1. Infiintarea defectuoasa a unei entitati – lipsa optiunilor sau lipsa de informare?

In general, infiintarea unei entitati (subsidiara a unei companii straine) in Romania poate fi o procedura foarte complicata, costisitoare si de durata daca investitorul nu apeleaza la serviciile unor specialisti. Acestia le pot oferi toate informatiile necesare despre diferentele legislative fata de tara de provenienta, despre documentele si formularele necesare, precum si despre procedurile ce trebuie respectate.

Astfel, una dintre greselile realizate frecvent de managerii companiilor straine la infiintarea unei companii in Romania este alegerea necorespunzatoare a formei juridice a viitoarei entitati. De exemplu, infiinteaza un SRL in situatia in care scopul entitatii este strict pentru promovare si marketing, caz in care alegerea mai potrivita ar fi fost o reprezentanta.

In acest sens, pentru a evita problemele legate de infiintarea unei subsidiare, Accace recomanda investitorilor sa tina cont de tot ceea ce inseamna setarea unei companii in concordanta cu prevederile legale si cu scopul pe care acestia urmaresc sa il atinga in Romania, dar si sa isi aleaga cu foarte mare atentie partenerul pentru infiintare.

2. Neglijarea obligatilor companiei anterior angajarilor si trasarea responsabilitatii privind intocmirea documentatiei

In ceea ce priveste zona de salarizare si resurse umane, specialistii Accace recomanda ca, inainte de infiintarea unei noi companii, investitorii sa apeleze la o firma care poate analiza si oferi cea mai buna solutie pentru respectiva linie de afaceri.

In caz contrar, companiile pot suporta diverse amenzi din partea autoritatilor in domeniu, deoarece fie nu depun la timp declaratiile lunare, fie nu inregistreaza noile contracte de munca in REVISAL in termenele stabilite de lege sau angajeaza personal fara a-i trimite la controlul obligatoriu de medicina a muncii.

Astfel de situatii sunt intalnite in cazul companiilor care nu au personal calificat in domeniul HR si nici nu contracteaza o companie specializata in externalizarea serviciilor de resurse umane si salarizare. Mai mult decat atat, specialistii Accace au intalnit manageri care, pe langa activitatile referitoare la infiintarea companiei, au apelat in prima faza la cabinete de avocatura si pentru a intocmi documentele pentru angajati sau cu impact asupra acestora (regulamente interne, contracte colective, contracte de munca, fise de post, etc.), fara a se consulta in prealabil cu departamentul de resurse umane. Din astfel de situatii au derivat de cele mai multe ori documente intocmite incomplet sau continand clauze abuzive, iar companiile au suportat amenzi corespunzatoare.

3. Instrumente financiar – contabile neadaptate cerintelor fiscale din Romania

Citeste si:

Contabilitatea reprezinta traducerea in termeni financiari a tuturor deciziilor de business luate de management, iar managerii companiilor straine sunt mult mai constienti de importanta informatiilor financiare in deciziile luate. Insa de multe ori acestia nu au la dispozitie instrumentele necesare obtinerii acestor informatii conform prevederilor fiscale din Romania.

Specialistii Accace sugereaza managerilor locali adaptarea solutiei de management financiar (ERP) la reglementarile contabile si fiscale din Romania. Altfel, desi solutia ERP este un instrument excelent pentru management, poate ajunge sa fie contraproductiv pentru departamentul contabil, prin faptul ca multe rapoarte contabile si fiscale cerute de autoritatile romane nu se pot obtine direct din aplicatie.

Mai mult, fie ca este vorba de un departament intern, fie ca se apeleaza la externalizarea partiala sau totala a functiei contabile, sunt importante nu numai cunostintele contabile, fiscale, financiare sau certificarile detinute, ci si proactivitatea de care dau dovada persoanele ce ocupa aceasta functie. Rolul unui departament financiar – contabil, fie ca este intern sau extern, nu este doar de a inregistra evenimente si tranzactii care au avut deja loc, ci si de a se implica in activitatile companiei, oferind managerilor asistenta continua in luarea deciziilor de business. Acest lucru poate fi realizat prin furnizarea de rapoarte de sinteza a informatiilor contabile, bugete si previziuni privind veniturile, cheltuielile, incasarile si platile, o analiza a impactului fiscal si solutii pentru optimizarea fiscala a diverselor activitati, precum si metode de eficientizare la nivel operational, prin automatizarea anumitor activitati sau renegocierea unor contracte.

4. Lipsa analizei fiscale anterior derularii unui proiect sau tranzactii

In ceea ce priveste greselile realizate de managerii straini in zona de fiscalitate, de cele mai multe ori, situatiile aferente unei tranzactii sau activitati sunt prezentate spre analiza specialistilor in materie fiscala dupa ce au fost incheiate sau chiar dupa ce o parte dintre activitati au fost demarate deja. Acest lucru poate conduce la consecinte negative pentru companie, deoarece fie se constata o implementare gresita a structurii fiscale, caz in care proiectul trebuie inceput de la zero, fie structura este implementata corect, dar atrage in practica anumite costuri fiscale neestimate initial, ceea ce poate conduce la pierderea de resurse financiare.

Oricat de banal ar parea, o alta problema des intalnita in cazul companiilor straine este reprezentata de traducerea gresita a documentelor, din cauza utilizarii unor instrumente neautorizate. Astfel, specialistii Accace au intalnit cazuri in care contribuabilii au pierdut dreptul de a contesta o decizie emisa de autoritatile fiscale relevante, in care erau implicate sume importante si unde existau premisele unei solutionari favorabile, tocmai ca urmare a unei traduceri gresite a deciziei din limba romana in limba materna a acestora.

5. Necunoasterea sistemului local de rambursare – fiecare beneficiu este insotit de o serie de reglementari si proceduri locale stricte

Nu in ultimul rand, companiile straine gresesc atunci cand ignora etapele de analiza si pregatire anterior solicitarii sumelor negative de TVA din partea Statului. De exemplu, in domeniul fiscal, in cazul rambursarilor de TVA, foarte multi contribuabili nu au grija sa pregateasca in prealabil sau sa puna intr-o forma organizata si structurata, documentatia de baza necesara controlului fiscal. O astfel de actiune ar putea diminua considerabil perioada de timp a controlului si ar ajuta la prevenirea anumitor situatii critice, precum: suspendarea rambursarii, amenzi, sau in cel mai rau scenariu, chiar respingerea dreptului de deducere.

Toate aceste probleme apar din dorinta de a incheia un parteneriat sau a initia o afacere intr-un termen cat mai scurt, fara a lua in considerare toate aspectele ce tin de peisajul fiscal si legal din Romania. De aceea, recomandarea Accace este alegerea unei companii de externalizare care cunoaste foarte bine conditiile impuse in Romania si este capabila sa acopere toate aceste servicii, eficienta in comunicarea intre departamente fiind mult mai ridicata comparativ cu contractarea a 2 sau 3 companii diferite. De asemenea, specialistii in zona de fiscalitate, salarizare si contabilitate au o imagine de ansamblu asupra procedurilor ce ar trebui implementate, ceea ce conduce la o eficienta sporita a activitatilor desfasurate de companiile straine in Romania.