Cand externalizezi payroll-ul, beneficiezi de pe urma faptului ca de statele tale de plata se ocupa oameni cu experienta, specialisti pentru care payroll-ul reprezinta “core business”. Acest fapt se reflecta in corectitudinea statelor si declaratiilor, care sunt furnizate la timp si in conformitate cu legislatia in permanenta schimbare. In plus, economisesti banii pe care ar trebui, altfel, sa-i investesti intr-un soft si in up-date-uri ale aplicatiei respective.
5) Costurile fixe pe care le ai cu abonamentul platit firmei de payroll reprezinta, de asemenea, un alt beneficiu demn de luat in calcul.
Veti citi la inceputul saptamanii viitoare mai multe despre impresiile Cristinei Savuica pe marginea externalizarii serviciilor de payroll.
