Ce este un whistleblower

Înainte de toate, e necesar să clarificăm exact ce este un whistleblower. Un whistleblower (sau avertizor de integritate, cum mai este cunoscut) este o persoană care oferă informații despre anumite practici ilegale, incorecte sau lipsite de etică din cadrul companiei în care lucrează, comise de organizațiile din sectorul public sau privat. Calitatea de „whistleblower” revine în mod automat, nefiind stabilită de cineva anume.

Dacă această raportare se încadrează în faptele care se vor a fi protejate de legislația whistleblowing, atunci persoana care a făcut raportarea va fi considerată un avertizor de integritate și va fi ocrotită de legislație împotriva oricăror represalii.

- Adrian Șandru, avocat specializat în white collar crimes, Senior Associate în cadrul act Botezatu Estrade Partners -

Deși orice persoană poate fi un whistleblower, există o serie de condiții care trebuie îndeplinite atunci când se fac dezvăluirile. E necesar ca raportările să fie realizate prin intermediul canalelor de raportare (sisteme de whistleblowing), în ordinea stabilită prin lege și să nu vizeze conflicte interpersonale între avertizor și alt salariat.

Retail jobs

Un exemplu elocvent, ce s-a aflat recent în atenția presei internaționale este Frances Haugen, o fostă angajată a Facebook care a făcut publice mai multe informații din interiorul companiei, înainte ca rețeaua socială să preia numele Meta. Haugen a scos la iveală o serie de practici nocive din interiorul companiei la care lucra, mărturii cu care s-a prezentat inclusiv în fața Parlamentului European.

Directiva whistleblowing în legislația din România. Ce trebuie să facă în mod concret companiile

Pentru a fi implementată Directiva europeană la nivel local, Ministerul Justiției a lansat în dezbatere publică „Legea privind protecția avertizorilor de interes public”, inițiativa fiind deocamdată doar un proiect de lege pentru care se așteaptă actualizări. Proiectul de lege ar urma să fie modificat de către Executiv și introdus ulterior în circuitul legislativ prin trimitere către Parlament.

Directiva whistleblowing va deveni un subiect obligatoriu în agenda media, în contextul în care toate companiile vor trebuie să se supună unor modele de intervenție și de comunicare riguroase, într-un timp relativ scurt de implementare, fiind vorba de finalul lui 2021.

În prima instanță, organizațiile trebuie să furnizeze informații clare, accesibile și transparente despre canalele în care se pot raporta nereguli sau diferite tipuri de practici frauduloase pentru a promova într-un mod practic raportarea. Aceste canale trebuie să fie sigure și anonime pentru a proteja whistleblowerii.

Citeste si:
Frauda white-collar, trădarea comisă de managerii unei companii
Frauda white-collar, trădarea...

„Recomandarea mea pentru companiile vizate de directivă este să adopte un comportament preventiv și să consulte fie departamentul juridic intern, fie un consultant juridic extern, pentru a minimiza astfel riscurile ce pot apărea odată cu finalizarea și aplicarea legislației naționale”, explică Adrian Șandru, avocat specializat în white collar crimes, Senior Associate în cadrul act Botezatu Estrade Partners.

Specialiștii externi la care companiile pot apela nu acoperă doar expertiza juridică, ci și pe cea de business intelligence, ca etapă imediat următoare înregistrării avertizărilor. Cu o experiență de peste 27 de ani, Nicolae Bîrlă este expert în protecția avertizorilor de integritate, prevenirea și combaterea corupției, managementul relațiilor dintre structurile anticorupție și mass-media și politici anticorupție:

Prin identificarea și punerea în aplicare a unor măsuri și proceduri eficiente de protecție a persoanelor care semnalează abateri săvârșite în interiorul companiei, este urmărită creșterea gradului de discreție și confidențialitate asupra identității raportorului, a persoanei vizate de dezvăluire și a abaterii semnalată. În acest context, companiile pot apela la investigatori privați pentru a identifica împrejurările și cauzele săvârșirii unor fapte ilicite, precum și în vederea fundamentării deciziei managerului de acțiune față de cei implicați, ori după caz, sesizarea autorităților competente.

