Sute de miliarde de e-mailuri spam sunt trimise zi de zi la nivel global. Folderele și filtrele de spam, la fel ca cele intermediate de Google, pot fi instrumente utile împotriva acestor amenințări. Însă ajung să fie filtrate acolo chiar și mesaje importante și relevante pentru companie și angajați, mesaje pe care nu vreți să le ratați. În acest articol vom discuta despre cum vă ajută Google să vă protejați afacerea de inevitabilele efecte ale e-mailurilor spam.
Ce sunt mesajele spam?
E-mailul este una dintre cele mai accesibile și convenabile forme de comunicare – personală sau de business. La fel de comune sunt însă și e-mailurile spam și, din fericire pentru comunitatea online, instrumentele care blochează spam-urile.
Acestea sunt în fapt mesaje nesolicitate și nedorite care pot include atașamente suspicioase, cereri frauduloase pentru informații personale sau link-uri ascunse. Expeditorii de mesaje spam, sau spammers, alternează metodele și mesajele pentru a păcăli contacte și utilizatori să descarce conținut malițios, să distribuie date personale sau să facă viramente de bani.
De cele mai multe ori, e-mailurile spam survin sub scop comercial sau derivă dintr-un scop de marketing. Promoții, vânzări de bunuri, servicii financiare, cursuri online sau oportunități de joburi, acestea sunt doar câteva dintre cele mai populare subiecte ale acestor e-mailuri. Pe cât de inofensive ar părea, acestea pot provoca daune mari companiilor și afacerilor dacă informații delicate sunt scurse ca urmare a unei gestionări greșite de către un angajat.
Citeste si:
De altfel, dacă vă aflați la celălalt capăt al unor tehnici de vânzare, o bună cunoaștere a cum funcționează mesajele spam în 2021 vă poate ajuta să ajungeți cu succes în căsuța corectă a destinatarilor. Veți învăța și cum să vă feriți de e-mailuri venite de la un cont fals și să vă protejați de amenințări tehnice.
Motive pentru care un mesaj poate fi considerat spam
Filtrele de spam sunt un răspuns important la această probleme. Concomitent cu filtrele acestea, este important ca în conduita companiei să fie cunoscute bune practici de a recunoaște și combate aceste e-mailuri frauduloase.
În lista de mai jos veți găsi cele mai întâlnite maniere pentru care un email ajunge în folderul Spam.
Reputația adreselor IP
Fiecare dispozitiv conectat la Internet are o adresă IP, la fel cum fiecare e-mail trimis are o adresă IP indexată în antet. Astfel, fiindcă aceste adrese IP sunt parte din fiecare email expediat, serverele le scanează constant și le îndosariază o reputație bună sau mai puțin bună acestora. În căsuța spam veți găsi astfel cel mai degrabă IP-uri rău famate, în timp ce în Inbox vor fi filtrate e-mailuri cu reputație ridicată.
Citeste si:
Dacă luați contact cu un astfel de conținut, evitați să deschideți astfel de e-mailuri.
Expeditor fără adresă cu domeniu propriu
Providerii de servicii de email cercetează nu doar IP-ul adreselor expeditorilor, dar și domeniul acestor adrese și aliasurile acestora. În spam vor ajunge numeroase e-mailuri de la expeditori cu adrese de email suspicioase. Regula este să nu deschideți e-mailuri provenite de la domenii cu reputație proastă, în mod obișnuite recunoscute ca spam.
Atașamentele e-mailurilor
Un alt motiv pentru care e-mailurile pot ajunge direct în spam sunt atașamentele și formatele acestora. Regula generală este să nu descărcați sau deschideți niciun astfel de atașament decât dacă provin de la contacte de încredere sau știți sigur ce fișiere așteptați. Software-urile de securitate vor capta cele mai multe tentative malware care vin prin atașamente, însă nici acestea nu sunt infailibile.
