Odată cu instituirea restricțiilor la începutul stării de urgență, angajatorii care au continuat să își desfășoare activitatea s-au confruntat cu numeroase obstacole, în capul listei aflându-se necesitatea de a adapta modul de lucru la noile restricții, menținând în același timp niveluri rezonabile de productivitate. Cu ce învățături am rămas după trei luni de când pandemia de COVID-19 a lovit România?
Plecând de la experiențele și provocările cu care s-au confruntat clienții noștri, am realizat un top al lecțiilor pe care le-am trăit în această perioadă, învățăturile cu care am rămas după ce am gestionat aceste momente de criză, și regulile pe care ne-am propus să continuăm să le aplicăm și după pandemie.
Articol realizat în colaborare cu Cristina Tudoran, senior associate, Filip & Company, și Alexandru Moraru, associate, Filip & Company.
Multe funcțiuni pot fi realizate de angajați cel puțin la fel de bine și de acasă
Conform Eurostat, România ocupa în anul 2019 penultima poziție în clasamentul statelor membre ale Uniunii Europene privind procentul salariaților care lucrează de acasă (0,8% din totalul salariaților), devansând la acest capitol doar Bulgaria (0,5% din totalul salariaților). Iar aceste statistici vin în contextul în care, potrivit unui studiu recent, Bucureștiul este cel mai potrivit oraș din lume pentru munca de acasă. Aceste rezultate statistice au fost rezultatul reticenței angajatorilor și salariaților din România de a recurge la munca de acasă, precum și a tardivității apariției în România a unui cadru legislativ general privind munca de acasă – Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă a intrat în vigoare abia în anul 2018, iar prevederile Codului muncii privind munca de la domiciliu au fost considerante insuficiente pentru a oferi o reglementare cadru acoperitoare.
Citeste si:
Fără îndoială, în ultimele trei luni, cei mai câștigați angajatori în relația cu salariații lor au fost aceia care au avut deja reglementată la nivelul companiei situația muncii de de la distanță (i.e. telemuncă). Nu foarte mulți angajatori aveau însă, la începutul pandemiei, o viziune clară asupra telemuncii, iar și mai puțini dintre aceștia aveau deja implementată o politică privind regulile telemuncii la nivelul companiei. Măsura autorităților de a dispune în mod unilateral telemunca acolo unde era posibil, fără a fi necesar acordul salariaților în acest sens, a fost foarte binevenită. În prezent, odată cu tranziția către starea de alertă, s-a revenit la regula acordului părților pentru telemuncă, context în care telemunca poate fi implementată pe baza consensului între angajatori și salariați.
Citeste si:
Ce învățăm de aici? Chiar dacă angajatorii aleg să nu implementeze cu caracter de regulă anumite măsuri prevăzute de legislație, este util ca la nivelul companiei să existe cadrul general (i.e. o politică sau o analiza/ strategie internă) cu privire la întreaga paletă de măsuri la îndemâna companiei, astfel încât implementarea lor să fie posibilă într-un termen cât mai scurt în caz de nevoie.
În prezent, numărul angajatorilor care doresc să implementeze politici interne de telemuncă este în creștere, unii angajatori dorind chiar să permanentizeze telemunca, în timp ce majoritatea urmărește cel puțin o implementare temporară.
Telemunca oferă multe avantaje, însă totodată ridică destul de multe probleme, în special cu privire la adaptarea programelor de munca pentru salariații care au copii sau alte persoane în supraveghere pe durata programului de lucru ori în legătură cu implementarea unor măsuri pentru evitarea pericolului de izolare a telesalariaților față de colegii lor. Pentru aceste motive, angajatorii ar trebui sa analizeze toate aceste aspecte atunci când definesc procedurile interne de telemuncă.
Citeste si:
Totodată, angajatorii ar trebui să aibă în vedere respectarea tuturor condițiilor destul de restrictive impuse de legea telemuncii, pentru încălcarea cărora pot fi sancționați cu amenzi contravenționale cuprinse între 2.000 și 10.000 de lei per angajat
Necesitatea actualizării planurilor și procedurilor privind securitatea și sănătatea în muncă
În contextul revenirii salariaților la locul de muncă, pe măsură ce restricțiile dispuse de autorități au fost ridicate, au apărut noi obligații în materia securității și sănătății în muncă.
Angajatorii au obligația să își revizuiască documentele interne privind securitatea și sănătatea în muncă și să evalueze în ce măsură angajații sunt protejați la locul de muncă, în funcție de specificul activității desfășurate, dar și să ia măsuri pentru limitarea riscurilor de infectare, inclusiv prin reinstruirea salariaților in domeniul SSM odată cu întoarcerea la locul de muncă, dar și pentru salariații care vor continua sa lucreze în regim de telemuncă.
Citeste si:
Nerespectarea prevederilor în materia securității și sănătății în muncă poate conduce la aplicarea unor sancțiuni contravenționale potrivit Legii nr. 319/2006, cuprinse între 2.000 și 10.000 de lei, la eventuala răspundere civilă a angajatorilor față de salariați sau alte persoane în cazul în care aceștia suferă prejudicii din cauza neimplementării măsurilor corespunzătoare de către angajatori, și/sau chiar la atragerea răspunderii penale în anumite condiții.
În cazuri extreme, dacă apar focare de infecție la sediile angajatorilor, activitatea ar putea fi inclusiv suspendată temporar de către autorități, pentru efectuarea anchetelor epidemiologice și dezinfectarea spațiilor de lucru.