- Nicolae Bîrlă, specialist antifraudă în cadrul SPIA, liderul noii generații de investigatori privați din România -

Citeste si:
Ce este DEEPFAKE și cum îți poate afecta compania?
Ce este DEEPFAKE și cum îți...

„Colaborarea cu o agenție de investigații corporate oferă managerilor posibilitatea ca, la finalizarea unei investigații antifraudă, aceștia să aibă la îndemână majoritatea elementelor necesare pentru adoptarea unor decizii referitoare la corectitudinea aspectelor semnalate de către avertizor, atât prin intermediul canalelor interne de raportare, cât și prin alte mijloace”, a adăugat Bîrlă.

Ce alte măsuri complexe trebuie să adopte companiile din România, în următoarea perioadă:

  • conceperea, instituirea și gestionarea modalității de primire a raportărilor astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la aceasta a membrilor neautorizați ai personalului;
  • obligația de a transmite avertizorului, în termen de cel mult șapte zile lucrătoare de la primirea raportării, confirmarea primirii acesteia;
  • desemnarea unei persoane, a unui departament sau a unui terț, cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să se bucure de independență în exercitarea acestor atribuții;

Cursa contracronometru pentru companiile din România

Pe fondul unui termen atât de redus de implementare, managerii și directorii riscă să se afle în postura de a nu fi pregătiți pentru a adopta și a pune în practică modelele de intervenție prevăzute în conținutul directivei. Specialistul atrage atenția că este foarte posibil ca inițial, impactul să fie unul similar cu adoptarea proiectului de lege privind implementarea Regulamentului General pentru Protecţia Datelor (GDPR).

„Cu toate că există un oarecare awareness în zona importanței conformării cu legislația europeană, puține companii au adoptat un comportament diligent și preventiv în implementarea unor sisteme de whistleblowing actualizate la cerințele Directivei. Cred că acest impact negativ va fi cauzat în mare parte de întârzierea Ministerului Justiției în a finaliza draft-ul legii privind whistleblowing-ul, adică transpunerea directivei în legislația națională. Până când acesta nu este finalizat, nu putem vorbi de o previzibilitate în domeniu, iar mediul de business îl așteaptă tocmai pentru a evita intrarea într-o cursă contracronometru pentru conformarea la obligațiile legale și evitarea sancțiunilor”, a mai arătat Adrian Șandru.

Ce tipuri de companii se vor supune Directivei whistleblowing

Din informațiile cuprinse în „Legea privind protecția avertizorilor de interes public”, companiile care se vor supune acestei directive sunt atât cele din sistemul public, cât și cele din sistemul privat, cât și persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați.

De asemenea, se vor supune acestei directive și regiile autonome de interes național sau local, companiile și societățile naționale, precum și societățile la care statul sau o autoritate a administrației publice locale este acționar, indiferent de numărul de angajați.

„Toate persoanele juridice enumerate au obligația de a identifica sau institui canalele interne de raportare și de a stabili proceduri, atât pentru raportarea internă, cât și pentru efectuarea de acțiuni subsecvente. În plus, ambele proceduri stabilite de către autoritățile și instituțiile publice se vor aplica și structurilor fără personalitate juridică ale acestora (de ex. asociații sau federații fără personalitate juridică)”, arată Adrian Șandru.

Pentru ca sistemul de whistleblowing implementat de companie să funcționeze, e nevoie și de o înțelegere deplină a beneficiilor pe care le au angajații. Rămâne, însă, de urmărit cu ce frecvență se vor realiza raportările, în contextul în care ne referim la o națiune în care cetățenii români sunt poate mai puțin obișnuiți să raporteze nereguli majore care să conducă ulterior la soluționări, mai arată specialistul.

„Companiile ar trebui să își educe angajații, să le ridice nivelul de conștientizare. Noi, spre exemplu, vom ține training-uri pentru angajații clienților noștri, pentru a încuraja astfel procesul de raportare”, a mai explicat Adrian Șandru.

