O parere destul de des intalnita in lumea afacerilor este ca o companie mare, odata ce a trecut pragul si a devenit un gigant in domeniu, nu mai poate involua, pentru ca se dezvolta mai departe in virtutea inertiei. Fals.

Fara un plan viabil de dezvoltare pe termen lung si fara o strategie care sa tina sub control cheltuielile, orice companie, mica sau mare, poate face pasi gresiti care-i pot aduce, intr-o ultima instanta, falimentul. Exista, insa, si solutii care pot sa tina pierderile sub control si sa le previna, chiar si pentru cei cocotati in varful industriei. Iata patru dintre cele mai viabile:

1. Renegociaza anual toate contractele

Una dintre cele mai mari surse de pierderi intr-o companie e reprezentata de contractele incheiate pe termen lung. Pot fi contracte cu furnizorii sau contracte de prestari servicii, nu asta este important, ci faptul ca, in cateva luni, un contract profitabil poate deveni unul care duce compania in pierdere.

Unul dintre motive este inflatia, care poate aduce fluctuatii mari in venituri si cheltuieli, iar contractele pe termen lung ar putea fi paguboase daca nu sunt renegociate.

Un an de zile este o perioada suficienta de timp sa dea greutate si seriozitate unui contract. In acelasi timp, e o perioada relativ sigura pentru a vedea cum merge piata si cum evolueaza preturile, inainte ca schimburile comerciale sa treaca linia rosie, in zona de pierderi.

Citeste si:
De ce sa ignori pensia publica si sa cauti venituri alternative
De ce sa ignori pensia...

2. Automatizeaza activitatile repetitive din cadrul companiei

Marile companii din IT si din fintech urmaresc indeaproape controlul cheltuielilor, in paralel cu cresterea productivitatii. Pentru ele, Sfantul Graal este reprezentat de automatizarea proceselor repetitive (Repetitive Process Automation) care au loc zilnic intr-o companie.

Aceste procese sunt, de fapt, activitatile zilnice pe care le desfasoara angajatii si care consuma o mare parte din timpul de lucru. E vorba despre receptia, sortarea si introducerea contractelor, a facturilor si a altor documente in bazele de date ale companiei.

Un studiu realizat de Institute of Finance and Management a stabilit ca peste 60% din companii inca primesc toate aceste documente in format clasic, pe hartie, in proportie de 70-100%. Iar cantitatea e uriasa: un sfert dintre participantii la studiu au de-a face cu peste 100.000 de facturi pe an.

O solutie care aduce economii la buget si elimina timpul pierdut cu astfel de procese manuale este investitia in roboti software care pot automatiza aceste activitati.

Citeste si:
API acuza Guvernul ca subfinanteaza proiectele de infrastructura
Asociatia Pro Infrastructura...

De exemplu, companiile pot alege un produs software romanesc care sa ridice presiunea de pe departamentul de Accounts Payable, prin automatizarea intregului proces de urmarire a contractelor si a facturilor catre furnizori.

Pe piata exista multe optiuni, insa trebuie sa faci alegerea cu atentie - o eroare cat de mica ar putea sa dea peste cap intreaga baza de date.

Citeste si: Finantare de 120 mil. dolari pentru UiPath, unicornul romanesc specializat in productia de roboti software

3. Muta infrastructura in cloud

In marile companii de IT si fintech, un lucru este nelipsit: camera serverelor, nucleul hardware care sustine absolut intreaga activitate. Softuri, baze de date, milioane de randuri de cod, toate sunt stocate pe aceste servere.

Citeste si:
Cum trebuie pregatita o sala de sedinte pentru intalniri mai eficiente
Cum trebuie pregatita o sala...

Acum sa ne imaginam un incendiu. O conducta sparta. O fluctuatie majora de tensiune. Un angajat adormit. Nu doar informatiile stocate pe aceste servere sunt importante - pentru ele exista backup. Echipamentul in sine este extrem de costisitor. Un singur server poate costa de la cateva mii de lei pana la cateva mii de euro.

O alternativa la aceste riscuri este cloud-ul. Solutiile de stocare online au cateva beneficii extrem de atragatoare:

  • Elimina riscurile unui accident care ar putea provoca pagube iremediabile
  • Iti ofera siguranta si liniste, pentru ca sunt operate de companii specializate in domeniu, cu personal profesionist si dedicat care garanteaza pentru siguranta datelor tale
  • Aduc economii serioase la buget prin eliminarea investitiilor costisitoare in hardware si a cheltuielilor cu energia electrica

4. Cauta solutii de reducere a cheltuielilor curente

La final, dar nu in ultimul rand, unul dintre cele mai la indemana mijloace prin care pot fi taiate considerabil cheltuieli este investitia pe termen lung in tehnologie eco-friendly. Asta se poate face prin masuri rapide care pe viitor vor reduce impactul asupra bugetului de cheltuieli al companiei. Iata doua solutii cu rezultate dovedite:

a. Investeste in energia verde

O sursa de lumina tip LED consuma mult mai putina energie decat sursele de lumina incandescente sau cele fluorescente. In sediul unei companii majore sunt sute sau mii de astfel de surse de lumina, asa ca factura la energie poate fi redusa major doar prin inlocuirea becurilor cu unele mai eficiente.

Un exemplu simplu: 1000 de becuri LED de 8 wati consuma 8 kW intr-o ora. 1000 de becuri incandescente de 75 de wati consuma 75 de kW intr-o ora. Daca adaugam si aparatura electronica cu o clasa de eficienta energetica superioara, rezultatele se vor reflecta in economii facute la bugetul de cheltuieli.

b. Incurajeaza angajatii sa foloseasca propriile laptopuri sau tablete

Pare o strategie pe care ar aplica-o o companie care functioneaza pe avarii, insa beneficiile sistemului BYOD (Bring Your Own Device) sunt valabile si pentru angajati, si pentru angajator, iar economia este evidenta. Reteta este simpla: angajatul isi achizitioneaza resursa de lucru, iar angajatorul plateste doar suportul tehnic si, daca este cazul, software-ul.

La inaltime, orice briza se transforma intr-un uragan. In marile companii, castigurile sunt uriase, la fel si pierderile.

Cu o strategie solida de control al cheltuielilor si cu un plan functional pe termen lung, in ciuda investitiilor de moment, rezultatele bune isi vor face intotdeauna aparitia in balanta contabila.

Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Companii »




Ascultă primul podcast de FinTech și digital banking din piață.

Citeste si
Sute de locuri de munca peste granite: ce cauta angajatorii europeni