Putem controla costul si durata arbitrajului?

De-a lungul timpului, arbitrajul a fost considerat o metoda preferabila de solutionare a disputelor datorita rapiditatii si costurilor reduse. In termeni generali, acesta este o metoda consensuala si privata de solutionare a disputelor de catre un tribunal, compus din unul sau mai multi arbitri independenti.

Adaptatarea duratei arbitrajului si a costurilor cu valoarea si complexitatea disputei este un instrument aflat, in primul rand, in mana celor celor care apeleaza la aceasta metoda de solutionare a disputelor. Arbitrii au datoria sa identifice procedura eficienta in fiecare caz, sa ofere indrumari si sa intervina atunci cand, din dorinta de „a se face dreptate”, partile ingreuneaza sau complica procesul cu elemente inutile. Arbitrajul este gandit, insa, ca o procedura flexibila, partile avand un mai mare control asupra acesteia si chiar inainte de aparitia conflictului propriu-zis.

Totul porneste de la modalitatea in care partile in disputa au decis sa rezolve eventualele conflicte. De cele mai multe ori, oamenii de afaceri nu intrezaresc posibilitatea ca un litigiu sa le afecteze armonia contractuala, cu atat mai putin sa adapteze mecanismul de solutionare situatiilor conflictuale care ar putea dezechilibra afacerea. Pe de o parte, este de inteles de ce entuziasmul incheierii unei afaceri reusite spulbera orice urma de indoiala in seriozitatea partenerul contractual. Pentru a face o comparatie, se intampla la fel si in relatiile persoanale, insa statistic vorbind, proportia casatoriilor care se incheie prin divort este foarte ridicat.

La momentul incheierii unui contract, partenerii de afaceri pot opta pentru caluze arbitrale simple si clare, pot decide ca doar o parte din conflicte (cu caracter mai complex) sa fie supuse arbitrajului si sa lase loc altor proceduri mai rapide, in fata insantelor de judecata sau a unor organisme special constituite, pentru disputele care reclama solutionare de urgenta. Partile sunt cele care pot intrevedea cel mai bine ce tip de conflicte le poate tine afacerea in loc. Tot astfel, apare de-a dreptul inutil si costisitor sa insisti in derularea arbitrajului intr-o alta limba decat cea in care se deruleaza raporturile contractuale. Ulterior deschiderii conflictului, tot partile sunt cele care isi aleg avocatii, arbitrii si expertii.

Aceasta alegere poate face diferenta intre un arbitraj eficient si unul lung si scump. Avocatii specializati in arbitraj sau chiar pe anumite subdiviziuni ale acestuia sunt familiari cu astfel de proceduri, cunosc regulile si cutumele precum si instrumentele ce pot fi folosite in astfel de proceduri. Arbitrii familiari cu legea aplicabila litigiului sau cu tipul de disputa vor gasi mereu procedura potrivita pentru fiecare disputa. Nu intotdeauna un arbitru strain este cea mai buna optiune, intrucat cei care isi desfasoara activitatea la locul derularii contractului pot intelege cel mai bine mediul de afaceri si regulile de drept aplicabile.

Totodata, expertizele - de cele mai multe ori cauza prelungirii procedurilor arbitrale - devin mijloace de proba ineficiente daca sunt alesi experti supracalificati pentru nevoile cauzei sau, dimpotriva, specialisti care nu fac fata unor probleme tehnice in domenii, intrucat nu au experienta necesara.

Durata si costurile procedurii sunt execerbate insa si de multele schimburi de memorii intre parti, de aducerea in dosar a unor informatii si probe inutile sau de prelungirea procedurii cu cereri care sa tergiverseze pronuntarea unei solutii. Este adevarat: cele mai multe reguli arbitrale nu prevad numarul de memorii pe care partile le pot depune sau dipozitii detalilate privind dovada pretentiilor.

Aceasta deoarece, dupa cum spuneam, procedura arbitrala este una mai flexibila, lasand loc partilor se decida asupra multor aspecte legate de administrarea ei. Partile trebuie sa se concentreze insa pe ceea ce au de comunicat arbitrilor si sa selecteze informatia esentiala pentru a face munca acestora cat mai usoara. Ele sunt cele care, pana la urma, isi inteleg cauza cel mai bine. Se evita, astfel, strangerea unui numar obositor de documente, care nu pot fi urmarite si analizate atent. Evident ca intelegerea de catre arbitri a problemelor in disputa, inca din faza incipenta a procedurii, este cheia pentru ca acestia sa sa poata crea scheletul de solutionare a cauzei si sa arate partilor directiile pe care este necesar sa isi concentreze eforturile.

Deloc surprinzator, studiile recente arata ca arbitrajele desfasurate in state care sunt bazate pe sistemul de drept civil sunt mai scumpe si mai lungi decat cele ce au la baza dreptul anglo-saxon. Probabil ca rigorile procedurale mai putin stricte, in aceste state „imbratisandu-se” mai bine specificul mai putin formalist al procedurii arbitrale, este cauza.

Tehnicile prin care se pot controla costurile si durata arbitrajului au facut obiectul unor lucrari si conferinte recente ce au avut ca obiect, printre altele, corelarea de informatii din practica pentru a identifica noi tehnici de optimizare a costurilor si intinderii arbitrajului. Linii directoare pentru parti si tribunalul arbitral sunt, de asemenea, trasate in lucrari elaborate de organisme specializate in arbitraj international care functioneaza sub egida unor institutii permanente de arbitraj.

In concluzie, pentru a avea un arbitraj cat mai rapid si economic sunt esentiale: formularea unor clauze arbitrale simple si clare, disponibilitatea partilor de a agrea asupra unor aspecte cheie ale procedurii, alegerea arbitrilor, avocatilor si expertilor potriviti pentru specificul cauzei si, nu in ultimul rand, concentrarea asupra materialului probator relevant pentru speta, pentru a facilita administrarea acestuia.

Andreia Oana Dumitrescu este partener in cadrul casei de avocatura Dragne & Asociatii.