Cati bani am de incasat de la clienti? In limbaj contabil – care sunt creantele mele si care este durata medie de incasare?

Cati bani datorez furnizorilor si altor creditori? In limbaj contabil – ce sume am de plata si care este durata medie in zile la care datoriile devin scadente?


Cati bani am in banca acum? Dar peste o luna sau peste trei luni?
Pentru a evita problemele de cashflow, este important sa incasezi la scadenta facturile de la clienti si sa negociezi termenele de plata diferentiat – de preferat o durata de incasare a creantelor mai mica si o durata de plata a datoriilor mai mare. Managementul cashflow-ului este vital pentru orice antreprenor. Un sistem de previziune a incasarilor si platilor viitoare, pe un orizont de timp de cel putin 3 luni, te poate ajuta sa identifici din timp potentialele decalaje si sa intervii inainte de a intra in blocaj (poate sa negociezi incasarea unor facturi mai repede, sa amani anumite facturi la plata sau poate sa discuti cu banca pentru un overdraft).


Sunt pe profit?
Este important ca veniturile facturate clientilor sa fie mai mari decat costurile asociate obtinerii acelor venituri. Ratiunea de existenta a oricarui business este profitul. Am observat in discutiile cu prieteni care au pornit pe drumul antrenoriatului confuzia dintre Cash si Profit. Primesc intrebari de genul: „Daca am bani in banca, de ce contabilul imi spune ca am pierdere?” Sau: „De ce profitul e mai mare decat banii pe care ii am in banca”? Cateva explicatii simple ar fi:

• Exista un decalaj intre data facturarii clientului pentru serviciile prestate sau produsele vandute (adica momentul in care de cele mai multe ori se recunoaste venitul) si data la care acea factura este incasata (adica cash in banca). Astfel vei avea profit, dar nu si cash.

Citeste si:

• Anumite achizitii platite de companie sunt active (calculatoare, mobilier, masini etc.) si nu cheltuieli. Activele sunt detinute de companie si contribuie la desfasurarea activitatii si generarea de valoare (de exemplu: calculatoare, mobilier, masini etc.). Achizitia lor nu are un impact imediat in profitul companiei, ci proportional, pe durata lor de viata. De exemplu, un server cu o valoare de 9 000 RON si o durata de viata utila de 3 ani va diminua profitul companiei cu 3 000 RON pe an, timp de 3 ani.

• Anumite sume incasate de la clienti sunt avansuri pentru proiecte viitoare, nereprezentand venituri pentru companie. Astfel, la momentul incasarii vei avea cash, dar nu si venit asociat.

De unde-mi vine profitul si unde pierd? Datele din contabilitatea financiara sunt codificate dupa reguli si metode contabile care sunt dificil de inteles de cineva fara un minimum de pregatire contabila. Daca ai avut curiozitatea sa te uiti pe o balanta contabila, care reprezinta documentul de sinteza a contabilitatii financiare, probabil ca ai avut nevoie de traducere ca sa afli daca compania este pe profit sau nu, care este cifra de afaceri si cati bani are in banca, ca sa nu mai vorbesc de marja de profit pe produs. Prin urmare, e neaparat sa soliciti contabilului rapoarte care contin transpunerea informatiilor din contabilitatea financiara pe o structura care sa te ajute in procesul de analiza, previziune si decizie. Poate fi utila informatia despre profitabilitatea pe produs/proiect sau despre structura costurilor (salarii, cheltuieli cu biroul, marketing etc.), sau poate analiza pe linii de business.

Informatiile de mai sus sunt usor accesibile daca ai alaturi de tine un contabil care iti poate furniza informatia in timp real. Pentru o colaborare eficienta, un bun profesionist contabil are o atitudine proactiva si se implica activ in activitatea companiei, in timp ce antreprenorul este familiar cu termenii financiar-contabili de baza (profit, datorii, active, creante, marja, etc.) si isi alege profesionistul contabil care poate vedea dincolo de cifre pentru a-l asista in deciziile de business.