In primul rand, ai nevoie de o baza solida de pornire: o strategie financiara si de una operationala, ai nevoie sa construiesti alaturi de echipa ta de management sau de un consultant extern o structura si sa desenezi o ahitectura eficienta pentru procesele tale de business, integrand partea de procedurare, training si asistenta pentru selectie si implementare sisteme.

Mai departe, in al doilea rand, cred ca a venit timpul ca modelul corporatist si cel antreprenorial sa nu mai fie vazute ca fiind in totalitate antagoniste. Cred cu tarie ca in urmatorii ani vor castiga teren afacerile care imprumuta din modelele de business de succes (nu neaparat din domenii similare) si care inteleg in acelasi timp foarte bine trendurile care isi pun amprenta asupra clientilor/consumatorilor lor intr-o lume tot mai digitalizata. Ma refer aici la corporatiile care invata din agilitatea si dinamica antreprenoriala, dar si la antreprenorii care isi structureaza procesele si investesc in pregatirea angajatilor.

Cand se declanseaza procesul de structurare

In al treilea rand, fara a insista foarte mult asupra argumentelor, din experienta stiu ca declansarea procesului de structurare a afacerii se produce in momentul in care antreprenorii/managerii simt ca pot sa creasca, dar, facand in continuare lucrurile la fel, aceasta crestere intarzie sa se vada in cifre. Mai mult, suntem constienti ca intr-o piata foarte concurentiala, in care marjele si profitabilitatea sunt tot mai greu de sustinut, exista riscul ca stagnarea sa continue cu scadere (contractie).

In al patrulea rand, are o importanta covarsitoare ca antreprenorul si/sau managerul sa inteleaga ca pe langa preocuparea obsesiva pentru dezvoltarea curenta, operatiunile zilnice si timpul petrecut cu clientii si echipa, ar fi bine sa aiba in agendele lor un spatiu permanent pentru strategie, pentru chestionarea ei si pentru imbunatatirea permanenta. Sa nu uitam ca strategia este harta pe care o faci la tine la birou cu toate informatiile de care dispui in acel moment, insa realitatea din piata iti arata in permanenta cum este nevoie sa schimbi sau sa rafinezi respectiva harta.

Aici, cred ca este important sa deschid o paranteza explicativa. In opinia mea de manager cu experienta de peste 15 ani acumulata in top managementul unei filiale locale a unei multinationale, dar si in propria mea firma de consultanta, cred ca nu putem deconecta niciodata strategia de operatiuni si chiar este periculos sa facem asta, pentru ca orice plan se imbunatateste prin testare, implementare si recalibrare. Tocmai de aceea, ca sa iti fie mai usor, vin si clarific ideile cheie prin care poti ajunge sa lucrezi strategic.

Cinci idei-cheie ca sa lucrezi strategic la operatiunile din business-ul tau

  • Porneste cu o evaluare proprie: care sunt ariile de business in care performanta este slaba? Mai devreme ori mai tarziu, un marketing insuficient, vanzari neperformante sau o administratie (finante, operatiuni) slaba vor limita cresterea business-ului tau. Decide unde investesti cu prioritate si integreaza planul de actiune intr-o strategie globala! In aceasta strategie pot fi parte decizii grele, cum sunt: renuntarea sau retrogradarea oamenilor care nu sunt pregatiti sa treaca la un nivel superior, fie ca nu au baze minime necesare, fie ca nu se regasesc si nu cred in viziunea antreprenorului/managerului lor. Am intalnit afaceri frumoase care nu cresc mai mult pentru ca antreprenorii/managerii nu au puterea sa se desprinda de oamenii cu care au inceput in urma cu multi ani si care in acest moment nu pot sustine si contribui la expansiune. Ba chiar o blocheaza. Ce te blocheaza sa atingi cresterea dorita?
  • Care este capacitatea ta? Cu structura actuala ce maxim poti atinge? Te apropii de 80%? Investeste pentru a creste capacitatea! Recruteaza oameni noi, creste productivitatea prin sisteme si procese noi, mai eficiente! Nu astepta sa ajungi la 110% ca sa faci acesti pasi, pentru ca vei risca sa pierzi tot ce ai construit! Din pacate, in momentul in care se produce o scalare a activitatii se pierde din calitate, tocmai din motivele expuse anterior. Mai departe aceste lucruri impacteaza direct marjele si profitabilitatea.
  • Care sunt procesele cheie si activitatile cheie din aceste procese? Cum poti redesena acest flux pentru a optimiza rezultatele? Sunt doua directii care trebuie investigate atent: acele activitati care sunt dublate, adica mai multe persoane au “input” si nu exista corelare, dar si acele parti din procese care nu sunt controlate.
  • Evalueaza cu un expert sistemele pe care le ai! Decizia de a investi pentru achizitia si ulterior dezvoltarea lor trebuie bazata pe un calcul economic. In plus, rolurile trebuie corect calibrate pentru ca sistemele sa fie folosite optim. Integrarea acestor sisteme este un punct sensibil. Ce faci daca CRM-ul iti da o statistica a vanzarilor pe categorii de produse care nu corespunde cu raportarea din softul de gestiune? Cate ore petrec lunar oamenii de la financiar-operatiuni cu reconcilierea diverselor rapoarte?
  • Alege indicatorii financiari si non-financiari (de activitate) care masoara performanta curenta si aduc predictibilitate pentru performanta viitoare! Fixeaza target-uri clare! Masoara variatiile! Calibreaza permanent strategia in functie de rezultate!
    Mai departe, recomandarea mea este sa (re)desenezi arhitectura organizationala si procesele pornind de la viziunea ta de dezvoltare pentru urmatorii 3-5 ani. Inainte de a investi in sisteme noi/dezvoltarea celor deja existente, asigura-te ca modelul de business este clarificat si ca ti-ai stabilit Tabloul de bord si pachetul de raportare de baza (indicatorii si rapoartele pe care le urmaresti permanent)! Este bine ca tot ce este raport exceptional, nestandardizat, sa fie in limita a 10% din bugetul de timp alocat activitatii de raportare. Acestea sunt instrumentele prin care monitorizezi business-ul si care iti lasa timp si pentru activitati strategice. Important este sa ai acces la informatii in timp real, chiar daca nu sunt 100% exacte. O informatie cu acuratete de 90% este mai valoroasa astazi decat aceeasi informatie exacta, primita peste doua saptamani. Ai o alta parere?

Sursa foto: Ollyy, Shutterstock