Confidențialitate - politici și proceduri interne necesare
Transferul activității de la locurile de muncă organizate de angajatori către munca efectuată de la distanță a ridicat diverse probleme în ceea ce privește comunicarea și transmiterea know-how-ului în interiorul organizației. Multe companii nu erau pregătite să pună la dispoziția personalului echipamente de lucru de la distanță, precum laptopuri, programe software protejate de licențe, firewalls, platforme online care să asigure confidențialitatea conținutului ș.a.m.d.
Citeste si:
Pe lângă riscurile cunoscute legate de dezvăluirea informațiilor sensibile sau preluarea lor fără acordul companiei, astfel de lipsuri pot genera probleme chiar și fără reaua-voință a celor care implicați.
Pentru a răspunde rapid acestor provocări, angajatorii au implementat programe specializate de formare profesională, dedicate angajaților din management și nivelurile imediat următoare, atât despre importanța păstrării secretelor de serviciu, know-how-ului și expertizei profesionale, cât și despre modul în care aceste informații trebuie protejate la nivel intern. Mulți angajatori au solicitat construirea unor politici și proceduri interne, necesare pentru a reglementa modul de utilizare a informațiilor sensibile și regulile de confidențialitate de care trebuie să țină cont fiecare angajat, de la top management, până la funcțiile suport atunci când lucrează de la distanță. Astfel de politici și proceduri trebuie însă aliniate la strategia firmei de respectare a modului de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, întrucât confidențialitatea trebuie să acopere și aceste canale de circulație a informației.
Citeste si:
Stabilirea unor canale oficiale de comunicare cu salariații
Deși astfel de comunicări nu au reprezentat o problemă în cadrul acelor companii în care forța de muncă lucrează eminamente de la birou, angajatorii care desfășoară activități de producție, de exemplu, s-au confruntat cu diverse obstacole în ce privește comunicarea cu salariații pe parcursul ultimelor 3 luni. Nu toate companiile folosesc în comunicarea de zi cu zi mijloace oficiale precum o adresă de e-mail profesională sau un telefon de serviciu. De aceea, uneori comunicarea informațiilor și documentelor către salariații care se aflau acasă (e.g. șomaj tehnic, efectuarea concediilor de odihnă restante) s-a dovedit anevoioasă în lipsa unor astfel de instrumente de comunicare.
Transmiterea unor documente, care ar fi putut avea loc foarte rapid prin e-mail, a avut loc în practică adesea pe cale fizică prin intermediul curierilor, ceea ce a condus la prelungirea în timp a acestor procese până la semnarea documentelor de către părțile contractului de muncă, și, deci, posibilitatea implementării lor efective (având în vedere obligația înscrierii suspendării contractului de muncă în REVISAL).
Pentru viitor, învățăm că este utilă stabilirea unor modalități de comunicare cu salariații alternative transmiterii fizice a documentelor, de exemplu prin stabilirea unei adrese de e-mail și/ sau număr de telefon (profesional sau chiar personal) prin intermediul cărora părțile la raportul de muncă să poată comunica mai rapid în cazul unor evenimente neprevăzute, inclusiv pentru transmiterea documentelor de modificare a raportului de muncă. Această soluție se impune cu necesitate mai ales în noul context, în care autoritățile deja au făcut pași importanți pentru reglementarea transmiterii unor documente pe cale electronică în următoarea perioadă (de exemplu, transmiterea certificatelor de concediu medical ori a cererilor pentru anumite măsuri de sprijin oferite de autorități).
Utilizarea înscrisurilor electronice
În ultimele luni, legislația muncii a cunoscut modificări și elemente de noutate pentru a permite depunerea anumitor documente/ cereri în format electronic la autoritățile competente (e.g. casele de asigurări de sănătate, agențiile teritoriale pentru ocuparea forței de muncă), ceea ce a simplificat procesul de comunicare între angajatori și autoritățile statele, în special în contextul restricțiilor de circulație și a măsurilor de distanțare. Totodată, cererile companiilor pentru a beneficia de noile măsuri active acordate de stat (i.e. suportarea unor părți din salariile unor categorii de angajați) pot fi depuse la autoritățile publice și în format electronic.
În acest context, angajatorii ar trebui să știe că, pentru semnarea valabilă a documentelor în format electronic, legislația națională și cea de la nivel european stabilesc obligativitatea utilizării unei semnături electronice extinse bazate pe un certificat calificat, denumită semnătură electronică calificată. Aceste semnături electronice calificate pot fi furnizate de furnizorii de servicii de certificate calificată din România, care sunt listați în registrul public ținut de Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor.
Pe cale de consecință, învățăm că este utilă achiziționarea unor astfel de semnături electronice de către companii pentru personalul cu drept de reprezentare a societății în raporturile cu terții, inclusiv în raporturile cu angajații, pentru comunicarea documentelor relevante către autorități, respectiv către salariați atunci când munca se desfășoară de la distanță.
Totodată, trebuie avută în vedere posibilitatea ca inclusiv persoanele cu drept de semnătură în numele societății să se afle în situația de a lucra în următoarea perioadă de acasă, ocazie cu care pot exista dificultăți în ceea ce privește semnarea unor documente, în lipsa unei semnături electronice.
Modul în care angajatorii au reușit să răspundă provocărilor cu care piața s-a confruntat în ultimele luni ne-a arătat că pe piața din România există un mare potențial de creștere și în materia dezvoltării relațiilor de muncă. Așteptăm cu interes continuarea inițiativelor legislative din zona flexibilizării (de ex. Kurzarbeit, concept preluat din spațiul germanic) și a digitalizării și sperăm ca în perioada imediat următoare să continuăm să implementăm toate aceste lecții pe care pandemia ne-a forțat să le învățăm și să aplicăm pe repede înainte, de data aceasta luându-ne însă răgazul necesar.
Sursa foto: Shutterstock
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