„Cu toate că integritatea nu poate fi predată, ea poate fi educată, mai ales prin creșterea nivelului de conștientizare a angajatului. În paralel cu acțiunile de investigații antifraudă din cadrul companiilor, specialiștii SPIA vor derula inclusiv sesiuni de conștientizare și prevenire în rândul angajaților privind consecințele implicării lor în săvârșirea unor fapte ilicite, modul de reacție recomandat în astfel de situații, dar și modurile legale de sesizare”, a precizat Nicolae Bîrlă, specialist antifraudă și expert în protecția avertizorilor de integritate.

Cine va fi responsabil în mod direct de implementarea acestei directive și ce sancțiuni va aplica

Instituțiile direct vizate de această nouă directivă sunt obligate să desemneze o persoană, un departament sau un terț, ce va avea atribuții clare în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor. Aceste persoane sau departamente trebuie să acționeze cu imparțialitate și să fie independente în exercitarea atribuțiilor.

Un alt element cheie în monitorizarea acestor platforme este implicarea unor persoane cu pregătire juridică în ceea ce privește atât legislația națională cât și cea europeană aplicabilă, întrucât o neconformare la exigențele legale ar putea atrage nu numai sancțiuni patrimoniale companiei ci și deschiderea mai mare către unele raportări externe directe sau divulgări publice, ce pot prejudicia compania, atât din perspectivă juridică și patrimonială cât și reputațională.

- Adrian Șandru, avocat specializat în white collar crimes, Senior Associate în cadrul act Botezatu Estrade Partners -

act Botezatu Estrade Partners colaborează cu LegalTegrity, o platformă integrată într-un sistem de whistleblowing, ce se pliază pe nevoile clienților de a respecta toate obligațiile legale și de a evita eventualele prejudicii.

Referitor la cuantumul sancțiunilor contravenționale, actualul proiect de lege impune o serie de sancțiuni:

  1. Împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana desemnată să primească și să înregistreze raportările sau să facă parte din compartimentul desemnat în acest sens din cadrul autorităților și instituțiilor publice sau persoanelor juridice de drept privat, cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei;
  2. Refuzul nejustificat de a răspunde solicitărilor Agenției și autorităților prevăzute la art. 3 pct. 15 lit. c) în exercitarea atribuțiilor care le revin potrivit prezentei legi, cu amendă de la 1.500 lei la 20.000 lei;
  3. Nerespectarea de către autoritățile și instituțiile publice, precum și persoanele juridice de drept privat a obligațiilor prevăzute la art. 8 alin. (1) de a institui canale interne, cu amendă de la 2.500 lei la 25.000 lei;
  4. Nerespectarea de către autoritățile și instituțiile publice, precum și persoanele juridice de drept privat a obligațiilor prevăzute la art. 9 alin. (1) lit. a), cu amendă de la 2.500 lei la 25.000 lei;
  5. Încălcarea obligației de a menține confidențialitatea privind identitatea avertizorilor, persoanei vizate sau a terțelor persoane, astfel cum este menționată la art. 7 şi art. 25, cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei în cazul persoanelor fizice.

„Nicio companie nu dorește ca potențiale nereguli semnalate de personalul intern să ajungă direct la instituții publice sau mass-media fără a fi informată în prealabil cu privire la acestea (...) pentru evitarea riscului de a fi sancționați contravențional, dar mai ales pentru prevenirea riscului ca personalul intern sa recurgă direct la o raportare externă sau divulgare publică, toate companiile vizate de proiectul de lege ar trebui să acorde o maximă importanță instituirii unor proceduri de raportare internă eficiente și conforme cu legislația națională și europeană în materie”, a concluzionat Adrian Șandru.

„Adoptarea Directivei Europene Whistleblowing are ca scop menținerea sub control și chiar diminuarea fenomenului comiterii unor fapte ilicite. Prin acest demers, este încurajată implicarea accentuată și constantă a managerilor în identificarea și instituirea unor canale interne de raportare să încurajeze avertizarea internă, pentru a împiedica scurgerea de date confidențiale în afara companiei. Deosebit de importantă este și asigurarea confidențialității și a protecției angajaților care sesizează abateri de la normele legale, aspecte pe care Directiva Europeană le stabilește destul de clar. Rămâne, însă, de văzut modalitatea în care companiile din România o vor implementa și aplica”, a încheiat Nicolae Bîrlă, specialist antifraudă și expert în protecția avertizorilor de integritate.