Solutiile de managementul documentelor nu sint foarte cautate pe piata romaneasca. Procentul firmelor care au achizitionat astfel de programe este mult mai mic decit cel inregistrat la nivelul Uniunii Europene. In ultimii ani s-a constatat totusi o crestere pe acest segment.

Multi dintre manageri prefera ca documentele companiei sa fie arhivate in dosare sau in diverse foldere din computere decit sa achizitioneze solutii de managementul documentelor. Comparativ cu Uniunea Europeana, studiile recente arata ca aproximativ 30% dintre companiile din UE au implementat o solutie de management al documentelor, in timp ce doar 10% dintre companiile romanesti au facut acest lucru. In ultimii ani s-a constatat totusi o crestere substantiala a pietei.

6,5 milioane de dolari in 2004

Conform unui studiu al Asociatiei Patronale a Industriei de Software si Servicii, piata romaneasca de „document management“ a crescut constant in ultimii ani. Daca in 2002 era de 3,5 milioane de dolari, in 2003 a ajuns la 4,5 milioane de dolari, iar in 2004 a urcat pina la 6,5 milioane de dolari. Conform studiului, s-a inregistrat o dublare a ratei de crestere de la an la an. Se estimeaza ca in Romania tendinta se va mentine si in anii urmatori. Conform estimarilor, se asteapta ca nivelul investitiilor la nivel european sa creasca in urmatorii cinci ani. Se va ajunge la venituri de doua miliarde de dolari in 2006.

IMM-uri dezinteresate

Interes pentru astfel de programe arata, in general, organizatiile mari. Se asteapta achizitii semnificative din partea unor astfel de companii, cu volum mare de circulatie a documentelor. In schimb, la nivelul IMM-urilor interesul pentru astfel de solutii va fi, ca si pina acum, scazut. Principalele cauze sint considerate a fi lipsa banilor necesari, dar si reticenta la schimbare. Se considera ca lipsa unor astfel de solutii afecteaza eficienta organizatiei.

Profit mai mic

Conform unui studiu realizat de IDC pe piata americana si prezentat de Xerox, doua treimi dintre managerii intervievati au programe de reducere a costului total al managementului documentelor.

Acestia estimau ca, in medie, vor obtine reduceri ale costurilor cu 20%. Conform unor studii realizate de companii, aproximativ 80% dintre informatiile care circula intr-o organizatie sint nestructurate. Nu pot fi regasite in baze de date. Aproximativ 8% dintre documentele scrise se pierd din cauza erorilor de arhivare.Totodata, 50% din timpul de lucru al unui manager este ocupat de activitati legate de managementul documentelor, precum schimburile de informatii sau comunicarea. Lipsa unui program special creat pentru managementul documentului determina, mai ales in organizatiile mari, gasirea cu intirziere a documentului necesar, pierderea documentelor, precum si costuri crescute de depozitare si administrare a arhivelor.

Probleme mai putine

Cei care au prezentat studiul sustin ca o solutie de management al documentelor poate rezolva multe dintre probleme prin preluarea si „directionarea“ actelor in cadrul organizatiei, de la creare la captura, gestiune, livrare, arhivare si stocare. Conform acestora, cele mai mari beneficii din adoptarea unei solutii de management al documentelor le vor obtine companiile din domeniile financiar si bancar, utilitati, telecomunicatii, productie si distributie. Multe dintre institutiile din administratia centrala si locala utilizeaza solutii de acest tip. Se asteapta ca adoptarea legii arhivarii electronice sa determine companiile sa achizitioneze astfel de solutii.