Citeste si:
Ștergeți orice e-mail suspect cu atașamente în formate .exe, fișiere comprimate (.zip, .rar, .ro9), pachete de instalat programe sau documente Office.
Atașamentele suspecte pot fi ascunse și în corpul mailului, blurate, pentru a vă convinge să le descărcați pentru a le vedea limpede.
JavaScript și alte elemente html
Numeroase campanii spam folosesc și atașamente JavaScript, scopul codului fiind să descarce și să ruleze în computer malware. Atașamentele au, cel mai adesea, nume de fișiere create pentru a stârni automat curiozitatea utilizatorilor (finanțe, credite, câștiguri etc.). Nu efectuați clic pe niciun astfel de fișier ca să nu vă expuneți unei tentative de phishing sau să descărcați viruși.
Subiectul, conținutul sau elementele grafice ale unui email
O altă formă prin care ajung e-mailurile în folderul spam sunt diferitele elemente din corpul sau subiectului unui e-mail. În comunicarea de marketing, stați departe de promisiuni grandioase, nu atașați fișiere mari, păstrați un design curat și aerisit și adăugați link-uri scurte și atribute alt imaginilor. Astfel de practici o să vă ajute să livrați e-mailurile în căsuța care trebuie.
Citeste si:
Cum combate GDPR-ul e-mailurile spam?
Odată cu legea de protecție a datelor (General Data Protection Regulation), guvernele și autoritățile au susținut că au primit un ajutor în mitigarea amenințărilor cibernetice. Noile reglementări au ajutat și continuă să ajute la această experiență neplăcută, e-mailurile spam. Acordul expres de a primi newslettere sau viitoare comunicări în scris, obligativitatea de a introduce opțiunea de dezabonare și de a ușura pentru utilizatori acest proces sunt doar câteva dintre căile prin care GDPR-ul protejează utilizatorii de e-mailuri spam și alte amenințări via email.
Filtrele spam blochează e-mailurile nepersonalizate
Pentru a vă asigura că nu vă sunt blocate mesajele în spam, optați pentru un e-mail personalizat. Folosiți ”merge fields” pentru a adăuga prenumele destinatarului în subiect sau alte date pe care le dețineți în corpul e-mailului. Veți fi recunoscut drept un expeditor de încredere și vă asigurați astfel că ajung toate mesajele la destinație.
Citeste si:
În mod contrar, filtrele spam vă vor considera un serviciu sau produs aleatoriu și cresc șansele să vă blocheze mesajele.
Efectuați un test spam
Testați campaniile de e-mail înainte de a le trimite pentru a depista greșeli care vă vor trimite mesajul în Spam. Rezultatele vă vor ajuta să vă îmbunătățiți rata de deschidere, să aveți mai multe clickuri pe link-uri și mai puțin e-mailuri nelivrate (bounce email).
Cum îți salvează Gmail campaniile de mailing de afaceri?
O campanie de marketing de succes stă în popularea unei liste cu contacte, crearea de e-mailuri captivante și texte scrise perfect. În teorie, cu un astfel de e-mail, nu ar trebui să vă mai faceți griji pentru filtrele spam. Serviciul de e-mail al Google, fie că este un cont Gmail gratuit sau Gmail pentru afaceri, are însă alte instrumente care vă vor garanta livrarea campaniilor în căsuțele destinatarilor.
Citeste si:
Pentru a descoperi și mai multe beneficii despre Gmail pentru afaceri, contactați specialiștii FOTC pentru o ofertă personalizată și suport din partea unui partener oficial Google.
Adresă de e-mail cu domeniu propriu
Pentru a contura un brand de succes, este recomandat să utilizați adrese de e-mail ușor de reținut și care să inspire încredere. Clienții care încearcă să vă contacteze prin website-ul firmei se așteaptă să primească un răspuns oficial de pe o adresă conectată cu website-ul și afacerea respectivă. Un răspuns primit de pe o adresă personală nu numai că nu le va atrage atenția acestora, dar poate fi și considerată o încercare de atac tip phishing.
