Cat din timpul petrecut la serviciu il stai in sedinte interminabile, care iti scad productivitatea la zero si in care nu se ating niciodata toate punctele de discutie stabilite?
Studiile arata ca persoanele aflate in posturi de middle management isi petrec peste 35% din timp in sedinte, iar procentul creste la 50% pentru persoanele din posturi de top management. Iar multe dintre intalnirile zilnice sunt lipsite de productivitate: un alt studiu ne arata ca ne petrecem 31 de ore lunar in sedinte neproductive, la finalul carora nu avem o idee mai clara despre ceea ce avem de facut. Iata ce masuri se pot lua pentru ca timpul petrecut in sedinte sa fie folosit mai eficient, iar timpul efectiv de lucru sa devina mai productiv:
Incepe mereu sedinta la timp
Toti oamenii care s-au adunat in sala de sedinte la ora stabilita nu ar trebui sa fie tinuti in asteptare dupa o persoana sau doua care intarzie. In momentul in care s-au strans aproape toti oamenii, poti inchide usa si incepe sedinta. Sa ii astepti pe cei care intarzie nu face decat sa le dea acestora senzatia ca nu e nevoie sa ajunga mereu la timp, pentru ca oricum nu se va incepe fara ei.
Citeste si:
Noteaza toate obiectivele
Orice sedinta ar trebui sa aiba niste puncte de discutie sau niste obiective care sa fie clare pana la final pentru toti participantii. Daca exista o agenda a subiectelor, sansele ca sedintele sa se prelungeasca discutand despre subiecte care nu erau incluse in plan scad semnificativ. Foloseste unul dintre aceste ecrane de proiectie moderne si eficiente, astfel incat toata lumea sa poata urmari cu usurinta tema discutiei si sa isi noteze mai usor principalele puncte dezbatute. Sigur le-ai recunoscut deja din imagini: sunt cele folosite de sute de companii care vor sa isi eficientizeze activitatea. Iar statisticile arata ca aceasta strategie reduce cu o treime durata sedintelor.
Pastreaza un cerc restrans de oameni
Sedintele care numara intre cinci si sapte oameni sunt cele mai productive. Cand numarul participantilor este mai mare, unii dintre acestia vor deveni simpli spectatori, iar prezenta lor in sala de sedinte va fi nu numai inutila, dar le va da peste cap tot programul, fara un motiv bun sau un castig. Intr-o sedinta, fiecare participant ar trebui sa intervina si sa isi expuna ideile, asa ca nu organiza intalniri cu mai multe persoane decat este nevoie.
Citeste si:
Nu programa sedinte lungi
Daca programezi o sedinta de trei ore, oamenii vor fi plictisiti si mai putin cooperanti inca de la bun inceput. Potrivit Entrepreneur, durata standard a unei sedinte este de o ora, insa este recomandat sa programezi intrevederi de 30-45 de minute sau chiar de 15 minute. Astfel, veti intra direct in subiectele de dezbatere, fara a mai pierde timp.
Scoate-i pe oameni din rutina
Cele mai productive sunt sedintele informale, in care grupul se aduna intr-o cafenea, un pub sau un parc. Chiar daca este dificil pentru multe companii sa faca acest lucru, este bine de stiut ca o sala de conferinte ii face pe participanti sa se simta din nou ca in sala de clasa de la scoala. Astfel, se plictisesc mai repede, isi verifica ceasul din 5 in 5 minute si abia asteapta sa „sune clopotelul”.
Nu include pe agenda mai mult de 3 subiecte de discutie
Citeste si:
Este bine sa faci sedinte mai dese si mai scurte, decat o intalnire de cateva ore, in care sa incluzi pe agenda de discutie toate problemele. In primul rand, acest lucru va va face sa discutati cu totii pe marginea primului subiect toata intalnirea si sa mai alocati maximum 5-10 minute pentru urmatoarele puncte. Daca stabilesti insa 3 teme de discutie, veti fi mai motivati sa impartiti timpul in mod egal si sa atingeti toate punctele.
Daca tii cont de aceste strategii, timpul petrecut in sedinte plictisitoare si interminabile se va reduce considerabil, iar asta va scadea dramatic si numarul orelor petrecute peste program la locul de munca.
Sursa foto: Shutterstock/Copyright: AstroStar
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
