Practic, platforma ii scuteste pe cei care fac achizitii „de nebunia” mail-urilor, excel-urilor si follow-up-urilor facute pe eMail, cu Prokuria putand centraliza totul intr-o singura pagina, spune antreprenoarea.

„Impreuna cu sotul meu Ionel Naftanaila si alaturi de un investitor ce ne-a sustinut financiar am decis dezvoltarea unei platforme online care sa fie solutia departamentelor de achizitii pentru organizarea cererilor de oferta si a licitatiilor cu furnizorii. Inainte de Prokuria, timp de 3 ani m-am ocupat exclusiv de bussinesul de cadouri corporate Egoodies, pe care l-am vandut in 2016. In cadrul activitatii zilnice la Egoodies, achizitiile imi ocupau foarte mult timp. Cumparam mii de produse pentru o campanie de Craciun sau Paste intr-un timp foarte scurt si intotdeauna cu mare presiune pe pret si calitate. Asadar relatia cu furnizorii era foarte importanta si in acelasi timp consumatoare de energie si resurse”, povesteste ea.

Experienta anterioara, cat si experientele similare ale partenerilor ei, „ne-au ghidat foarte clar spre a costrui o platforma online prin care orice departament de achizitii poate automatiza si controla organizarea cererilor de oferte (RFP) si a licitatiilor inverse cu furnizorii”, spune Alina.

Provocarile primului an de functionare

Atunci cand iti propui automatizarea unui process clasic – indiferent despre ce domeniu vorbim – chiar si provocarile aparent marunte capata dimensiuni semnificative, spune antreprenoarea.

Acum, in majoritatea companiilor, procesul de achizitie se desfasoara prin intermediul emailului, la care se ataseaza minim 1-2 documente ce trebuiesc completate de furnizori. La acestea se adauga telefoane si mailuri de reminder plus clarificari asupra cererii de oferta. „Cu Prokuria, departamentele de achizitii inlocuiesc zecile de mailuri si follow-up-uri cu furnizorii, totul fiind centralizat intr-o singura pagina. Rezulta astfel o transparenta semnificativ sporita la nivelul intregului proces de achizitii. In plus, se poate urmari in timp real daca un furnizor acceseaza invitatia, accepta/refuza sa participe, sau lucreaza la completarea raspunsurilor”, subliniaza ea.

„Prima provocare a fost sa prioritizam functionalitatile care sa faca parte din MVP (Minimum Viable Product). Am avut numeroase discutii cu diferite companii inainte de a incepe dezvoltarea tehnica. Astfel am putut alcatui o lista cu peste 100 de functionalitati. Asadar provocarea majora initiala a fost sa prioritizam si sa alegem ce va face parte din prima versiune Prokuria. De mare ajutor au fost si discutiile cu Victor Traistaru (ex. Global Corporate Procurement Director la o companie americana aflata in Fortune Top 100). Victor este in prezent singurul trainer din Romania cu o experienta de 11 ani in e-Procurement, 350 de programe de e-Auction derulate pe 3 continente si 70 de clase de achizitii. El ofera training si consultanta specializata pe e-procurement & e-auction, iar acest lucru se intampla utilizand Prokuria”, spune Alina.

O alta provocare a fost formarea echipei tehnice. Este foarte greu sa incepi o echipa in domeniul IT, unul dintre cele mai competitive la ora actuala.

„Avem norocul de a lucra cu oameni tineri, dornici sa invete si sa progreseze. Am lucrat in iteratii succesive, iar lansarea produsului a fost practic cea mai mare satisfactie de pana acum a fondatorilor si a echipei. Este foarte important sa ai o prima versiune stabila, pe care utilizatorii sa o gasesca intuitiva si usor de folosit. Bineinteles ca am avut luni de testing si multe iteratii inainte de a ajunge la acest rezultat”, spune antreprenoarea.

Citeste si:

In urma lansarii, preocuparea lor imediata este capacitatea companiilor romanesti de a lua rapid o decizie de automatizarea unor procese traditionale.

„Multe se gandesc ca dureaza prea mult sau costurile sunt prea mari si nu realizeaza adevaratul cost de oportunitate al faptului ca raman in urma competitiei. Marile multinationale au astfel de solutii deja implementate de ani buni, iar in multe cazuri acest efort a fost semnificativ, investitia in solutiile traditionale de e-procurement fiind in zona catorva sute de mii de euro. Cu Prokuria companiile pot incepe imediat, iar costul este similar unui abonament lunar la telefon”, spune Alina Naftanaila.

La un an de la inceperea proiectului si 3 luni de la lansarea produsului, investitita se ridica la aproximativ 100.000 de euro. Ea spera sa amortizeze in doi ani, desi conteaza foarte mult cat de repede vor reusi sa iasa si in alte piete din afara Romaniei.

Piete si clienti targetati

Targetul Prokuria il reprezinta orice companie care face achizitii in mod curent, indiferent ca vorbim de o fabrica ce produce ambalaje si cumpara materii prime, un retailer care are sute de furnizori sau un spital privat care are nevoie de consumabile in mod frecvent. In medie 50%-70% din cifra de afaceri a acestor companii este reprezentata de achizitii, iar Prokuria poate automatiza acest proces si chiar ajuta la scaderea costurilor de achizitie.

„Prima piata pe care ne concentram este Romania insa strategia noastra este sa ne extindem in Europa”, completeaza Alina.

La trei luni de la lansare, sistemul are tot atatea companii client. „Aceste companii isi doreau de mult eficientizarea procesului de achizitii insa nu aveau bugetul necesar pentru implementarea unei solutii costisitoare. Nu exista costuri cu invesitii initiale, nu este nevoie de o investitie in servere sau cumpararea de licente, ceea ce minimizeaza efortul de implementare”.

„Campaniile pe LinkedIn si intalnirile directe cu oamenii implicati in achizitii a fost ceea ce a generat primii utilizatori. Acum incep deja sa functioneze recomandarile iar o surpriza placuta este ca furnizorii celor care au facut cereri de oferta prin Prokuria, sunt interesati, la randul lor, sa utilizeze platforma noastra pentru achizitii”, incheie Alina Naftanaila.

Cum ti se pare proiectul? Te incurajam sa comentezi.