Cu Google Workspace, puteți înlocui domeniul generic @gmail.com cu o adresă unică a site-ului web. Pentru o adresă de afaceri Gmail, tot ce trebuie să faceți este să vă adăugați domeniul propriu în panoul de administrare și să verificați calitatea de proprietar al acestuia în câțiva pași simpli. Dacă nu doriți să o faceți singur, echipa noastră de specialiști vă va ajuta pas cu pas cu configurarea inițială și suport ulterior.
În plus, un upgrade Gmail la Google Workspace simplifică și configurarea filtrelor de spam. Devine astfel posibilă, printre altele, adăugarea adresei IP a contractantului pe lista albă. Astfel, se garantează livrarea mesajelor din partea expeditorilor de pe această listă.
Implementarea SMTP, SPF și DKIM în organizație cu Gmail
Printre cele mai importante beneficii ale implementării acestor tehnologii este stoparea trimiterii de e-mailuri spoofing sau phishing de pe domeniul companiei. Imaginați-vă că hackerii pot trimite către clienții dvs. comunicări malițioase sau facturi false, deghizate sub forma unui e-mail trimis de către dvs.
Scopul e-mailurilor de spoofing și phishing deopotrivă este obținerea frauduloasă a informațiilor personale ale unui utilizatori, precum detalii ale cardurilor de credit sau parole. Gmail folosește în mod implicit DKIM (DomainKeys Identified Mail) pentru a preveni trimiterea unor astfel de e-mailuri, în timp ce puteți alege SMTP și SPF( Sender Policy Framework) în cadrul pachetelor Google Workspace pentru extra protecție.
Setări avansate și opțiuni de control al accesului
În cadrul suitei Google Workspace, administratorii pot avea control complet de oriunde s-ar afla datorită unei console de setări intuitivă și funcțională. Panoul de administrare permite gestionarea de la distanță a securității datelor companiei.
În plus, programul beneficiază și de protecție avansată, gândită special pentru a combate atacurile online. Autentificare cu chei de securitate, restricții pentru terți, scanări Deep Gmail sau recuperări de cont, acestea sunt doar câteva dintre promisiunile manageriale pentru securitatea datelor.
Instrumente adiționale și extensii pentru căsuța de e-mail
Gmail este unul dintre cele mai flexibile servicii de email, ușor de folosit independent sau cu ajutorul unor clienți de e-mail cu care echipa deja lucrează. Conturile de mail Google pot fi ușor configurate pe clienți cunoscuți precum Outlook sau Thunderbird.
Puteți duce personalizarea și mai departe cu o galerie impresionantă de extensii care să ajute echipa să colaboreze mai strâns. Cu acces la Google Workspace Marketplace, angajații vor găsi aplicații esențiale și recomandări populare care să le crească productivitatea și flexibilitatea în același timp.
Mai mult spațiu de stocare pentru Gmail în pachetele Google Workspace
Google Workspace nu este doar un serviciu de email, ci o suită completă de aplicații, printre care și spațiu de stocare pe disc. Fiecare utilizator gratuit de Gmail are la dispoziție 15 GB stocare de date. Pentru companii însă, mai mult spațiu înseamnă acces ușor la toate documentele, proiectele, copiile de rezervă și alte fișiere de pe orice dispozitiv conectat la Internet.
Aplicațiile de redactare sunt esențiale pentru o echipă mereu conectată, iar Google are aplicații de text Google Docs, foi de calcul și prezentări, cont direct de Drive pentru stocarea documentelor, acces la Chat și Meet pentru ședințe și multe altele. Dacă doriți să explorați mai mult universul office Google și să îl și testați complet gratuit pentru 30 de zile, nu ezitați să contactați partenerul oficial Google FOTC.
Sursa foto: fotc.com
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
