Nu este un secret că un birou dezorganizat influențează negativ concentrarea și calitatea muncii. Totuși, dacă alegi să adopți câteva recomandări ușor de implementat, îți va fi mai ușor să lucrezi eficient. Iată cum să te organizezi mai ușor la birou.
Fă ordine, pentru a economisi timp
Regula de bază pentru organizarea biroului este ordinea. Un birou dezorganizat are numeroase consecințe: îți este mai dificil să găsești un post-it important, îți ia câteva minute bune să găsește un document de care ai nevoie. Astfel de mici distrageri ale atenției pot afecta calitatea muncii tale. De aceea, este indicat să faci ordine în lucrurile de la birou.
Pune etichete acolo unde este cazul, ordonează documentele în funcție de temă și de dată și așază lucrurile în funcție de categorie. Sortează prin accesoriile de papetărie și păstrează doar lucrurile pe care le folosești și care sunt funcționale. Poți alege tăvițe de plastic, pentru a organiza creioane, stilouri Pelikan, agrafe de birou, markere și alte accesorii de acest fel. Nu uita să pui la îndemână o foarfecă, radieră, cutter, bandă adezivă etc.
Citeste si:
Organizează-ți fișierele digitale
Acum că biroul fizic este organizat și ai pus toate lucrurile la locul lor, este momentul să treci la partea digitală. Iată câteva sfaturi în acest sens:
- Creează fișiere și subfișiere, denumește-le și sortează-le în funcție de nevoi (clienți, furnizori, fotografii, documente/tabele etc.);
- Șterge fișierele pe care nu le mai folosești;
- Fă back-up fișierelor importante în cloud, pe un hard drive extern sau pe USB;
- Șterge e-mailurile care nu îți mai sunt utile;
- Organizează e-mailurile de care ai nevoie, în funcție de client și nevoi. Pentru a evita aglomerarea căsuței poștale, ulterior, ar trebui să sortezi e-mailurile săptămânal.
Folosește listele
Listele te pot ajuta să te organizezi mai ușor, la birou. Pentru a fi mai eficient, păstrează trei categorii de liste:
Citeste si:
- O listă cu proiectele pe termen lung;
- O listă cu sarcinile săptămânale;
- O listă cu sarcinile zilnice.
Investește în accesorii de organizare
Dacă biroul tău nu include rafturi sau sertare, este esențial să ai măcar o zonă separată pentru a organiza lucrurile de care ai nevoie, de la capsator și plicuri la topuri de hârtie, mape și dosare.
Optează pentru rafturi montate pe perete sau pentru un dulap care se potrivește cu designul biroului. Unele dulapuri au rafturi deschise, care îți permit și așezarea imprimantei. Pune un dulap de acest fel, alături de birou, pentru a avea acces rapid la lucrurile de care ai nevoie.
Triază periodic
O problemă majoră la birou este acumularea de hârtii, documente și alte lucruri mici care aglomerează spațiul. Un birou ordonat te ajută să gândești limpede. Cea mai bună modalitate de a evita acumularea unui munte de documente este să te ocupi de ele, atunci când apar. Simplu de spus, dificil de realizat.
Citeste si:
Pentru a elimina rapid documentele inutile, sortează-le imediat ce sosesc. Împarte documentele în mai multe categorii: urgent (trebuie rezolvat imediat), important (poate aștepta până a doua zi) și standard (de rezolvat în 2-3 zile). Odată ce ai rezolvat cu ele, pot fi arhivate. Verifică periodic și dacă pixurile, stilourile, capsatorul etc. funcționează adecvat. Păstrează doar produsele care pot fi folosite.
Amenajează un mediu favorabil muncii
Lumina de calitate este unul dintre cele mai importante elemente, pentru o muncă de calitate. În mod ideal, lucrează cât mai mult sub lumina naturală. Atunci când acest lucru nu este posibil, pentru a evita problemele oculare, dar și pentru a te concentra mai mult timp, este indicat să alegi lămpi de birou cu lumină rece.
Nici piesele de mobilier nu ar trebui neglijate. Scaunul de birou ar trebui să fie adaptat locului de muncă, pentru a preveni durerile de spate. Inclusiv decorațiunile de birou susțin productivitatea. Un perete colorat, câteva tablouri sau fotografii personale pot personaliza zona de lucru și te ajută să îți desfășori activitatea într-o atmosferă plăcută.
Citeste si:
O mai bună organizare la birou te ajută să fii la zi cu sarcinile de lucru, să previi acumularea stresului și să ai o zonă de lucru ordonată.
Sursa foto: Shutterstock.com
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
